# Playlist de Mestria em SmartSuite: Uma Visão Geral da ProcessDriven Este playlist fornece uma análise detalhada do SmartSuite, com um enfase nas suas três características principais que o diferenciam dos concorrentes, ofertando informações valiosas para empresas à procura de ferramentas de gerenciamento de trabalho. ## Transcrição: Playlist de Mestria em SmartSuite da ProcessDriven ### Visão Geral - Tipo: Playlist - Data: 09-01-2025 06: 05: 14 ### Vídeo 1: [Link do Vídeo de SmartSuite](https://www.youtube.com/watch?v=WytAWvNgyQ8) (Inglês) Se procura uma plataforma de gerenciamento de trabalho completo, pode ser confuso com as várias ferramentas disponíveis, todas anunciando uma lista parecida de recursos semelhantes. No entanto, é importante investigar mais abertamente para encontrar as diferenças. Este playlist compartilha um shortcut para avaliar qual plataforma está a adequada para uma dada empresa, enfocando as três características principais do SmartSuite. ### Vídeo 2: Decisões😍 based on Priorities Quando escolher uma solução de software, é importante considerar suas prioridades como uma ferramenta de tomada de decisões. Neste vídeo, discutimos as três características principais do SmartSuite, áreas em que o SmartSuite brilha, e por que estas características podem torná-lo um bom fit para a sua organização. ### Vídeo 3: SmartSuite's Focus on Permissions e Control A característica em destaque inicial para o SmartSuite é o seu uso e o seu enfoco em permissões e controlo. Embora não seja uma característica sedutora, equipas que exigem uma supervisão forte e um poder de administração podem encontrar o SmartSuite valioso. A interface da plataforma é desenhada com oportunidades para bloquear as permissões, garantindo que o conteúdo não seja accidentalmente editado, e ainda oferecendo opções de permissão avançadas para vários níveis de edição. ### Vídeo 4: SmartSuite's Customization of Interface e Organização O SmartSuite cai na linha entre uma banco de dados tradicional e gerenciador de tarefas, permitindo aos usuários personalizar cada campo e ponto de dados como Notion, Coda, ou Airtable, enquanto ainda oferece a estrutura de caixas como Monday ou ClickUp. Isto torna o SmartSuite uma ferramenta adaptável para vários cenários. ### Vídeo 5: SmartSuite's Ability to Adapt within Records Dentro de cada registo, o SmartSuite oferece uma personalização adicional, permitindo aos usuários criar seções empoleiradas e mudar o layout do registo para responder às suas necessidades. Isto nível de personalização é semelhante a o que se encontra em apps como monday. com, mas a organização é um pouco diferente, com os usuários capazes de adicionar e organizar novos campos em secções definidas por aplicações específicas. **Note**: Este texto é uma versão Markdown formatada do texto original, seguindo as regras de formatação especificadas, e fazendo correções necessárias na ortografia, punção e clareza. # SmartSuite: An In-depth Análise de Suas Principais Características ## Intro Neste revisão detalhado, entraremos nos detalhes das características distintivas de SmartSuite que a tornam uma solução destacada no espaço de gerenciamento de trabalho. ## Customização e Interface A SmartSuite oferece um nível impressionante de customização para todos os seus campos, incluindo como eles são apresentados em termos de layout e estilo. Essa customização é um jogo-changer em termos de facilidade de uso para usuários médios ou iniciantes, levando a um leque menos desafiador e navegação mais fácil. ``` Aqui, iremos discutir a customização de nomes de registros, a claridade de etiquetas e a simplicidade da interface que atraem tanto usuários tecnológicos como menos tecnológicos. ``` ### Vantagens para os usuários - Etiquetas claras fazem o tool mais rápido de usar - Um curto leque de aprendizado facilita a navegação para os usuários - Simplicidade atrae usuários que preferem clareira e menos claro ## Integrations e Automations Uma das características mais destacadas da SmartSuite é o seu foco em parcerias e integração. A ferramenta prioriza conexões com outras ferramentas populares como Slack, Gmail e HubSpot, em vez de tentar os substituí-las. ``` Com essa ênfase em parcerias, a SmartSuite visa ser a peça de ligação na sua pilha técnica existente. A área de automação em SmartSuite mostra essa abordagem de forma eficaz, demonstrando uma variedade de integrações disponíveis. ``` ### Vantagens para os usuários - A capacidade de integração melhorada permite que a sua pilha técnica se torne mais balançada - Integrations ricas oferecem mais funcionalidade além das opções básicas - A capacidade de automatizar processos salva tempo e aumenta a eficiência ## Automation Suite Outra característica destaque da SmartSuite é o seu suite de automação, que mostra progresso e promessa na indústria de gerenciamento de trabalho. As capacidades de automação da SmartSuite podem ser um recurso valioso para equipes que estão começando a se iniciar nas automatizações e em tornar as suas rotinas mais automatizadas. ``` A SmartSuite oferece automação que pode ser mais sofisticada do que algumas ferramentas concorrentes que já estavam no mercado por muitos anos. Essa força na automação pode ajudar a SmartSuite a tomar uma posição liderando no espaço de gerenciamento de trabalho. ``` ### Vantagens para os usuários - Processos automatizados aumentam a eficiência e salva tempo - Automatização democratizada permite que toda a equipe configure e monitorize os processos - Integrations ricas fornecem uma suite de automação mais abrangente e poderosa ## Conclusão A SmartSuite oferece uma mistura única de características de customização, integração e automação que a tornam uma adição atraente para a sua pilha técnica. Com sua interface de usuário amigável e foco nos laços com ferramentas populares, a SmartSuite visa conectar-se ao invés de substituir as ferramentas que já usas. Essa abordagem pode ser especialmente atraente para equipes com múltiplos departamentos que querem simplificar as suas rotinas de trabalho enquanto mantém as suas ferramentas preferidas. [Saiba mais sobre SmartSuite e teste por conta própria com nosso link de afiliado abaixo](SmartSuite Aff Criando um Sistema Gerenciador Pessoal: A Método da SmartSuite Nossos dias comuns encontra-nos a lidar com uma variedade de tarefas e recursos, como datas de nascimento, listas de tarefas e mais. Aqui tem um panorama geral de como podemos criar um sistema de organização eficiente para gestionar esta informação, utilizando a SmartSuite como ferramenta digital para simular o ajuste físico de papéis e sacas Ziplock. ## O Desafio: Gestão de Vida Pessoal Para criar um sistema eficiente de gestão pessoal, temos de identificar e organizar tarefas, rastrear datas importantes e manter registos pertinentes. Começando por listar tarefas em um pedaço de papel, este método possui limitações quando se considera a complexidade extrema de nossas vidas. Aproveitemos ver um caminho mais eficiente para gestionar a vida pessoal utilizando a SmartSuite. ### Reprodução Metafórica: Bolsas Ziplock Digitais Na nossa nova universo digital, a SmartSuite representa a bolsa Ziplock que inicialmente utilizámos para manter nosso papéis juntos. Cada bolsa Ziplock na SmartSuite, é referida como uma "Solução", um ambiente ou tema que tentamos resolver. ### Aplicativos: Peças de Papel Digitais Da mesma forma que as peças de papel que tinhamos na bolsa Ziplock, na SmartSuite, temos "Aplicativos" que representam estas peças de papel. Os Aplicativos são projetados para um ámbito específico do problema que estamos a tentar resolver. À medida que coordenamos Aplicativos e Aplicativos, criamos uma Solução. ### Vistas: Papéis dobrados personalizados Na SmartSuite, as vistas nos permitem personalizar a informação do nosso Aplicativo da mesma forma que arrumaríamos um papel físico. podemos criar diferentes vistas com base em nossas preferências, como a "visão de Chris" e a "visão de Ciara. " ### Opções de Personalização: Em Controles com limitações de Papel Físico Um dos principais vantagens de utilizar a SmartSuite é a flexibilidade que oferece, em comparação ao papel físico. Com ajuda das vistas, podemos personalizar a aparência, cores e representação visual da informação do nosso Aplicativo. Além disso, podemos adicionar mais Campos ao nosso Aplicativo, como o nível de prioridade, esforço necessário, moeda, número de telêfone, correio-eletwonico e mais. ### Comentários: Comunicação naRealidade Digital Outra diferença marcante entre o papel físico e a SmartSuite é a capacidade de se comunicar e compartilhar tarefas com outros utilizando comentários. Isto permite interacções de comunicação instantâneas no estilo do Messenger dentro da SmartSuite, facilitando a colaboração e tornando-a mais eficiente. À medida que utilizamos a SmartSuite, transformamos nosso método habitual de gestão pessoal em um sistema digital e personalizável, liberando-nos das restrições do papel físico enquanto nos mantém familiarizado com a estrutura que estamos acostumados. # Turma de Início Rápido para SmartSuite: Navegando pela Interface Este guia ajudará a navegar na interface do SmartSuite e resume características únicas que podem ajudar você a gerenciar suas tarefas e informações de maneira eficiente. ## Sumário 1. [Logotipo do SmartSuite e A Página Inicial Principal](#logotipo-do-smartsuite-e-a-página-inicial-principal) 2. [Barra de Pesquisa](#barra-de-pesquisa) 3. [Tarefas Abertas](#tarefas-abertas) 4. [Centro de Notificações](#centro-de-notificações) 5. [Marcados (Marcadores)](#marcados-marcadores) ## Logotipo do SmartSuite e A Página Inicial Principal <a name="logotipo-do-smartsuite-e-a-página-inicial-principal"></a> Clique no logotipo do SmartSuite ou no logotipo personalizado em cima a esquerda para retornar à página inicial principal onde pode encontrar todas as Suas Soluções. Se quer perder o rumo, isto lhe ajudará a encontrar seu caminho de volta à página inicial principal. ## Barra de Pesquisa <a name="barra-de-pesquisa"></a> A barra de pesquisa está localizada à esquerda do logotipo do SmartSuite. Oferece uma maneira fácil de pesquisar arquivos, comentários ou quaisquer outras informações dentro do SmartSuite, garantindo que nada se perca. Em contraste com as notas em papel acumuladas no seu escritório, a informação digital no SmartSuite é procurável e recuperável, mesmo se você não lembrar da localização exata. ## Tarefas Abertas <a name="tarefas-abertas"></a> Clicando no icone de caixa checada exibirá todas as suas tarefas abertas. As tarefas no SmartSuite são uma forma de ajudar a gerenciar tarefas atribuídas fornecendo um local único para ver as suas tarefas em um visor unificado. Aqui, pode alterar o estado da sua tarefas e organizá-las de acordo com Data de Prazo, Prioridade, Solução ou qualquer outros detalhes importantes. ## Centro de Notificações <a name="centro-de-notificações"></a> O Centro de Notificações, localizado a direita do icone de caixa checada, mostra notificações relacionadas com interações com outros usuários, como menções, comentários ou actualizações. ## Marcados (Marcadores) <a name="marcados-marcadores"></a> A seção Marcados (ou Marcadores), localizada a esquerda do icone de caixa checada, permite a você acessar rapidamente itens importantes que deseja referenciar de forma frequente. Isso funciona de forma semelhante à lista de favoritos no seu navegador, onde pode acessar facilmente os seus favoritos sem precisar procurá-los. ~Escrito como um comentário, por favor, contacte-nos se você gostaria de explorar mais recursos do SmartSuite em conteúdo futuro: parte dois. Sua opinião e engajamento são essencesciais para ajudar-nes a decidir quais tópicos deveriam ser abordados à próxima~. === [Vídeo 3: https://www.youtube.com/watch?v=CHnPU_cZGbM (Linguagem: en)](#) Se foracriar tempo de contenção para marketing, sua empresa ou como extra-oficial, organizar compromissos e pensamentos pode ser complexo. Isto irá lhe mostrar como um software novo chamado SmartSuite pode facilitar o gerenciamento de todos os seus compromissos de conteúdo criativo através a uma aplicação de gestão de conteúdo. ## Gerenciar Conteúdo Dentro do SmartSuite: Uma Exposição Nesta exposição, iremos passar pelo novo software SmartSuite para lhe ajudar a gerenciar seus compromissos de criação e distribuição de conteúdo. Antes de entrar nos recursos, vamos entender por que o SmartSuite pode ser a melhor opção para criadores de conteúdo. ### Por que escolher o SmartSuite? Os ferramentas de gestão de tarefas tradicionais ou bases de dados não podem tratar com fluxos de trabalho complexos envolvidos na reutilização de conteúdo. O SmartSuite resolve este problema ao oferecer uma combinação das características de gestão de tarefas e bases de dados para gerenciar os seva compromissos de criação de conteúdo num formato visual, de fácil entendimento e flexível. ### Dentro da Aplicação SmartSuite O SmartSuite permite a criação de aplicações (similares às seções ou bases de dados) para diferentes propósitos. Por exemplo, pode criar uma aplicação de "Ideias de Tópicos" para armazenar e organizar suas ideias de conteúdo em um formato base de dados-like. Poderá adicionar record (linhas) para cada ideia, preenchendo detalhes adicionais usando campos visíveis ou ocultos. No clique em um registo específico, esse está aberto, permitindo-lhe reforçar detalhes adicionais. O SmartSuite lhe permite ver sua informação de diferentes maneiras, como visual de tarifas ou modo tabela, ajudando-lhe a melhor visualizar e gerenciar as suas ideias de conteúdo. Para detalhes adicionais sobre os vantagens de uma base de dados de ideias de tópicos, consulte este [vídeo](#). Em resumo, o SmartSuite oferece uma solução flexível que combina as grandes vantagens das ferramentas de gestão de tarefas tradicionais e bases de dados para ajudar criadores de conteúdo a gerenciar eficaztemente os seus fluxos de trabalho e ficarem organizados. Se desejar avaliar o SmartSuite por conta própria, consulte o link afilliate no vídeo de descrição. Gratidão, SmartSuite, por patrocinar este vídeo. # SmartSuite: Combining Bases de Dados, Atribuições e Gestão de Tarefas Este documento discute como o SmartSuite pode ser utilizado para gerenciar vários elementos da criação de conteúdo, demonstrando sua capacidade única de combinar as funcionalidades de gerenciamento de bases de dados, atribuições e tarefas. ## Ideias de Assuntos Database Esta seção apresenta a nossa **Base de Dados de Ideias de Assuntos**, um acumulado diversas ideias para conteúdo futuro: > Temos substituído a necessidade de mapa aqui. Assim, esta é a nossa base de dados de ideias de assuntos. Não são tarefas, estas são apenas recipientes de informação que colocamos. ## Base de Dados de Playlists Outra base de dados no SmartSuite é dedicada aos nossos playlists do canal YouTube de nossa empresa: > Estas são as playlists que sobre o nosso canal de YouTube e também podemos criar bases de dados semelhantes para coisas como nossos colaboradores, nossos convidados para o podcast, nossas categorias. ## Aplicativo de Criação de Conteúdo O Aplicativo de Criação de Conteúdo dentro do SmartSuite é o foco deste documento: > Mas isto é apenas um dos exemplos de uma base de dados. **Juntos, tanto a Base de Ideias como a Base de Dados de Playlists demonstram a capacidade de SmartSuite de criar uma base de dados de informações não necessariamente uma tarefa, mas sim apenas um acumulado de informações**. E podemos continuar a adicionar quase qualquer tipo de dados nessas áreas. ### Gerenciamento de Conteúdo com Registos Dentro deste Aplicativo de Criação de Conteúdo, é criado um Registo para cada peça de conteúdo que um usuário quer criar: > Dentro deste aplicativo de criação de conteúdos, criei registos para cada peça de conteúdo que quero criar. #### Gestor de Projeto, Contagem de Horas, Linha do Tempo, e Mais Juntamente com cada registo de conteúdo, o SmartSuite fornece informações adicional ou funcionalidades de tarefas, como Gestor de Projeto, Contagem de Horas, Linha do Tempo e Datas de Criação: > Ao lado de estes títulos de conteúdo eu tenho coisas como Gestor de Projeto, contagem de horas, linha do tempo, datas de criação e todas estas pequenas botões cortadas em forma de pastilha como processos. #### Campos de Atribuição Definindo um campo de **Gestor de Projeto como um campo de Atribuição**, as tarefas podem ser atribuídas a membros do time: > Este campo de Gestor de Projeto que tenho definido dentro de SmartSuite para ser tratado como um campo de Atribuição. Basicalmente transforma essa informação aleatória em uma atribuição. ### Columnas de Lista de Tarefas A característica única do SmartSuite, as Columnas de Listas de Tarefas, permite a criação de tarefas a nível de registo, com campos de Atribuído e Prazo para a entrega: > Estas colunas são as columnas de listas de tarefas disponíveis no SmartSuite e isto é coisa que é realmente muito diferente em outros projetos como estes. O que permite-nos fazer é ir até aqui, criar uma lista de tarefas, escolher uma cor e todas estas coisas mais divertidas. ### Seções e Itens Secundários Para gerenciamento de conteúdo mais avançado, o SmartSuite permite a criação de Seções e Itens Secundários, semelhantes a subtarefas em outras ferramentas: > Antes de tentar entrar no território de itens secundários e criar todas as perigos que enfatizamos dentro de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Eu queria que examinássemos primeiro uma característica do SmartSuite, que são as Seções. ## Outros Recursos do SmartSuite O SmartSuite oferece inúmeros outros recursos, como Soluções Guia, Automatizações, Funções de Correio e Painéis: > O SmartSuite tem inúmeras outras funcionalidades de que talvez já deveríamos estar a maximizando para o melhor possível nossa criação de conteúdo. ### Recursos de Relações e Recursos de Rola O SmartSuite também oferece os recursos de Relação e Rola, semelhantes aos encontrados em Notion, ClickUp e Coda: > Temos a capacidade de criar itens secundários se necessário. Estes são basicamente como subtarefas em outras ferramentas que nos permitem ir mais fundo. Mas antes de siar para o território de itens secundários. . . Eu preciso attentar à nossa capacidade de Relacionamento e Rola que você provavelmente já conhece e aprecia de Notion, ClickUp, Coda, etc. Portando. Em resumo, o SmartSuite oferece uma combinação única das funcionalidades de bases de dados, atribuições e gestão de tarefas, fazendo-o uma opção atraente para criadores de conteúdo. A capacidade de gerir conteúdo, tarefas e atribuições dentro de um único formulario é uma vantagem significativa para streamlining fluxos de trabalho de criação de conteúdo. Para mais informação sobre como configurar o SmartSuite, por favor escolha as ligações fornecidas. # Vídeo 4: Centralizando a Documentação em uma Área Revestida de Segurança Um dos grandes desafios de um negócio é manter uma quantidade significativa de informações organizadas e fáceis de acessar. Atualmente, a grande maioria delas reside dentro dos cerebros de suas pessoas. Entretanto, memórias e pensamentos simplesmente podem ficar esquecidos e, ao nosso ver, isso não é o local mais seguro para armazenar informações importantes para um negócio. Portanto, todo líder, gerente de negócios e funcionário comprometido deve estar moveendo seu negócio para criar uma área centralizada de documentação. Neste vídeo, vamos usar o software SmartSuite para construir uma sede para nossa empresa, um centro de conhecimento para todos os recursos importantes que normalmente estariam armazenados no nosso cérebro. Antes de entrarmos nisso, alguns lembretes importantes: - Isso será um tutorial passo a passo - Para melhorar a memorização, recomendamos que você siga o tutorial clicando no link de análise acompanhada de um acompanhante. Veja abaixo como procurar um SmartSuite para começar: ### Criando um novo Solutions Para começar, abra essa página no seu navegador e crie uma nova área. ! [_Screenshot da página inicial do SmartSuite](https://www.youtube.com/watch?v=_7sM6d5SM6k) Em seguida, crie um novo Solution chamado `Documentação`. Você também pode personalizar a cor e o ícone de acordo com suas preferências. ### Criando uma nova pasta Antes de criar seu primeiro App, concluamos o guia. Mais adiante, poderemos adicionar um pouco mais de dossier à seção. Agora, vamos criar a primeira pasta e chamá-la `SOP`. ### Criando os SOPs Agora, vamos começar a criar alguns SOPs básicos para começar. Você pode adicionar mais se desejar, mas este tutorial foi criado para tentar manter-se simples e minimalista. Por enquanto, vamos criar apenas dois SOPs básicos: `Como fazer pão-de-mato` e `Como rejeitar pão-de-mato`. Este exemplo é apenas um exemplo, e seus SOPs serão diferentes. ! [_Screenshot recente do SmartSuite com a lista de SOPs] Agora que já temos alguns SOPs básicos, podemos começar a personalizá-los e adicionar informações importantes. ### Adicionando informações ao SOP Para começar, podemos começar a adicionar resumos não obrigatórios para cada SOP. Por padrão, veja um campo *Description* que poderá ser alterado em *Resumo*. ! [_Screenshot do SmartSuite com a seção "Resumo" selecionada no SOP "Como fazer pão de mato"] Para adicionar o procedimento para realizar o SOP, adicionaremos uma nova seção *Steps*. Nesta seção, você pode adicionar as etapas necessárias para realizar o SOP. Portugueses gostam de adicionar uma simples pictograma para indicar uma série de etapas, referenciando cada um deles por número. ! [_Screenshot do SmartSuite com a seção "Processos" com a lista de etapas selecionada no SOP "Como fazer pão de mato"] Por enquanto, isso é o suficiente para garantir que nossas SOPs estão prontospara uso! Ao mesmo tempo, também podemos aperfeiçoá-los adicionando informações ao campo *Notes* e podemos incluir imagens em alguns SOPs apenas enviamos links para ilustrar os passos básicos. # Documentação de SOP: Adição de Departamentos à Estrutura de SOP Criamos um layout básico de Procedimentos Padrão de Operação (SOP). Nele, temos um lugar para um procedimento, status e vários outros detalhes importantes. No entanto, quero adicionar um espaço adicional, que é para o departamento a que o SOP pertence. Embora isso não seja necessário, acho que é muito útil para organizar e categorizar os SOPs. Neste caso, utilizo a opção multiselecção, como alguns SOPs podem estar associados a vários departamentos. Chamei esta seção `Departamentos` (ou você poderá usar `Categorias` se preferir), e uma vez que adiciono as opções, posso mudar a cor, layout ou valor padrão (por exemplo, padrão para conteúdo "Ops"). Por fim, escolhi o estilo de caixa de seleção para este campo, e desabilitei a capacidade dos usuários de criar novas opções, pois não estou criando novas departamentos de negócio frequentemente. Ao ser adicionado, o campo aparecerá como caixas de seleção dentro da Tarefa, como solicitei. Para exibir os departamentos dentro da Tarefa, volte para `Campos a Exibir` e adicionar `Departamentos` à lista de Campos Visíveis Selecionados. Um ícone icónico colorido indicará os departamentos selecionados na outra visualização. Alternativamente, você pode simplesmente clicar na célula para adicionar a informação sem abrir o SOP próprio. Nomeiei esta área inteira `SOPs por Departamento`, sugerindo que podemos ter alguma categoriação. Agora, planifico agrupá-los por departamento que escolhi anteriormente. Isso nos dá um SOP organizado diretório para rastrear informações sobre como nossa empresa opera. Lembre-se que, quando você seleciona várias opções em um campo multiselect no SmartSuite, os itens aparecerão em duas categorias. Esta funcionalidade é útil, mas lembre-se se quiser contar cada SOP individualmente. Além disso, você pode recolher cada área e ter uma SOP diretório de detalhes concisa para rastrear seu negócio. Para começar a preencher os SOPs, recomendo adicionar o template de SOP dentro de estas tarefas. Inserta sua estrutura escrita sobre como você gostaria de formatar os seus SOPs. Se você não tiver um, considere utilizar nosso template gratuito disponível no vídeo ligado. Lembrando, os SOPs não são as únicas formas de documentação disponíveis. Pode criar várias aplicações dentro do SmartSuite, cada uma com diferente formato para vários propósitos como pesquisas de mercado, wikis e mais. Para obter mais informações, consulte as fontes em descrição ou deixe uma mensagem abaixo. Enquanto estiver aqui, por favor like e subscriba, e não se esqueça de ver o vídeo em português: [Video 5](https://www.youtube.com/watch?v=gfUe3d2_1u4). Divirta-se em construir seu centro de documentação para negócio dentro do SmartSuite! ## Video 5: [https://www.youtube.com/watch?v=gfUe3d2_1u4](https://www.youtube.com/watch?v=gfUe3d2_1u4) (Idioma: en) Parece haver uma crença não oficial em grandes empresas de que ao passar por dificuldades, o que realmente precisamos é uma planilha spreadsheet. Você está culpado disso? Se sim, não estás sozinho. Um processo ou procedimento complexo pode parecer difícil de gerir em simples e-mail, por isso a criação de um layout para organizar coisas em Google Sheets ou em uma planilha de Excel parece ser a solução. No entanto, muito tem mudado na maneira de trabalhar. Hoje, temos software de gestão de trabalho como o SmartSuite (nossa patrocinadora neste vídeo) que oferece abordagens mais sofisticadas para organizar tarefas e informações detalhadas. Neste vídeo, vou com parar de comparar as vantagens e desvantagens de utilizar uma planilha spreadsheet ou de um software de gestão de trabalho como o SmartSuite. Iremos discutir design, preços, flexibilidade e recursos para determinar qual é melhor e porquê ambos são importantes para o seu armário de ferramentas de negócios. Portanto, entra em nosso pequeno olhar! Começaremos com o design. Para propósitos de comparação, toquei no interior de uma típica planilha. Tipicamente, ela apresenta validação de dados dropdown, alguns anotemas e formatação colorida fortemente (se você estiver sortudado). Enquanto o layout parece familiar, deixa muito a desejar em termos de claridade. A informação não é normalmente formatada ou consistente, tornando-a dificil para novos utilizadores encontrarem e compreender a informação. O SmartSuite, por outro lado, oferece uma interface mais clara e interativa. Ele pode exibir a informação em diferentes formatos e agrupar detalhes de modo a sua preferência, sem alterar os dados subjacentes. Isso faz com que se torne mais digerível e atractivo. Em seguida, miremos para o preço. As planilhas geralmente estão inclusas nos pacotes de escritório (como o Microsoft Office), portanto o seu custo é geralmente zerado. Um software de gestão de trabalho como o SmartSuite utiliza cobrança por usuário, o que pode sentir-se pesado à primeira vista quando comparado com os custos de planilhas. No entanto, considere o aumento de funcionalidade e organização que você receberá com um plataforma como o SmartSuite. Em termos de flexibilidade, ambas as opções têm seus pontos fuertes. As planilhas são incríveis para cálculos simples e organização de dados, mas limitadas quando se trata de monitoramento de tarefas e informações detalhadas. O SmartSuite traz mais flexibilidade com rastreamento de tarefas, visualizações e diferentes visualizações. Finalmente, conversemos sobre recursos. O SmartSuite oferece um vasto número de recursos comparados a uma simples planilha. Ele permite organizar e gerenciar tarefas, processar fluxos de trabalho, adicionar membros de equipa, criar relatórios e muito mais. Isto o torna uma opção ideal para processos de negócios complexos. Em conclusão, as planilhas spreadsheet e o SmartSuite têm seus lugares no seu armário de ferramentas de negócios. As planilhas spreadsheet são fantásticas para cálculos simples e organização de dados, enquanto o SmartSuite é ideal para gerenciar processos de negócios complexos. Elege a ferramenta correta para o trabalho correto, e aprenda a explorar ambas para trazer sucesso para o seu negócio. Lembre-se, você pode encontrar o template construído no SmartSuite para gerenciamento de projetos gratuito utilizando o link de afiliado abaixo. Tente e veja se o funciona para seus requisitos! Regressai ao vídeo, continuarei a discutir outros aspectos do SmartSuite e as suas comparações com planilhas spreadsheet tradicionais. Fique atento para mais informações! # Analise Comparativa: Planilha vs Ferramenta de Gerenciamento de Trabalhos: Análise Comparativa Resumo: Este documento oferece uma análise detalhada entre o uso de planilhas tradicionais e de ferramentas de gerenciamento de trabalhos, principalmente focando no SmartSuite, para o gerenciamento de tarefas e dados relacionados à propriedade. Preços: - Planilha: Inicialmente gratuito, mas para o uso extensivo poderá requerer tarifas mensais por usuário a partir de aproximadamente $100. - Ferramenta de Gerenciamento de Trabalhos (por exemplo, SmartSuite): Oferece planos de preços mais atraentes com funcionalidades acrescentadas e gerenciamento centralizado. Flexibilidade: 1. Planilha: - Extremamente flexível na manipulação de dados, cálculos e formatos. - No entanto, a flexibilidade persistente pode levar a erros e falta de controle, especialmente quando coloca-se em uso em processos de trabalho críticos. 2. Ferramenta de Gerenciamento de Trabalhos (por exemplo, SmartSuite): - Fornece um equilíbrio entre flexibilidade e segurança, permitindo customizações mas com controle sobre a edição e permissões. Gestão de Dados: 1. Planilha: - Facilidade no compartilhamento de dados com stakeholders externos. - Capacidade de usar extensões, macros e registos para adicionar funcionalidades personalizadas. - Oferta uma gama vastíssima de opções deformatação de dados para adaptar a requisitos específicos. - Gerenciamento manual de dados e potenciais conflitos de dados com múltiplos recursos adicionais. 2. Ferramenta de Gerenciamento de Trabalhos (por exemplo, SmartSuite): - Gerenciamento de dados centralizado com permissões e restrições. - Capacidade de visualizar o mesmo dado em múltiplas formatos, como a Visão de Mapa, sem afetar os dados subjacentes. - Recursos de gerenciamento de tarefas, permitindo a criação de listas de verificação, tarefas atribuídas e prazo. - Assim, a automatização de fluxos de trabalho para reduzir o trabalho manual, tornando-o mais fácil gerenciar tarefas e prioridades. Vantagens e Desvantagens: 1. Planilha: - Avantagens: Fácil compartilhamento entre vários usuários, amplo espectro de funcionalidades e opções de personalização. - Desvantagens: Falta de segurança e controle, potenciais erros devido à flexibilidade, gestão de tarefas deficiente. 2. Ferramenta de Gerenciamento de Trabalhos (por exemplo, SmartSuite): - Avantagens: Melhores características de segurança, gestão centralizada de dados, gestão de tarefas avançadas e capacidades de automatização. - Desvantagens: Opções de personalização limitadas comparadas com as planilhas, o preço poderá ser maior dependendo do plano escolhido. Conclusão: Ao escolher entre uma planilha e uma ferramenta de gerenciamento de trabalhos, a escolha principalmente depende dos requisitos específicos do usuário, orçamento e complexidade dos dados e tarefas a serem gerenciados. Para conjuntos de dados simples e uso ocasionais, uma planilha pode ser uma opção apropriada. No entanto, para gerenciamento de propriedades, fluxos de trabalho e tarefas associadas a vários usuários, uma ferramenta de gerenciamento de trabalhos como o SmartSuite pode ser a solução mais adequada devido à sua melhor segurança, gestão de tarefas e capacidades de automatização. # Comparação entre Plataforma de Gestão de Trabalho e Planilhas Este texto analisa a diferença entre planilhas e plataformas de gestão de trabalho, utilizando o exemplo da plataforma SmartSuite. ## Planilha vs. Plataforma de Gestão de Trabalho Embora uma planilha seja suficientemente simples para atender às suas necessidades, se você trabalha com vários colaboradores, possui um misto de dados e tarefas, e deseja que seu sistema realmente ajude você a fazer o trabalho do que apenas ser um local onde você coloque informações manualmente, recomendamos fortemente que considere uma plataforma de gestão de trabalho, como a SmartSuite. A quantidade de trabalho que uma plataforma como essa pode realizar por você pode offsetar, talvez, um valor inteiro de trabalho de um funcionário, apenas tendo automações e outras ferramentas fazendo o gerenciamento de projeto por você. Assim que apresentado com um desafio de processo em sua empresa, encoragem que faça uma observação extremamente atenta sobre o que você deseja gerenciar e pergunte-se: é realmente uma planilha a resposta aqui? É provável que não seja a resposta. Mas é isso para esse vídeo. Muito obrigado pela visualização. Se quiser tentar a SmartSuite por conta própria, verifique o link na descrição abaixo. Se tiver dúvidas, vá comentar. Muito obrigado pela visualização e até a próxima vez, gaste o seu processo com prazer. === Vídeo 6: https://www.youtube.com/watch?v=EVE5Vb7deQ4 (Idioma: en) === Comparado a outros software existentes, a SmartSuite é um dos menos intimida-doros plataformas de gestão de trabalho que já experimentei. Realmente. Meramente veja o website, por favor? Como nenhum das pessoas nesta imagem são menos de 9 em 10 eles são apenas tão felizes pequenos artigos de estoque. Mas se dá a impressão que a SmartSuite é esse simples e fácil de usar instrumento, talvez não seja um acidente. Mas em minha jornada como usuário poderoso que soube de ClickUp do SmartSuite, eu encontrei que há um surpreendente quantidade de potência escondida atrás do exterior adorável da SmartSuite. Neste vídeo, quero dedicar-me todo ao plano de características. As 8 características escondidas, ligeiramente ocultas, ligeiramente suave que você provavelmente não veria se apenas olhasse pelo transeunte adorável da interface. Portanto, se deseja seguir ao longo deste tutorial, certifique-se de usar o link afiliado da SmartSuite abaixo e dê muito obrigado à SmartSuite por patrocinar esse vídeo durante seu tempo. Com isso, iremos diving para nossa primeira característica chamada **Seções**. Seções na SmartSuite são construídas em várias posições ao longo da interface, mas a posição mais prominente é a utilização de Seções nos detalhes do Registro próprio. Eu estou falando do pombo aqui que nos permite abrir e fechar áreas de nosso conjunto de dados. Pode criar Seções em qualquer ponto da interface localizando o menino de três pontos do menu de ação em qualquer peça de dados existente. Clicando em "Adicionar Seção" e dando esse título alegre. Copa de tréguas, já criamos a habilidade de abater e expandir determinadas áreas. Quando tivermos essas, aqui é a dica profissional, você pode mudar as configurações dessas seções para que ela seja colada de forma predefinida de forma padrão. Isso é particularmente legado porque a SmartSuite nos permite ter uma quantidade significativa de campo de dados personalizado e de campo personalizado em cada registro. Essas seções nos aumentam nosso tempo de carregamento em uma tarefa dada e também nos fazem parecer mais coss `cosas` que aquilo que encontramos em outros instrumentos onde coisas são mais rigidas. Em relação a isso, é bem conhecida a dica que você pode alterar as seções para serem coladas de forma padrão. A página de seções na SmartSuite é tão fácil de fazer isso que abrir e fechar rapidamente no seu próprio `Setting`. A próxima característica invejável em nossa lista é o que é chamado de **Tipo de Campo**. É localizado na configuração do campo próprio. Clique em "Modificar configuração de campo". Você verá um celular de boca e uma seta negra que ele dá no canto superior direito da janela. Clicar neste celular de boca você está inserindo um campo de tipo qualquer em seu formulário. Nós podemos gerar pequenas caixas, campos de sim/não, quantidade, datas e mais. Podemos gerar qualquer outro tipo de campo desejado. E NT se for qualquer tipo de campo que termos o campo descritor que podemos digitar o que quer que você deseje que esteja dentro dele. Isso é bem útil para criar campos personalizados em qualquer formulário ou Smart Documento que você tenha. Por último, um tópico muito importante que vou mencionar é a Terceirização. Se você parar de dar uma olhada no `Setting` o depositário, terá uma seção chamada "Recursos terceirizados" aí. Clique em lá e você pode ter acesso a uma variedade de terceiros para fazer algumas tarefas aí, se é diffícil para você ou se você sofre com algumas informações em seu processo de trabalho. Uma vez que você depende de um contratante ou de outros serviços, você pode ter acesso a uma ajuda 24/7 para ter informações em seu trabalho. É um serviço útil se você se sente atrasado em uma tarefa ou se você tem dois ou três projectos em aberto. O Terceirizado é uma maneira fácil de ter ajuda de alguém profissional. Esse é o que determina o mockup de uma planilha de trabalho e SmartDocument. # Vídeo 7: Melhorando a Gestão de Recursos Humanos com SmartSuite A seguir do vídeo, é possível verificar se desejar. No entanto, aqui você pode ver várias dicas profissionais criadas pelos especialistas da SmartSuite. Obrigado, Nate, que destaca diferentes maneiras de tornar sua experiência com a SmartSuite mais eficiente, eficaz e, claro, incluir essas dicas profissionais, como você viu neste vídeo aqui. Portanto, a minha 8ª feature de destaque seria esse recurso, não necessariamente relacionado ao produto em si, mas mais ao ecossistema em torno dele e não podemos subestimar o valor desse ecossistema para ajudá-lo a fazer coisas de uma maneira mais eficiente e não precisar aprender de maneira difícil. Por outro lado, isso é justamente o que este vídeo está aqui para ajudar. Se isso for útil para você, por favor, like e inscreva-se para que você veja mais vídeos como esse sobre nossa opinião sobre as coisas. E se você desejar experimentar a SmartSuite por si mesmo, verifique o link de afiliado na descrição abaixo, onde também temos todos os outros mencionados neste vídeo. Muito obrigado à SmartSuite por patrocinar este vídeo. ## Recursos Humanos: O Complexo Gear Há uma coisa que a maioria dos gerentes concorda: as pessoas são complexas e, portanto, a função de recursos humanos também é complexa. Em nossa empresa, existem tantos pequenos componentes que estão envolvidos em garantir que a função de recursos humanos seja uma máquina bem executada que o uso de uma lista de tarefas simples ou emails, ou apenas sua memória, não será suficiente. Não é uma área da nossa empresa em que queremos apenas voar de asas. E assim, a indústria de software respondeu a nós com uma quantidade enorme de software especializado em recursos humanos que entraram no mercado. Sente-se como se cada pequeno componente de negócios da função de recursos humanos tivesse seu próprio pedaço de software. Existem o software de gerenciamento de candidatos, o software de gerenciamento, o software de desempenho, o software de offboarding, o software de onboarding, o software de treinamento. É como a morte por mil pequenos software. E se você é uma equipe pequena que está tentando sistematizar sua função de recursos humanos, adotando doze diferentes peças de software apenas para garantir que cada pequeno box esteja checado, é um pouco ridículo. Portanto, hoje eu quero sugerir uma abordagem mais econômica e simples para recursos humanos que é um pouco nova escola falando-lhe através de uma ferramenta chamada SmartSuite. Agora, a SmartSuite, sim, é uma ferramenta de software, mas o que ela faz é que é uma plataforma de gerenciamento de trabalho sem código. Está localizada entre uma ferramenta de gerenciamento de bases de dados como o Airtable e uma ferramenta de gerenciamento de tarefas como a Asana, está exatamente no meio. Permite-lhe organizar tanto suas informações, como suas posições, seus departamentos, suas ações disciplinares e suas próprias tarefas. Em vez de ter que entrar em 15 peças de software ou até mesmo em dois peças de software para coletar esta informação, você pode ter tudo centralizado em um único lugar, que interage com as ferramentas que já usa. E melhor de tudo, esta plataforma SmartSuite que vou te falar agora é também muito acessível. # Processo de Incorporação em Gestão de Recursos Humanos (Template) Este template fornece um processo de incorporação personalizável para RH. Você pode adicionar, editar ou excluir valores para atender às suas necessidades específicas. Aqui está uma visão geral: ## Área de Incorporação Os recém-contratados podem ter um novo Registro criado em seu nome, e sua informação preenchida. Pode-se definir campos obrigatórios e únicos para garantir que ninguém seja deixado de fora. Por exemplo, se um cargo precisar ser único, podemos definir seu campo como CEO. Depois de salvar, podemos adicionar João Dóia em nosso fluxo de incorporação. Todas as tarefas serão exibidas. ## Ligação de Informações entre Apps (Registros Ligados) Dentro do SmartSuite, você pode ligar informações entre Apps usando Registros Ligados. Por exemplo, podemos ligar o arquivo do empregado de Christie ao aplicativo de arquivo do empregado. Isso cria um link bidirecional que pode ser relatado, automatizado e calculado. ## Área de Pessoas e Registros A área de Pessoas armazena informações sobre os empregados, incluindo campos de nome, data de nascimento, etnia, alérgicos e mais. Também há intersecções colapsáveis ​​para organizar informações adicionais. Novos chefes de equipe podem ver todo o conhecimento de um candidato ou contratado na mesma localização, incluindo qualquer ação disciplinar, arquivos e contexto em torno dessas ações. ## Passos de Ação 1. Vá para o primeiro App e modifique os campos de cada Registro, focando na exclusão e na edição em vez de na inclusão neste momento. 2. Remova visualizações desnecessárias de cada App, excluindo layouts que não são necessários, mas mantendo a estrutura intacta. 3. Exclua os dados demostrativos da área de Soluções para apagar dados desnecessários sem afetar a estrutura. 4. Adicione seus dados no sistema, incluindo empregados, ações disciplinares e arquivos. Após concluir estes passos, você pode começar a usar o SmartSuite para tarefas de RH e expandir seu uso para outras áreas de sua empresa. ## Link de Representante Use o link afiliado a seguir para se inscrever no SmartSuite e começar a organizar seus times e projetos. --- *Vídeo 8: https://www.youtube.com/watch?v=aeERcnqm81U (Idioma: en)* Se você está procurando uma base de dados flexível para gerenciamento de times, considere o SmartSuite como uma alternativa a Notion. Com sua solução de gerenciamento de trabalho no estilo de base de dados para times pequenos, pode se concentrar no organizar seus times, tarefas, projetos e mais sem ser sobrecarregado pela flexibilidade excessive. ```markdown # A Comparação Entre Notion vs. SmartSuite ## Introdução Mantenha os links à informações necessárias incluídos com tag para citar. ## A Empresa Behind Notion: Possui: - `#Estados Unidos de América (Califórnia)`. - Último raizado por séries-C (com 343, 2 milhão em financiamento). - Se declara `oficialmente a unicorn`. ## Notion's Features: - **Listas e enumeracões**: utilize `ul` ou `ol` junto com `*` ou `-` em parágrafo de sua escolha para criar uma listagem ordenada ou não-ordenada respeitativamente. Mantenha com blank-lines por entre listas para manter clareza. - **Texto e Sub-têxte**: Mantenha as síncoises estruturais entre listas e os textos da descrição da empresa para melhor "fluxo". ``` Por exemplo: ```markdown * Notion permite: - Compartilhamento do documento com formatação de Marcdown - Compartilhável com uma vasta gama de dispositivos - Disponibilidade de extensões e integrantes externas ## Fazer a Compra: * Notion pode ser adquirido por um plano mensal ou anual. * **Principais plans**: - Essencial - R$ 7, 00 por mês ou R$ 70, 00 por ano (Modalidade ideal para pequenas equipes e indivíduos). - Personal - R$ 10, 00 por mês ou R$ 100, 00 por ano (Modalidade ideal para quem está começando a construir uma Equipe grande). - Team - R$ 15, 00 por usuário ao mês ou R$ 150, 00 por usuário por ano (Modalidade ideal para equipes e organizações Medium e grandes). ## SmartSuite: ### Introdução: - Se liga a várias plataformas fora SmartSuite até os outros ferramentas necessárias para gerenciar todo um negócio. - Traz recursos de gerenciamento de tarefas, projeto, agendamento, processo e em comum até mantenimento, entre outros. ### Fazer a Compra: * SmartSuite média em torno de R$ 30, 00 por mês por usuário. Também oferece um Plano Gratuito que permite gerenciar até três projetos ao mesmo tempo. ## Conclusão Com um olhar pelo que vimos por cima, nós vimos que ambos os sistemas é configurados para integrar e melhorar sua equipe e projectos(**Notion**, uma ferramenta de escrever cada qualquer coisa, empresarial ou não-empresarial, **SmartSuite**, uma ferramenta com multitude de diferentes ferramentas em um só sistema). Espero que este vídeo lhe tenha provido uma visão mais em detalhes sobre estas ferramentas e que tenha assim ajudado na sua escolha para quão ter utilidade com a sua organização. ``` # Comparando Notion e SmartSuite: Recursos Destacados Explore uma variedade de layouts de página em ambos Notion e SmartSuite, atendendo a diversas preferências e casos de uso. Aqui estão os recursos destaques de cada plataforma: ## Notion ### 1. Tomada de Notas e Dados Não Estruturados Notion se destaca na tomada de notas e na manipulação de dados não estruturados, tornando-o uma opção ideal para aqueles que não desejam que suas informações sejam organizadas em uma estrutura de banco de dados formal. ### 2. Modelos para Uso Pessoal e Estudantil Notion oferece uma rica coleção de modelos focados no uso pessoal e no uso estudantil na seção de Modelos. ### 3. Notion Web Clipper O Notion web clipper é um líder entre extensões do navegador, permitindo aos usuários coletarem informações de diferentes sites com facilidade. ### 4. Blocos Sincronizados O Recursos de Blocos Sincronizados de Notion permite que você crie e reuse a mesma informação em várias páginas sem a necessidade de digitação repetida. ### 5. Informações Embeddidas Notion oferece uma variedade de embeds prontos para uso, evidenciando sua longa presença no mercado online de tomada de notas e coleta de informações. ## SmartSuite ### 1. Organização de Tarefas SmartSuite se destaca na organização efetiva de tarefas, oferecendo uma interface intuitiva para gerenciar atribuições e reportar o progresso das tarefas em todo seu conta colaborativa. ### 2. Seções Colapsáveis SmartSuite permite que você faça seções colapsáveis dentro de Registros, permitindo aos usuários mostrar apenas a informação necessária, tornando isso menos inundante do que Notion. ### 3. Compartilhamento de Visões SmartSuite permite compartilhar visões públicamente, permitindo que você partilhe informações com clientes, stakeholders ou investidores, oferecendo opções de embedding únicas não disponíveis em Notion. ### 4. Painéis Os Painéis de SmartSuite permitir àos usuários relatar e resumir seus dados visualmente, oferecendo abordagens únicas em comparação ao foco de Notion em relacionar Registros ao lado de Registros usando Rolups. ### 5. Permissões e Perfis SmartSuite oferece recursos de Permissões e Perfis construídos para garantir que as funções de usuário, permissões e níveis de acesso sejam bem definidos e gerenciados em seu espaço de trabalho. Vídeo 9: https://www.youtube.com/watch?v=8EtryxGjjUc (Idioma: en) **Usando SmartSuite como CRM** **Introdução** Neste vídeo, vamos falar brevemente sobre o uso de SmartSuite como um CRM (Gerenciador de Relações de Cliente). É importante ter em mente que para automatizar este processo é fundamental. Caso não cuidemos bem, os CRMs podem se tornar um lugar a perder horas e horas de trabalho diário para a entrada manual de dados. **Automatizações** O objetivo principal deste vídeo é apresentar 8 exemplos de automatizações que podem ser incorporadas a um SmartSuite baseado em CRM. Estes mesmos automatizações podem ser aplicadas em quase qualquer plataforma e são apenas o início do caminho. **Criando uma CRM no SmartSuite** Para criar nossas automatizações, precisaremos de um CRM em SmartSuite. Suponhamos que já tenhamos algum tipo de sistema de gerenciamento de relacionamentos neste aplicativo. Em caso contrário, iremos construí-lo junto em menos de 2 minutos. Para seguir esta parte do tutorial, abra sua conta no SmartSuite e, caso ainda não tenha-se inscrito, use o nosso link de afiliado para se registrar gratuitamente. Isso fará com que a experiência de seguimento do tutorial seja mais fácil. **O primeiro exemplo de automatização** O primeiro exemplo de automatização que apresentaremos é uma forma de enviar um email de verificação automaticamente, quando alguém clicar em um botão determinado. Vamos criar esta automatização no nível da conta, mas poderíamos criá-la em qualquer lugar. Para isso, precisamos de uma condição de trigatriz e para isso, precisamos de uma Field que existe para que seja possível enviar o email. Neste caso, precisaremos de uma Field, que será criada em cada registro, para representar esta situação. Precisaremos de uma opção de sim/não, por exemplo, e deixaremos esta opção marcada por padrão para não. Ao clicar em esse botão, a Field será automaticamente atualizada para Sim e o email será enviado automaticamente. **Automatização 2** Nosso segundo exemplo de automatização é destinado às situações em que uma equipe ou membro perde o foco de algum projeto. Por exemplo, se um membro não tiver atualizado um registro em algum tempo. Neste caso, podemos configurar uma automatização que envie uma notificação por email e um alerta para o membro em questão. Assim, os membros e a equipe podem permanecer alertas para tarefas não concluídas e focados nas suas respectivas tarefas. # Automation Exemplos em SmartSuite ## Automatização Trigger-Based para Gerência de Líderes Este é criado utilizando os seguintes componentes no SmartSuite: quando um Registro cumpre uma condição, trigger, e condições adicionais. Esta configuração particular é para a nossa aplicação Opportunities, não Contas. ### Inicial Trigger e Ação 1. **Trigger**: A cada vez que um Registro cumpre esta condição, irá iniciar esta Automatização. Neste caso, estamos a criar uma nova ação: - **Ação**: actualizar um Registro, principalmente alterando algo no Registro quando esta condição é satisfeita. ### Ação para Líderes de Longa Duração 2. **Condição**: Se um líder está sentado por um longo tempo no pipeline - **Ação**: automatizar a adição de uma etapa de ação, _revisar este líder_ e lhe sugerir seguir em contacto, atualizar ou talvez encerrá-lo. ### Automatização de Relatório de Status Agendado 3. **Trigger**: A um período marcado (por exemplo, todos os terços-feiras) - **Ação**: enviar um email notificando as pessoas relevantes sobre as respectivas oportunidades que ainda estão a continuar em curso. Isto pode ser uma pessoa individual ou um time no universo SmartSuite. - **Opção adicional**: anexar ficheiros relevantes ou incluir um link a um resumo das oportunidades, e utilizar a comparação de campos para rastrear alterações específicas das oportunidades ao longo de um período de tempo. ### Reminders para Negócios com Prazo a Cencar 4. **Trigger**: Quando a data de encerramento de uma oportunidade é definida para ser por uma semana para agora _e_ sua probabilidade de encerramento é maior do que 75% - **Ação**: notificar as pessoas relevantes, como o proprietário ou qualquer outro que o siga, sobre o próximo encerramento. ### Automatização de Formulário para Captura de Líderes Este é um exemplo atípico, pois é uma visa adicional, não uma tradicional Automatização: - **Configuração**: adicionar uma _visa de Formulário_ à aplicação Opportunities e utilizar os campos no aplicativo interno para criar um formulário compartilhável para a entrada de dados. Isto permite aos líderes entrarem esporadicamente no seu sistema CRM ou pode ser utilizado internamente para a entrada de líderes. - **Aspecto da Automatização**: ao submittedor formulário, irá criar um novo Registro na conta SmartSuite. ### Automatização de Email após Submissão de Formulário 6. **Trigger**: Quando um formulário é submitted - **Ação**: enviar um email confirmando a submissão do formulário e fornecendo informação necessária, anexos e passos seguintes para o prospecto. ## Valores padrão dos Campos 7. **Alternativa de Automatização**: modificando diretamente as definições dos Registros existentes e adicionando valores de padrão para os campos, economizar tempo no área Opportunities: - Valores padrão das ações para melhor progressão dos negócios. # Automatações em SmartSuite: Criando um Sistema CRM Automatizado Imagine se um contador implementasse algumas práticas de seguimento excelentes que um estatei utilizava, poderia ter resultados incrivelmente recomendáveis para um negócio contábil. Aqui estão algumas maneiras que podemos alcançar isso: 1. Automatizar valores predefinidos - Atualize os Campos para terem determinados valores predefinidos, como modelos ou listas a verificar, que serão acrescentados sempre que um novo Registo (por exemplo, pessoa) for criado. 2. Utilizar Ferramentas de Terceiros para a Integração - Utilize ferramentas como Zapier ou Make para ligar qualquer peça de informação acessível através da API do SmartSuite com outras ferramentas que ligam tanto com Zapier ou Make. Alguns exemplos de tais ferramentas incluem AirTable, Typeform, PandaDocs, e Harvest, entre muitos outros. 3. Explorar Triggers e Ações - Com ferramentas de terceiros como Zapier ou Make, pode usar triggers para lançar ações, como criação, atualização, e localização de informações, em outras ferramentas. A Única Automatação Destacada para SmartSuite se encontra não apenas dentro da ferramenta própria. Além destas Automations nativas, o SmartSuite tem dozens de integrações a serem lançadas no futuro próximo, tornando possível automatizar ainda mais dentro do SmartSuite. Com Zapier ou Make, pode enviar qualquer peça de informação acessível através da API do SmartSuite para qualquer outra ferramenta que liga com ambas. Aqui estão exemplos de como pode conectar o SmartSuite com outras ferramentas: - Airtable - Typeform - PandaDocs - Harvest - HubSpot Pode se ligar a estas ferramentas por vários meios. Triggers e ações incluem: - Triggers normais, que são utilizados na interface do SmartSuite - Criação, atualização, e localização de informações Por exemplo, se voce ir para a página do HubSpot no Zapier e desça até o final, pode ver todas as ações disponíveis. Qualquer combinação destas é possível ao utilizar ferramentas de terceiros como Zapier ou Make. O Make é a preferida ferramenta, mas Zapier é também uma excelente opção, em especial para começantes. Através de seis e meia automations e dos "automations" meio "sobretudo", pode construir um CRM automatico dentro do SmartSuite. Por amor à compreensão fácil do leitor e para fins de Claridade, organizo o conteúdo da seguinte maneira: 1. Introdução - Explicação do propósito do vídeo e do foco no gerenciamento de uma campanha de marketing no SmartSuite 2. Configurando uma Campanha de Marketing no SmartSuite - Instruções sobre a criação de uma nova Solução e utilizar o modelo de Campanha de Marketing - Sugestões para utilizar SmartDocs em vez de áreas de texto de comprimento para mais formatação e estilo - Conselhos sobre preenchimento do propósito e metas, e configuração de valores predefinidos para o Brief criativo - Explicação de remover os dados de demonstração da conta e planear atividades para a campanha 3. Separação de Recursos de Gerenciamento de Projetos - Explicação das sub-etapas e listas de verificação como opções para separar as partes de um projeto - Sugestões para adicionar um campo Status às sub-etapas e configurar valores predefinidos para itens de lista de verificação 4. Conclusão - Recapitulação dos pontos principais cobrados no vídeo - Encorajamento a deixar comentários com ideias para exemplos adicionais ou questões sobre o conteúdo cobrado - Mencionando a importância de se candidatar para o SmartSuite se o leitor ainda não o fez 5. Recursos Adicionais - Ligação para o Vídeo 10: <https://www.youtube.com/watch?v=4jOorOyQAqs (Idioma: en) Espero que tenha sido útil! Se tiver alguma pergunta ou pretendes ver o vídeo em que explica a ligação com o CRM, sê livre para deixar um comentário abaixo. Goza o processo! # Organização e Criação de uma Campanha de Marketing em SmartSuite Este documento fornece uma guia detalhada sobre como criar e organizar uma campanha de marketing em SmartSuite. Ele aborda vários aspectos, como a criação de campos personalizados, o linkagem de registos, a designação de membros do time e o uso de comentários para comunicação efetiva. ## Milestones principais - Modificar as definições de campos e adicionar campos personalizados para organizar campanhas - Ocultar campos innecesários para melhor foco - Criar itens de verificação de marketing - Linkar campos de registos a áreas relacionadas para acesso mais fácil à informação - Registar canais, recursos e ativos de marca em SmartSuite - Utilizar comentários e discussões para colaboração do time ## Definição da Campanha ### Modificação das Definições de Campos 1. Navegue até a campanha específica e modifique as definições de campos conforme necessário. 2. Crie campos personalizados ao clicar em `Campos` e em seguida em `Criar Campo Novo`. 3. Oculte campos que não são essenciais ao clicar no ícone de olho ao lado do nome do campo. ### Criação de Itens de Verificação 1. Quebre as tarefas de marketing em diferentes itens de verificação para Organização e Clareza melhor. 2. Atribua tarefas a membros do time e estabeleça datas limites se necessário. ### Linkagem de Campos de Registos 1. Linkie Campos de registos a áreas relacionadas tais como ativos de marca, personagens de comprador e outras informações relevantes. 2. Agrupe e ordene os campos de registos linkados para acesso mais fácil à informação. ### Registo de Canais e Recursos 1. Comece a rastrear os canais e os recursos que publica e utiliza dentro do SmartSuite. 2. Crie Registos para ativos de marca e ligue-os à campanha correspondente para acesso fácil. ## Manutenção da Colaboração e da Comunicação ### Utilização de Comentários 1. Utilize a área de comentários no SmartSuite para discutir a campanha com o time. 2. Marque membros do time ou equipas que necessitem de ser notificados do projeto. 3. Partilhe informações sobre o projeto e clique em `Enviar` para notificar o time. ### Definição de Papéis 1. Defina papéis adicionais atribuídos aos membros do time, tais como project management e aprovação. 2. Linke os papéis designados aos mesmos campos de Status ou campos de Status diferentes para cada pessoa em um único Registro. ## Features avançados ### Automatização e Painéis de Instrumentos 1. Configurar automação para enviar relatórios de status de e-mail para o seu time. 2. Criar um painel para monitorizar o progresso da campanha e os objetivos financeiros. ## Conclusão Esta estrutura, combinando dados, ferramentas de tarefas e ferramentas de comunicação em SmartSuite, oferece uma forma eficaz de gerir campanhas de marketing. Pode ser personalizada a um grau variável, que pode variar desde o básico ao complexo, com base nas necessidades do utilizador. Para mais informações, consideringe deixar um comentário sugerindo uma secção dois deste vídeo, que detalhará aplicação mais avançadas desta estrutura de campanha de marketing. ## Leitura adicional - [Vídeo 11: Criação de uma Campanha de Marketing em SmartSuite](https://www.youtube.com/watch?v=y3apBL-Xt8A) (linguagem: Inglês) - Se trabalhar com clientes e necessitar de ajuda para gerir projetos, aprender a gerir projetos dentro de software de gerenciamento de projetos como o SmartSuite pode ser uma grande fonte de recursos. Verifique este vídeo para exemplos de como gerenciar um projeto dentro do SmartSuite. # Gestão de Projetos no SmartSuite: Três Opções de Layout ## Configuração de Projeto por Solução (Muito Arduo para Projetos Típicos) Esta configuração é adequada para projetos grandes que exigem uma Solução completa. No entanto, para projetos típicos que duram entre 20 e 100 horas e não são tão complexos como, por exemplo, a construção de uma casa de raiz, isto é uma sobrecarga. ``` - Projeto por Registro Solução - Dentro desta Solução, teria uma lista de todos os seus projetos - Cada projeto seria um Registro, e dentro deste Registro teria: - Uma aplicação, e poderia ser chamada de "Projetos Atuais" - Um campo de lista para rastrear tarefas, datas de entrega e encarregados - Esta estrutura mantém toda a informação sobre o projeto no próprio Registro - Ideal para projetos menos complexos ``` ## Configuração de Projeto por Registro (Ótima para Projetos Simples) Esta configuração é ideal para entregas de produtos, serviços produtizados, serviços personalizados e outros projetos que são rápidos e não complexos para gerenciar. Assistentes virtuais, músicos, freelancers, consultores ad hoc e outros podem encontrar esta opção beneficiosa. ``` - Projeto por Registro Solução (nomeada "Trabalho de Cliente") - Dentro desta Solução, teria apenas uma aplicação - Dentro da aplicação, teria um Registro por projeto - Cada Registro equivale a um projeto - Um campo de lista pode ser usado para rastrear tarefas, datas de entrega e encarregados - Mantém recursos de gerenciamento de projetos, tarefas atribuídas e exibição na Meu Trabalho - Aprendizagem mais fácil para o seu time e ambiente de trabalho mais limpo e harmonioso ``` ## Configuração de Registros Relacionados (Solução Pêssoa Justa) Essa configuração combina os melhores aspectos de ambos os mundos, utilizando Registros Relacionados, oferecendo uma experiência de gerenciamento de projetos mais robusta. ``` - Projeto com Registro Relacionado Solução (nomeada "Trabalho de Cliente") - Dentro desta área, teria um Registro Relacionado para cada engajamento de cliente, projeto ou entregável - Acesso a aplicações adicionais para rastrear entregáveis e informações de CRM - Centraliza gerenciamento de projetos, automatizações, integrações e configurações de campos personalizados - Considerada a Solução de Ouro para gerenciamento de projetos no SmartSuite ``` ## Colaboração com Clientes no SmartSuite Para trabalhar com clientes no SmartSuite, pode-se utilizar as Vistas Compartilhadas para permitir que os clientes tenham acesso à informação de projeto específica quando necessário. Isso pode ser feito criando um link compartilhável e acolchoável de uma sua escolhida Vista e compartilhando-o através do WhatsApp, de e-mail ou outros canais de comunicação. Considerar a utilização da configuração de Registros Relacionados para uma experiência de integração mais integrada entre seu time e os clientes, tornando mais fácil de collaborar e gerenciar projetos eficientemente. 🎉🎉🎉 # Trabalhando com Clientes no SmartSuite ## Visões Compartilhadas Para proporcionar aos seus clientes uma visão compartilhada de uma ou múltiplas aplicações, considere as seguintes opções: 1. **Convidar Cliente como Convidado**: Os convidados dentro do SmartSuite são utilizadores gratuitos e de apenas visualização. Eles têm permissões de comentaristas e podem interagir com você sobre itens específicos. Para mais informações, consulte este [documento de ajuda](http://help.smartsuite.com/en/articles/5124623-guest-users). > É importante ter cuidado ao limitar o seu acesso apenas aos itens necessários e considerar a criação de uma visão especial, painel ou algo semelhante para ajudar já a se concentrar na informação relevante. 2. **Visões de Formulário**: Crie uma Visão de Formulário dentro da sua conta e arraste campos nessa visão para permitir aos clientes criar registos. Esta é uma maneira conveniente de clientes submeter informação sem precisar de fazer login. Só corrija que as Formas dentro do SmartSuite atualmente apenas permitem a criação de novos registos. ## Colaboração com Clientes (Fora do SmartSuite) 1. **Partilhar por Email**: Utilize a funcionalidade Share por Email para enviar um PDF ou anexos de documentos de registos aos seus clientes, permitindo-lhes revisar a informação incluída. Personalize os seus mensagens para um toque pessoalizado. 2. **Emails Automatizados**: Use Automizações para enviar e-mails aos clientes quando determinadas condições forem cumpridas. Estes e-mails podem integrar informação relacionada, conteúdo dinâmico e até mesmo permitir comparar anexos ou campos. ## Recursos Aposentados - **Portais de Clientes**: A SmartSuite está a desenvolver portais de clientes nativos e integrados como uma solução de portais de clientes completos. Fique atento por mais actualizações. ## Recursos Adicionais - [O Sistema Operacional Empresarial do Empreendedor (EOS)](https://www.youtube.com/watch?v=DPxxLMLz2W0) (Inglês) - [Link de Afiliado do SmartSuite](SeuLinkDeAfiliadoAqui) **Nota**: Este documento é destinado a servir como um guia conciso para trabalhar com clientes no SmartSuite. Em sempre referir-se ao documento oficial para a informação mais precisa. Divirta-se com o processo! # Campos do Programa EOS Este documento detalha os vários campos e seções dentro do programa EOS (Sistema Operacional Empreendedor), explicando seu propósito e como estão estruturados. ## Área VTO A área VTO (Organizador de Visão/Tracção) está localizada no topo do programa EOS. Ela fornece um espaço para entrar com texto formatado com várias opções de formatação, semelhante a um Google Doc ou um arquivo Word. Dentro da área VTO, podemos encontrar: - Foco Principal: A área principal para escrever o nosso foco principal para o documento. - Estratégia de Marketing: Preenchido com prompts para a estratégia de marketing. - Três Anos de Visão: Uma seção para definir datas e esboçar expectativas para o futuro. Cada um dos campos de área do documento na VTO é configurado para ter valores padrão com prompts padrões do EOS, garantindo que todas as informações necessárias estejam incluídas ao criar um novo VTO. Abaixo dessa área de foco principal, temos anexos, que criam o nosso VTO Record. Enquanto atingimos nossos objetivos, podemos alterar o status do VTO ou criar um novo Registro para o próximo período de tempo. ## Planos Anuais Ao lado da área VTO, temos os planos anuais. Esta seção nos permite concentrar-nos numa realidade mais concreta organizando diferentes blocos de um ano de planeamento. Cada Registro representa um período de um ano de planeamento distinto, com o primeiro sendo empresarial em geral. Por exemplo, o plano anual empresarial para 2022 teria o seguinte aspecto: - Visão do Ano: Descreve a nossa visão para o ano. - Anexos: Inclui documentos relevantes ao plano anual, como temas de foco, orçamentos e funções e responsabilidades. - Links a Planos Departamentais: Descreve planos departamentais relacionados ao plano anual empresarial. Estes planos podem ser acessados ao clicar no texto vinculado. ## Planos Departamentais A seção departamental, uma categoria para agrupar itens, nos permite visualizar o plano de marketing para um determinado ano. Dentro desta seção, podemos encontrar campos padrão como: - Data de Criação: A data em que o plano foi criado. - Período de Vigência: O período para o qual o plano se aplica. - Visão do Ano: A visão para este departamento para o determinado ano. - Anexos: Arquivos contendo temas de foco, orçamentos e funções e responsabilidades. ## Planos de 90 Dias A área de planos de 90 dias é uma base de dados de períodos de planeamento, semelhante às áreas de VTO e planos anuais. Cada linha representa um período de planeamento, com o período de planeamento servindo como o container principal para organização. Usamos Registros vinculados para conectar estes fora para o trabalho que faremos. Por exemplo, dentro do Q1 de 2022, temos o seguinte: - Nome do Plano: O nome do período de planos de 90 dias. - Status: O status atual do plano (por exemplo, em andamento). - Placar: Uma Área de Relacionamento para exibir as pontuações ativas de todas as informações relevantes de placar para o período dado. A área de planos de 90 dias serve como um resumo, resumindo a relação coisas que estão entrando mais profundamente na cadeia. ## Reuniões de Ní # Implementando o Programa EOS na SmartSuite: Uma Guia Esta guia mostrará-lhe como implementar o Programa Entrepreneurial Operating System (EOS) na SmartSuite, um software de gestão de trabalhos. ## Itens Off-Track Destacados Implemente uma funcionalidade de destaque para destacar itens que estão fora da faixa. Esta funcionalidade ajudará a dar mais atenção às linhas na nossa tabela de transposição (Vista de Grade) onde o status está fora da faixa. A diferencação será elaborado em vermelho. ``` Se alguma coisa caísse fora da faixa no momento, iria nos chamar a atenção e se modificar para vermelho, quase como formatando condicional numa transposição de uma planilha. ``` ## Organizar Pedras (Pedras) Organize suas Pedras (metas estratégicas) adicionando vários campos para ajudar na organização dos componentes específicos de cada Pedra. Estes campos incluem O que, Quando, Quem e Como. ``` O que estes querem? Quando devem ser finalizados? Que pessoas estão envolvidas? Que pessoas estão garantindo? São os pormenores que podemos rastrear para garantir que não sejam abandonados. ``` ## Conectar Pedras a Tarefas Conecte as suas Pedras aos Tarefas que estão a ser rastreadas em outros locais. Isso pode ser feito adicionando uma relação à Pedra e associando-a à área de gerenciamento de tarefas. ``` Então se tiver Tarefas para como aumentar o receita anual acumulada, já vamos adicionar uma relação nesse sentido. ``` ## Rastrear Progresso Rastreie o progresso das Tarefas automaticamente ligando tudo isto. Isso eliminará a necessidade de vários silos em diferentes software. ``` Não há mais Isto as autonomas e incontáveis silos em diferentes software. Estão todos ligados juntos usando estas ligações, que podemos usar para automatizações e emails e milhares de coisas uma vez que estas coisas estejam ligadas juntas. ``` ## Utilização de Scorecards Scorecards na SmartSuite podem ser utilizados como uma planilha de rastreio de métricas-chave. Poderão rastrear o estado atual de cada métrica e o número alvo. ``` Neste caso em particular eu renomeei isso para dizer o que é esta métrica. Você pode chamar isso ou a seu gosto em sua equipe, mas pensei que o título era um pouco vagaroso. ``` ## Automatizações e Emails Configure Automatizações para reportar informações importantes a stakeholders. Por exemplo, pode enviar um email ao CEO a cada segunda-feira às 08: 00 horas com uma digest de onde ficam todas as Pedras. ``` Isto seria uma maneira excelente de utilizar as Automatizações da SmartSuite para novamente tornar tarefas EOS menos manuais. ``` ## Painéis Finalmente, crie painéis dentro da SmartSuite para rastrear coisas como a conclusão de projetos, as Pedras que já foram concluídas, os seus objetivos de receita e muito mais. ``` Recomendo fortemente a configuração deste. ``` ## Conclusão Implementar EOS na SmartSuite pode ajudá-lo a gerir todos os seus trabalhos e EOS na mesma área de dados enredeita. Isso ajudará a ter tudo o traction EOS sem o atrito de ter estas ferramentas dedicadas. ``` E adicione até, o que mostrei hoje é apenas o modelo padrão. Se encontrar down interessante e quiser dar os passos ainda mais, fortaleceria esse modelo ainda mais incorporando coisas como painéis dentro da SmartSuite. ``` ## Referências - [Programa EOS dentro da SmartSuite](https://www.youtube.com/watch?v=2tj_5vst2No) (Idioma: en) ## Vídeo 13 [Vídeo 13](https://www.youtube.com/watch?v=2tj_5vst2No) (Idioma: en) começará amadurecer. Acalme-se e une-se a gente no início da hora. Se não puder ver ou ouvir, avise-nos no chat. --- **Lembre-se de usar as regras de formato e estrutura proveídas enquanto editas quaisquer documentos. ** # Tutorial sobre a Smart Suite: Gerenciamento de Tarefas e Configuração do Ambiente de Trabalho Neste tutorial, iremos nos aventurar no gerenciamento de tarefas e na configuração do ambiente de trabalho com a ajuda da Smart Suite, um software de gestão de trabalho. ## Agenda 1. Conhecendo o Gerenciamento de Tarefas 2. Configurando nosso Ambiente de Trabalho 3. Configurando as Configurações Pessoais 4. Criando uma Estrutura de Gerenciamento de Tarefas 5. Explicação das Melhorias Futuras no Gerenciamento de Capacidade ## Gerenciamento de Tarefas Nesta sessão, iremos discutir o gerenciamento de tarefas de uma perspetiva de alto nível. A nossa intenção é compartilhar um entendimento comum de o que estamos a tentar alcançar: ```markdown > Ter a capacidade de compreender o que se deve fazer, o que se está a trabalhar e o que se pode esperar por terminar próximo. Este é o gerenciamento de tarefas em resumo. Vamos criar um contêiner para que isto se possa realizar. ``` ## Usando a Smart Suite para o Gerenciamento de Tarefas A Smart Suite não é apenas um gerenciador de tarefas; é um gerenciador de tarefas mais. Comencemos com o gerenciamento de tarefas, pois é muito frequentes os primeiros passos quando se utiliza software de gestão de trabalho: ```markdown > Quando discutimos gerenciamento de tarefas e Gestão de Trabalho hoje, estamos colocando a Smart Suite no centro deste diagrama Venn. Aqui é onde iremos focar hoje, mas a Smart Suite pode trabalhar em várias outras áreas como well. ``` ## Criando uma Conta Nova na Smart Suite Para seguir em nosso exemplo, crie uma nova conta na Smart Suite através do nosso link de afiliados. Aqui está como: 1. Navegue para a página inicial da Smart Suite. 2. Regista-se com liberdade através do nosso link de afiliados. 3. (Se já tiver uma conta na Smart Suite) Pode criar um novo ambiente de trabalho ou ir às configurações do seu account. Após a criação da conta, terá um ambiente de trabalho novo configurado com as configurações padrão, pronto para poder personalizá-lo. ## Visão Geral das Configurações do Ambiente de Trabalho Quando tiver o teu account preparado, iremos revisar as configurações principais e a área de navegação: - Perfil: No canto esquerdo superior, o perfil mostra quem é tu relative a este ambiente de trabalho. - Switcher do Ambiente: Permite alterar entre os vários ambientes disponíveis. - Barra de Navegação Principal: Permite personalizar o seu logotipo e branding para esta organização particular. - Directório de Membros: Lista todos os membros existentes e os utilizadores dentro deste ambiente. - Estrelas: Funciona como uma barra de favoritos ou uma barra de marcadores. - Minha Trabalho: Mostra um resumo de tudo o que se encontra no seu ambiente de Smart Suite. - Notificações: Mostra as tua notificações, tornando-se fundamental à medida que tens colaboradores no seu ambiente. # Guia de Configuração de Onboarding: Configuração do Ambiente do Smart Suite Neste guia, vamos te conduzir pelas áreas-chave para configurar no Smart Suite, destacando o mínimo de configuração necessário para começar. Note-se que não há instruções de configuração SOS para o Smart Suite por padrão. As notificações são muito brandas, e os outros aspectos do processo de onboarding de software são bastante mansos em comparação com outras ferramentas. ## Configurações do Ambiente ### Perfil do Ambiente Navegue até a administração do ambiente para ajustar as configurações de base. Aqui, pode definir o perfil do ambiente, que fornece ao Smart Suite dados sobre a sua conta para ajudá-los a personalizar recursos e compreender quem são os usuários. Garanta que o seu nome de perfil seja significativo para qualquer pessoa que você convidar para o ambiente: ``` > Por exemplo: LLC Demo ``` ### Preferências do Ambiente Ajuste as configurações de fuso horário e idioma do ambiente nas preferências do ambiente: ``` > O Smart Suite oferece disponibilidade de idioma para usuários que trabalham com equipes em diferentes áreas, fuso horário e idiomas. Você pode alterar suas preferências de idioma aqui se necessário. ``` ### Contatos Primários Atualize a sua informação pessoal na seção de contatos primários para servir como o contato da conta: ``` > Preencha a sua informação, incluindo o seu nome, email e número de telefone, para ajudar o Smart Suite a se entrar em contato com você em caso de problemas. ``` ## Dias de Trabalho, Feriados e Configuração SSO ### Dias de Trabalho Defina o horário padrão para o ambiente e a organização, ajustando as suas horas de trabalho: ``` > Defina os dias e horas de trabalho aqui, e atualize sua disponibilidade de trabalho se necessário para uma melhor visão de planejamento de capacidade. ``` ### Calendário de Feriados Adicione feriados ao calendário de feriados para definir expectativas e alinhar com suas discussões de disponibilidade: ``` > Defina seus feriados e forneça contexto adicional (como tempo livre pagado ou eventos notáveis) para fazer o mais da funcionalidade. ``` ### Configuração SSO Verifique a configuração SSO se você utiliza início de sessão único (SSO). Note que a configuração SSO não está disponível no plano gratuito do Smart Suite. ## Equipes e Planos & Faturamento ### Equipes Defina as unidades de pessoas que existem dentro da sua organização e gerencie a sua visibilidade, status e permissões: ``` > Defina as equipes que trabalharão dentro da sua organização, e gerencie a sua membros, visibilidade, status e permissões de acordo com suas necessidades. ``` ### Planos & Faturamento Avalie os diferentes planos disponíveis e considere o melhor ajuste para a sua organização: ``` > O Smart Suite oferece um número generoso de recursos em seus planos com poucas diferenças de custo-base. Aproveite-se disso para testar a experiência completa. ``` _Nota: Neste interesse de brevidade, este guia fornece uma visão geral das áreas-chave para configurar no Smart Suite. Para instruções mais detalhadas, consulte a documentação oficial do Smart Suite. _ # Administração do Ambiente de Trabalho: Configurações Pessoais no Smart Suite ## Visão Geral Neste guia, vamos percorrer a configuração da informação pessoal no Smart Suite, com ênfase no Perfil Pessoal e Preferências Gerais. Além disso, teremos uma discussão breve sobre definições de notificação, a Comunidade do Smart Suite e notificações push móveis. ## Perfil Pessoal 1. Dentro do seu Ambiente do Smart Suite, localize a sua informação pessoal. Aqui você pode definir: - Título - Departamento - Tipo de membro do time - Informações diversas sobre você Isso facilita sua identificação de cada membro do time e seu respectivo papel, facilitando a comunicação dentro do time. ## Preferências Gerais e Notificações 1. As preferências gerais são onde você define a sua fuso horário, o que afeta automatizações programadas e o fuso horário do ambiente de trabalho geral. 2. A página de Notificações contem opções simples e principalmente consiste em duas opções-chave: - Saiba sobre atualizações - Inscreva-se na newsletter Pode-se ajustar categorias de notificações no nível mais granular dentro do software em cada registro individual ou usando automatizações. ### Recomendações 1. Remova a última verifica na "Verifica final" pois pode ser considerado excessivamente preciso para a maioria dos usuários. 2. Manter as notificações "Atribui a mim" e "Menciona". 3. Considere desativar notificações "Atualizações" e "Excluídas" pois podem se tornar marcantes se você usar o Smart Suite extensivamente. ## Comunidade do Smart Suite - Inscreva-se na Comunidade do Smart Suite para receber atualizações de produto significativas em contato direto, em vez de correnteiros gerais. ## Notificações Push Móveis - Baixe a aplicação Smart Suite no seu telefone para receber notificações móveis, especialmente se você não é uma pessoa de email. ## Outras Tarefas de Administração e Histórico de Atividade - Façamos atencão à antecipação de Histórico de Atividade e Histórico de Login, que enhanced enormemente as capacidades de auditoria e segurança do Smart Suite. ## Conclusão Este é apenas uma visão geral das configurações pessoais no Smart Suite. Para disponibilidade acompanhamento mais detalhada, por favor segue nossos vídeos de tutorials referenciados no texto de descrição. Se tiver quaisquer dúvidas ou preocupações, sinta-se à vontade para perguntar nas anotações. Feliz Smart Suiting! --- Nota: Este texto mantém a estrutura, conteúdo e intenção da informação fornecida, enquanto se adequa à formatação e aos diretrizes estilísticas fornecidos na formatação Markdown. Correções foram feitas para gramática, pontuação e leitura. Comandos, códigos, URLs e terminologia técnica foram preservados exactamente como fornecidos. # Documentação da Solução ## Introdução Aqui está, nossa única solução. Será o nosso principal ambiente onde começaremos a personalizá-la com base em nossos fluxos de trabalho. Porém, lembre-se de que iremos expandi-la a seguir. **Aviso Importante: ** Se ainda não RSVP'd para a transmissão ao vivo da semana que vem, donde pode entrar em ação, procure o link e garanta-se que references nós. Deve estar algande no chat. ## Nominalização e Coloração da Solução Para o momento, vamos designá-la como nossa QI Empresarial. Isso é algo que vamos evoluir, e poderemos adicionar outros recursos à medida que for necessário. Portanto, sinta-se à vontade para chamá-la de qualquer nome da sua empresa ou nome de demonstração — tudo o que preferir. ## Gestão de Tarefas e Cascos de Uso Não vamos utilizar este ambiente apenas para gerir tarefas. À medida que avançarmos nos próximos meses, expandiremos esse para abranger vários casos de uso, todos dentro de uma única solução. No entanto, queremos mudar o nome, a cor da solução e definir um ícone de solução. ## Guia da Solução Process Geeks, isso deve fazer com que o seu coração derrame moscas. O guia da solução é onde podemos explicar o que a heck essa solução é para. Possuímos alguns dados de demonstração aqui, mas, à medida que começarmos a construí-la, personalizaremos-a para nosso gosto. ## Ajustes: Visualizações, Permissões e mais Nessa seção, colocaremos o foco nas permissões. Se tiver convidado outros utilizadores no seu espaço de trabalho ou já possuíresmos o seu time na Smart Suite, espere um momento a modo de se certificar de que essa solução é apenas compartilhada com você. ### Permissões Se queremos construir algo experimental, faz bem não confundir nossos colegas. A este momento, pode escolher alterar as permissões da solução como segue: - Alterar para **Todos os membros** caso seja você só no espaço de trabalho. - Utilizar **Permissões Avançadas** para que apenas certas pessoas tenham acesso. Depois de aplicar isso, alteramos as permissões da solução e podemos fechar. ## Hierarquia da Smart Suite Na Smart Suite, as Soluções são nossos contêineres maiores dentro do nosso espaço de trabalho. Cada **Aplicação** é uma sua própria base de dados para organizar suas informações próprias. Poderemos controlar um grande número de aspectos de cada app, como quais divisões aparecem, como funcionam e quais membros podem ver através dos ajustes do app. Perto dos **Registos**, temos mais coisas acontecendo. Temos as **seções** que nos dão quebras visuais, mas a verdadeira carne desses registos é nos **campos**. Todo oitem que queremos organizar dados ao redor na área de um registo será colocado em um destes campos. Cada campo tem opções adicionais, e aqui é onde os utilizadores poderosos começam a se distinguir dos utilizadores diários visto essa solução. Por exemplo, temos um campo de **seleção múltipla**. No campo de seleção múltipla, podemos escolher a seleção múltipla, além de customizar o formato de exibição e cores exibidas. ## Conclusão Como começamos a construir nossa estrutura de gerenciamento de tarefas, garanta-se que os campos e os ajustes sejam complexos e simples o suficiente para nosso processo de trabalho. Pergunta-me rápido pelo chat: > Qual utilized para gerir suas prioridades (dicamente o que faz em um determinado dia)? Com o que determinam suas prioridades? Fique atentivo para mais atualizações. Obrigado por ler! # Smart Suite System: Um guia abrangente ## Mudança do Bis publiço do Sistema Smart Suite É importante que aqueles que podem gerir o Sistema Smart Suite tenham nota que, diferentemente de outros sistemas, temos a opção de mudar o bis publiço do Sistema Smart Suite. Isso é possível apenas caso o campo `Atribuído a` seja definido claramente. Ao especificar quem deve ser responsável por que coisa, podemos personalizar nossa visão das coisas. por exemplo, podemos pedir para ver tudo pelo prioridade, estado, ou agrupar as coisas de maneira diferente de acordo com nossas necessidades. ### Campo de Prioridade Se usar campos de prioridade, é recomendável manter este campo e modificá-lo de acordo com as preferências. Garanta-se que tem as categorias certas para como você gosta de pensar em prioridade. Muda o nome, cor, e valor padrão, conforme necessário. #### Valor Padrão Para garantir dados consistentes e preencher automaticamente o campo ao criar um novo registro, talvez queira definir um valor padrão. Isso garantirá que nãodefaults para em branco. ## Etiquetas As etiquetas são mais eficazes para aqueles usando sistemas GTD-estilo. No Smart Suite, as etiquetas são usadas como contexto ou categorias. No entanto, para fins clarity e nossa estrutura global de gerenciamento de capacidade, removemos-as. ## Subtarefas De maneira única, o Sistema Smart Suite executa subtarefas em uma base de dados. Na área de Overview, você pode ver os detalhes deste aqui. Ao abrir o área de Subtarefas verá as tarefas de checklist que deseja dividir para uma determinada área. Quando marcar algumas tarefas como completo, você verá que o barra de progresso cair automaticamente. Isso ajudará a rastrear a conclusão de um projeto. Para a maioria das pessoas, é recomendado estruturar sua tarefa dessa maneira, onde a tarefa é seu registro e as tarefas de checklist são as suas tarefas dependentes. Para claridade, o termo "subtarefas" será usado para este guia, mas você também pode referir-se a como "tarefas internas", "checklist", ou semelhante. ## Tarefas relacionadas No momento atual, o Sistema Smart Suite opera como tarefas relacionadas. Para conectar tarefas relacionadas, isso é um dos melhores caminhos. No entanto, hoje em dia, não será necessário em nosso caso, pois estamos apenas criando uma lista de tarefas básica e a maioria de nossas coisas serão organizadas como subtarefas ou tarefas de checklist. ## Seções Colapsadas por Padrão Para declutrar a interface e se concentrar nas suas necessidades, talento ajustar as configurações para garantir que as seções estão colapsadas por padrão. ## Plantillas No Smart Suite, pode-se criar plantillas usando o campo de tarefa e utilizando valores padrão. Este método garante que os mesmos valores estão presentes sempre que uma nova regista é criada. A tradicional plantilla de usar automatizações em seu smart Suite solution, no entanto. ## Centro de Comunicação O Centro de Comunicação permite mensagens de formato completo, troca de mensagens de e para, de atraso curto, e a capacidade de resolver, ver todas as mensagens, dar reações, e rastrear outros detalhes. Embora talentar abrir isso por padrão talvez seja bem-vindo, é uma preferência pessoal. ## Funcionalidades Adicionais O Sistema Smart Suite continua desenvolvendo e melhorando as suas funções de fluxo de trabalho. Por exemplo, em relação às tarefas relacionadas, podem haver algumas alterações em breve. Aguarde atualizações! ## A Deletar detritos e exibições desempregadas Finalmente, é importante a apagar detritos e exibições desempregadas que não combinem com o modo de gerenciamento de trabalho ou o seu fluxo de trabalho de equipe. Manteja as exibições que melhorem para o seu cérebro e rápida acesso à informação no modo que funciona melhor para você. --- Este é o texto revisto e formatado, mantendo a formatação Markdown, como solicitado. Erros gramaticais e de pontuação foram corrigidos, assim como problemas de formatação relacionados a subtarefas e plantillas. # Arquivo: Construindo seu CRM dentro de SmartSuite com abordagem orientada a processos (Vídeo 13) ## Introdução Este documento fornece uma versão revisada e formatada do texto, mantendo a formatação Markdown e garantindo a correção gramatical e estrutural. O texto está organizado em seções com títulos claros e formatados com devido cuidado. **Remanescentes Preliminares** - Você pode ser familiarizado com a implementação de sistemas de forma tradicional, mas siga em frente. - É bom saber que a Devante te ajudou a construir um sistema. - A última coisa para abordar é o preparo para o dia seguinte estabelecendo o sistema para uso. **Preparação para o Manhão do Dia que vem** 1. **Destacando favoritos: ** Adicionando as visualizações que mais gostas ao item de favoritos para acesso rápido no manhão. 2. **Limpeza de Dados de Demonstração: ** Apagando dados de demonstração da solução integral. 3. **Ponto de Partida: ** Clarificando onde começar o dia – as tarefas serão encontradas na área de trabalho com tarefas atribuídas a nós. **Estrutura de Gerenciamento Básica de Tarefas no SmartSuite** 1. **Criação de um Workspace: ** O container principal é o seu próprio workspace, com as configurações ajustadas para conveniência. 2. **Criação de uma Solução: ** Gerenciando o fluxo da solução visando a rastreamento de tarefas. 3. **Revisão de Navegação: ** Revisando brevemente os principais áreas de navegação no SmartSuite, com uma observação sobre a função de pesquisa. 4. **Webinários Próximos e Recursos: ** Destacando recursos e próximos webinários. **Bônus: Propaganda Idosa** - O vídeo de Abby da quarta-feira será demonstrado aplicando uma abordagem orientada a processos para melhorar a configuração básica. **Perguntas Frequentes** 1. **Papel do Processo & Framework: ** O procedimento e o framework ajudarão a configurar o sistema, com os processos sendo a parte mais importante. 2. **Tarefas Recorrentes: ** A próxima semana abordará a previsão de capacidade, incluindo tipos de tarefas, separando as ideias das tarefas, e lendo a capacidade em escalas diferentes. **Automação Avançada & Ligação de Registros** 1. **Smart Suite Sem Ligação de Registros: ** É possível usar o SmartSuite sem ligar registros, mas a ligação de registros fornece vantagens para dependências, rede e criação de uma base de dados relacional. **Encerramento** - Agradecimento pelo envolvimento do público. - Encouragement para os espectadores a experimentarem o SmartSuite por conta própria usando o link de afiliado. - Trabalhando em oferecer uma desconto de 10% em contas adicionais para respostas adicionais ou informações adicionais. # Sistema de Gestão de Relações Comerciais (Client Relationship Management System) Acompanhar as relações com os clientes é essencial para qualquer empresa, e um CRM (Client Relationship Management System) é uma ferramenta que ajuda nisso. Aqui está uma breve descrição do que um CRM é e como pode ser usado ao lado da Smart Suite. ## O que é um CRM? Um CRM é um sistema para acompanhar as relações com os clientes e gerir a base de dados de clientes. Ele pode ser usado no lado de vendas, mas também se aplica ao ciclo completo de vendas e jornada do cliente. Nesta apresentação, vamos discutir sobre utilização de um CRM não apenas para vender mais produtos, mas também para nutrir relações existentes. ! [Jornada do Cliente](customer-journey. png) A jornada do cliente pode ser dividida em várias etapas: 1. **Existente**: Alguém que existe na internet ou em nosso banco de dados, mas que talvez não seja um cliente potencial. 2. **Cliente Potencial**: Alguém que pode estar interessado nos nossos serviços, doações ou parcerias. 3. **Ativo**: Alguém que está ativamente nos interagindo, seja através de uma colaboração ou de um projeto atual. 4. **Anterior**: Alguém que já se deparou com nosso projeto ou é mais uma vez não ativo. 5. **Fãs**: Fãs que já trabalharam com nosso projeto no passado e que podem nos ajudar a facilitar a jornada do cliente. Um CRM pode ajudar na jornada do cliente trackando onde ele está na processo e fornecendo informações sobre nosso fluxo geral. ## CRM na Smart Suite A Smart Suite pode ser uma ferramenta de CRM potente, especialmente para empresas que estão começando ou estão aos primeiros passos. Permite-nos trackar tanto as ações que precisamos tomar como a informação que precisamos gerir num mesmo espaço, sem a necessidade de várias ferramentas. Quando se trata de configurar um CRM na Smart Suite, as etapas de ação típicamente aparecerão no Meu Trabalho, pois a Smart Suite vem com características de gestão de projecto excelentes de forma nativa. No entanto, de maneira geral, é no lado da gestão de informações onde devemos colocar o nosso empenho, pois aqui é onde podemos desenvolver um CRM a partir de zero ou de modelos existentes. Na Smart Suite, possuímos duas principais categorias de informação que compõem um CRM: 1. **Contatos**: A unidade da relação. Pode ser uma empresa, uma pessoa, uma pessoa isolada ou uma família. 2. **Oportunidades/Negócio**: O resultado ou o resultado potencial da relação. Isto é o que esperamos alcançar do nosso relacionamento. Na Smart Suite, podemos desenvolver nosso CRM no nível de solução, aplicativo ou nível de registro ou até mesmo usando campos, listas de verificação, notas e conversas para adicionar outra camada de informação. A chave é manter a ordem da informação em conta, garantindo que a solução CRM em si está bem posicionada na hierarquia para fornecer os recursos que precisamos. Nossa sugestão como base é que a CRM como um todo seja uma solução na Smart Suite, utilizando algumas de seus modelos que discutiremos no seguinte. Em seguida, tenhamos as duas principais entidades (Contatos e Oportunidades/Negócio) comumente apresentadas como aplicações, com cada registro representando uma pessoa. Teremos muitos registros para cada contato e cada oportunidade ou negócio, e teria uma aplicação separada para cada dessas duas bases de dados. Novamente, não é a única maneira de definir um CRM na Smart Suite, mas é uma das mais comuns. Vamos discutir as razões desta abordagem mais adiante na apresentação. Qualquer pergunta sobre esta peça inicial? Se sim, quanto nosso jornada do CRM? Entre em contato no chat. Estou aqui para ajudar a responder qualquer pergunta que você possa ter. # Smart Suite: Software de Gestão de Trabalho para Workflow Agile Este documento abordará o uso do Smart Suite como ferramenta de gestão de trabalho em vários workflows. ## Visão Geral O Smart Suite é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada em workflows com níveis de estrutura variáveis. As equipas podem utilizar-a para complementar sistemas CRM existentes ou como uma solução standalone. ## Desafios - Requisitos de conformidade nas indústrias reguladas - Herança de sistemas legados - Necessidade de integração com proveedores deseguro ## Casos de Utilização 1. **Workflows de menor estrutura**: O Smart Suite pode proporcionar uma abordagem mais estruturada para equipas que não possuem muito em place e estão à procura de mais organização. 2. **Workflows de maior estrutura**: O Smart Suite também pode funcionar bem para equipas que são obrigadas a utilizar soluções estruturadas, mas que a encontram inflexíveis quando lidam com tarefas em rápida evolução. ## Perguntas a Considerar 1. **Classificação de Dados**: Determine se um pedaço de dados, como um contacto, uma oportunidade ou um registo, deve ser um campo ou um registo. [Regras de Unhas](#regras-de-unhas) 2. **Tratamento de Sistemas Externos**: Estratégias para trabalhar com o Smart Suite quando ainda se necessita de um sistema externo. 3. **Sistemas ERP**: Estratégias para utilizar o Smart Suite quando se está limitado a um sistema ERP dedicado Gerente completo. ## Regras de Unhas - Essa peça de dados precisa ser associada a uma ação? Se sim, reduziu-se ao mínimo às duas opções: Campo de Checklist ou Registo. - Se a resposta é não, é um campo. - Se a resposta é sim, considere a seguinte: - Precisa haver outros campos dentro desta coisa? - Quer garantir que seja fácil de ver na visão global? - Precisa de ser possível relatar sobre ela em determinadas maneiras? ## Exemplo: CRM de doações com Smart Suite Neste exemplo, construiremos um CRM para uma organização sem fins lucrativos dedicada ao gerenciamento de doações. No entanto, estas princípios são relevantes para qualquer CRM, sem importância da indústria. ### Passos 1. **Escolha um Modelo**: Utilize o modelo que melhor se adeque aos seus requisitos. Procure 'CRM' ou a abreviatura 'CRM'. 2. **Renomeie a Solução**: Renomeie a solução conforme suas preferências e ajuste os permissos conforme necessário. 3. **Personalize as Aplicações**: Personalize as aplicações segundo os requisitos nunca. Neste exemplo, vamos focar em doadores e doações. 4. **Renomeie as Aplicações**: Renomeie as aplicações (doadores e doações) conforme os requisitos nunca. 5. **Personalize Donadores e Doações**: personalize os campos segundo os requisitos nunca. ## Exemplo: Registo de Doador no Smart Suite Um Registo de Doador no Smart Suite inclui os seguintes campos: - Nome - Número de Telefone - Email - Informação profissional - Informação pessoal - Foto - Perfil de LinkedIn - Membros da Família Podes personalizar o Registo de Doador para se adequar aos teus requisitos. --- Fique à espera de mais informação sobre como adicionar isso ao Smart Suite e sobre como lidar com sistemas externos. # Informação Profissional ou Informação Básica Organizada para Prioritização Este documento detalha uma estratégia para organizar informação profissional de forma estruturada e fácil de visualizar usando um CRM (Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos). ## Visão Geral Vamos reorganizar algumas secções para rastrear níveis de prioridade diferentes, com um foco nos dados de doadores, preferências de comunicação, familiares e realidades múltiplas de funções numa organização mais fluida. ## Informação dos Doadores Comecemos pela informação dos doadores. Priorizaremos 'Doações' no início de cada registro, seguido por seções opcionais expandíveis para detalhes adicionais. Essas seções podem incluir: 1. **Nome da Doação** O nome da doação feita pelo doador. 2. **Total de Doações** Uma resumo de todas as doações feitas pelo doador. 3. **Nome** Esta secção já será preenchida com o nome do doador, pois é um campo padrão em grande parte dos CRMs. 4. **LinkedIn** Link para o perfil de rede de negócios do doador. 5. **Notas** Notas pessoais que possam ser relevantes. ## Famíliares Para rastrear familiares, podemos implementar abordagens flexíveis. Disponibilizamos duas opções: 1. **Modelo de Plantão Padrão**: Insira um modelo de plantão padrão na área de observações onde haja prompts para incluir detalhes familiares. 2. **Dados Estruturados**: Quebre a secção de informações em dados estruturados com sub-itens dedicados a rastrear familiares. Isto pode ser feito usando sub-itens e esconder-los por padrão para que o registro não fique demasiado inundado. ## Realidades Múltiplas Quando se trata de gerenciar pessoas que desempenham vários papéis (doador, voluntário, fornecedor, etc. ), considere centralizar a sua base de dados de pessoas. Isso é particularmente útil em organizações não-profit de menor escala que gerenciam suas informações de forma autónoma sem a necessidade de uma frente central de mando. Neste exemplo de mockup, nos focamos na gestão de relações com doadores. No entanto, vale a pena notar que com uma base de dados de contactos mais geral, podemos incluir todo o tipo de contactos, não apenas doadores. Assim, nossa configuração torna-se mais adaptável para lidar com realidades de papéis múltiplos comumente encontrados em organizações comunitárias dirigidas por membros da comunidade. ## Oportunidades e Fases Na secção de oportunidades (neste caso doações), temos vários campos para ajudar a rastrear cada oportunidade: 1. **Nome da Doação**: O nome da doação intimamente relacionada com a oportunidade. 2. **Status**: Reflete o estado atual da oportunidade (por exemplo, pendente, fechada, etc. ). 3. **Relações**: Coliga a oportunidade com a informação global associada ao doador. 4. **Valor da Doação**: O valor da doação. 5. **Data da Doação**: A data em que a doação foi feita. 6. **Mensagem de Graças Enviada**: Indica se uma mensagem de agradecimento foi enviada. 7. **Outros Detalhes**: Mais detalhes relacionados à oportunidade. ## Ações para Aplicar e Informações a Aplicar Agora que temos esta informação, o próximo passo é usá-la a fim de aplicá-la em ações práticas e tarefas como contratos. Se tiver alguma dúvida, por favor, pergunte. ## Adicionando Membros Internos do Time Para adicionar um membro do time interno a um registro sem adexugar a lista de tarefas, considere usar um campo separado de pessoas que não mostre na sua visão de trabalho. Assim, membros do time e indivíduos importantes podem ser associados a um contacto sem ser o usuário designado ou responsável. # Contratos: Uma Função Adicional mostrando a Expansão para Os Fluxos Os contratos são uma função adicional a esta visão, que criei em aproximadamente cinco minutos para demonstrar como podemos expandir este determinado fluxo para contratos. Queria incluí-lo aqui porque, durante o live stream original, foi mencionado que faremos algum trabalho em contratos. No entanto, ao nos dirigirmos para doadores, eu percebi que isso talvez não seja parte da história principal. No entanto, eu ainda queria incluí-lo como um nó para aquele promessa original. ## Situações com Um Pequeno Adicional de Dados Nos casos em que temos um pequeno adicional de dados além de contatos e oportunidades que são importantes para nos acompanhar, vamos considerar um caso em que tem item como a papelaria associado a cada acordo. O papelaria, por exemplo, como contratos, que é bastante comum para empresas de serviços. ## Cenário de Teste: Contratos necessário para Acordos Para que cada oportunidade ou acordo seja fechado, para um carro ser vendido, ou para uma grama ser cortada, precisamos ter um contrato em vigor. Como profissionais, queremos garantir que haja uma compreensão clara e esperanças, e isso é importante para nós ter associado nossa oportunidade ou acordo. ## Opções para Adicionar Contratos Temos as mesmas opções antes: podemos adicionar o contrato como um campo adicional, o que isso poderia ser criando um campo como "receita ou contrato" em nossos doadores, permitindo-nos ter uma caixa de seleção adicional para garantir que estamos cumprindo nossa promessa e ter estes pedaços em lugar. ## Utilizando o Designer de Documento Pronto Inteligente Uma abordagem mais sofisticada pode ser a utilização do designer de documento pronto inteligente Smart Suite e a criação de nossos próprios documentos dentro do Smart Suite. Isso é novo e está em fase de lançamento inicial, mas durante o tempo que muitos de vocês estiverem implementando isso, talvez já esteja fora do estado de Alpha. O Smart Suite designer de documento permite-nos criar PDFs e outros tipos de arquivo diretamente no Smart Suite usando um editor arrastar/soltar. Por exemplo, eu poderiam ter um retângulo grande aqui para o título do receptor de doações, com um centro transparente. Então podemos usar o gerador de PDF para exportar e imprimir arquivos que podem ser salvas e anexadas ao registro particular do receptor de doações ou só enviarem para o doador. ## Informação preenchida automaticamente com base num modelo definido Nossa texto seria consistente sempre, mas então temos dormins que são dinâmicos e adicionados através de cliques em campos, escolhendo o campo mágico, incluindo campos relacionados, e campos de rolagem que eu gostaria de incluir como o nome da empresa do doador e acrescentando esse ao documento. Quando tiver terminado de desenhar o meu documento, posso clicar "Visualizar" e alternar entre todos os registros dessa determinada fluxo e ver o documento automaticamente gera. ## Funcionalidade de Contrato Não Automatizada Esta funcionalidade está em Alpha, portanto, ainda não está automatisada (não está a adicionando automaticamente ao registro), mas isso é uma funcionalidade Alpha e é suprisingemente funcional em seu estado atual. É meu entendimento que veremos um desenvolvimento muito mais na funcionalidade desta característica nos próximos meses, e espero que em três meses esteja funcional. ## Controle do Formulário de Contrato Você talvez não precise de uma área dedicada de contratos a princípio. O que mostrei do designer de documento e a anexação aqui pode ser suficiente, e para os principais negócios de serviços, isso é suficiente. No entanto, para processos de contratos mais complexos, você pode querer tirar um passo adicional e, em vez disso, fazer parte de um aplicativo. Isso é o que estou mostrando com a adição à minha escolha sobre o modelo, que não faz parte do modelo de mão dupla. O formulário para este novo aplicativo de contrato é simples: título de contrato, dois campos de assinatura, data do contrato e notas. Isso é tudo – nenhum outro campo aqui. Uma forma simples. Poderia mesmo fazer isso até mesmo mais simples, criando um layout de uma coluna. O motivo para fazer isso e tornar esse seu próprio registro é para que possamos facilmente gerar contratos de forma dinâmica. Há muitas formas em que podemos faze-lo, mas neste caso, eu estou assumindo uma abordagem simples para contratos em que não temos termos que mudam, e precisamos que as pessoas assinem. Este formulário seria incrível se você tivesse, por exemplo, um salvamento e precisava que todos os voluntários assinassem, ou se você precisava ter uma recepta ou confirmação de recepta, ou se precisava de haver um registro empregada cada vez que alguém assumia o treinamento novo de voluntários. ## Outras Funcionalidades e Considerações Há outras funcionalidades e considerações para pensar quando se trata do formulário de contrato. Por exemplo, estes campos podem ser explicados de maneiras diferentes, então apenas diga "a data atual". Temos todos os recursos que você esperaria ver em termos de formulários, como pergunta sendo interrogada, título, texto de ajuda que descreve como preencher e o campo em si. Isso checa em campos que criamos no registro, então você verá onde os dados estão sendo preenchidos e preenchidos nesses campos no back-end do sistema. Gostaria apenas de destacar isso para qualquer um que não trabalha no sistema de data americano – não entendo por que a fazemos nessa ordem e não faz sentido. Portanto, se você tem um modo lógico de organizar suas datas, pode alterar a formatação aqui para adaptar à sua preferência e, se você estiver trabalhando em várias regiões, também é possível alterar isso no seu ambiente de trabalho para que você tenha uma ordem lógica (por exemplo, dia-mês-ano ou ano-mês-dia). A última abordagem para a opinião do Chat – o como estamos a sentir sobre este fluxo de contrato? Podemos fazê-lo integrar na capacidade de assinatura? Sim, podemos. Duas opções: 1. Usando o campo de assinatura inserido no Smart Suite: todo o que estamos fazendo aqui é adicionando um campo assinatura, e claro – já temos aqui, pois o Smart Suite está adicionando permissões e lógica condicional (embora ninguém ainda esteja em uso exclusivo para os campos relacionados a essas funcionalidades, onde poderíamos ter campos ocultos ou não ocultos – isso ainda é se aproximando). Também podemos travar esses campos se desejarmos, onde apenas determinadas pessoas podem ver os campos enquanto isso está evoluindo. 2. Usando uma ferramenta de assinatura externa: também pode fazer isso, e podemos falar mais sobre isso se estiver interessado. Abby: Pode ser adicionado ao formulário de contrato então para que ele possa ser enviado e logo recebido de volta? Pergunta boa. Por enquanto, eu diria sim, mas com um cavalo de marca: precisaremos primeiro de escrever corretamente "contratos". Então, talvez o que isso pareça quando termos um controle: teremos um controle em vigor que quando criamos, poderemos preencher os campos que desejamos. Dá para enviar esse contrato para o cliente. Ao preencher o formulário, ele pode dizer "sim, concordo" ou comentar no anexo adjunto, etc. Terminaria com registros duplicados, embaraçoso! Salve o registro e poderíamos simplesmente apagar as duplicatas usando um controle automático. Isso é um pouco complexo, e se pensar nisso um pouco mais, talvez tenha uma solução mais enxuta para você, Abby. # Guia sobre como utilizar a Smart Suite para gerenciamento de dados ## Conteúdos 1. **Encontrar e atualizar registros** 2. **Integração de dados de aplicativos diferentes** 3. **Adição de dados na Smart Suite** 4. **Smart Suite vs ClickUp para Solopreneurs** 5. **Integração com Wix** 6. **Deixar comentários em registros** ## 1. **Encontrar e atualizar registros** Vamos encontrar um registro que corresponda à informação que estamos procurando e em seguida atualizar os registros conforme a seguinte: - Se eles enviam um formulário dizendo 'Sim, sou eu quem assino', é bom corresponder com o contrato que tem pendente e atualizar ambos de maneira correspondente, criando uma ligação entre eles. - A função de pesquisar ou consultar é rara de ver em software de gerência de trabalho mas é um poder potencial de super-herói na Smart Suite. - Quando tudo estiver sincronizado, talvez queiramos adicionar uma ação de utilização do designers de documentos e envio de uma cópia assinada, mas isso ainda não é pós-beta. ## 2. **Integração de dados de aplicativos diferentes** - Para obter dados de dois aplicativos diferentes (contatos e empresas) simultaneamente, podemos ligar os aplicativos uns aos outros, abrindo-nos para acessar suas funcionalidades significativas. - Por exemplo, se temos contatos e empresas, podemos ligar os através da relação que existe entre os aplicativos de Contatos e Empresas. - Quando ligados, a Smart Suite permite-nos acessar informações aninhadas usando fórmulas, formulários, funções de pesquisa e muito mais. ## 3. **Adição de dados na Smart Suite** - Existem quatro opções para adicionar dados na Smart Suite: 1. Transfira seus arranjos ou necessários para a Smart Suite. 2. Mantenha os seus ferramentas existentes e armazene simplesmente dados necessários na Smart Suite que não estejam armazenados em nenhum lugar outro. 3. Integre as suas ferramentas preferidas diretamente com a Smart Suite, usando integrados Integrations e automações na área de 'Automations'. 4. Utilize a opção de importação se tiver dados rastreados em planilhas ou outras aplicações, pois a Smart Suite apoia CSV, Excel, importações de contactos de várias fontes, etc. ## 4. **Smart Suite vs ClickUp para Solopreneurs** - Para uma comparação detalhada entre a Smart Suite e ClickUp, recomendo assistir ao vídeo do click up versus Smart Suite. - Ambos os ferramentas atendem a diferentes prioridades e perfilos, então a escolha melhor para você dependerá de suas features, modelo de negócios, orçamento e necessidades de tecnologia. ## 5. **Integração com Wix** - Não existem integrações diretas com Wix, mas talvez haja uma conexão através de ferramentas como Zapier ou Make, principalmente se estiver utilizando agendas de Wix ou funcionalidades similares. ## 6. **Deixar comentários em registros** - Atualizando um registro e deixando um comentário são essencialmente a mesma coisa no universo de Smart Suite. Título: Painel de Relatórios de Vendas no Smart Suite =================================================== Bem-vindos ao nosso live streaming! Hoje iremos focar no Painel de Relatórios de Vendas no Smart Suite, e nesta sessão, vamos cobrir dois tópicos principais: 1. Resumo do Painel de Relatórios de Vendas no Smart Suite 2. Criação de um Painel de Relatórios de Vendas ### Pré-requisitos * Ter uma conta no Smart Suite * Se não tiver uma, inscreva-se utilizando o link de afiliado mencionado na descrição ou siga as instruções da nossa última live stream. ### Agenda 1. Introdução 2. importância do Relatório no Smart Suite 3. Workflow do Relatório de Vendas 4. Setup de Dados Boas 5. Painéis e Vistas de Gráficos no Smart Suite 6. Criação de um Painel de Relatórios de Vendas 7. Q&A ### Resumo do Painel de Relatórios de Vendas no Smart Suite * Compreende os conceitos de relatório * Identifique uma pergunta * Reveja a autenticidade dos dados * Reveja a autenticidade dos dados * Responda à pergunta ### Workflow do Relatório de Vendas * Identifique a pergunta * Registre os dados * Reveja os dados * Responda à pergunta ### Setup Correto de Dados * Registre os dados de forma adequada * Evite registar excesivo ou pouco dados ### Painéis e Vistas de Gráficos no Smart Suite * Tipos de visão no Smart Suite * Vista de Gráfico + Gera um gráfico para visualizar os dados + Opções visuais de gráficos: gráficos de bármetras, gráficos de dispersão, gráficos em mapas de calor, etc. + Tem limites para campos quebrados como campos no Smart Suite * Painel de Vista + Combinação de várias visões para criar um relatório completo ### Criação de um Painel de Relatórios de Vendas * Passos para criar um painel de relatórios de vendas no Smart Suite * Dicas e práticas recomendadas * Tendências e temas comuns na indústria ### Q&A * Endereçando quaisquer perguntas ou preocupações relacionadas com relatório de vendas no Smart Suite ### Outro * Obrigado por se juntar a nós * Revejem-se por nossa próxima live stream, onde iremos mergulhar mais a fundo no painéis de gráficos e visão do Smart Suite ### Links * Vídeo 16: [<https://www.youtube.com/watch?v=M7GF9EHqkAE>](https://www.youtube.com/watch?v=M7GF9EHqkAE) (English) Obrigado, e vejam-nos na próxima live stream! # Documentação: Visualizações de Gráficos e Painéis na Smart Suite Este documento descreve a utilização de Visualizações de Gráficos e Painéis dentro da Smart Suite, com um foco na sua criação, organização e capacidades. ## Visualizações de Gráficos As Visualizações de Gráficos são ferramentas poderosas para resumir conjuntos de dados individuais em uma aplicação. ### Configuração Básica de Visualizações de Gráficos Para criar uma Visualização de Gráfico: 1. Navegue para a aplicação que deseja relatar (por exemplo, doações ou contatos). 2. Crie a visualização desejada, que será específica para os dados que você está tentando analisar. 3. Determine se a visualização será pública ou privada, baseado na sensibilidade e na possibilidade de enchenamento de visualizações de outros usuários. ### Inserção de Visualizações de Gráficos Para um relatório dinâmico, é possível inserir Visualizações de Gráficos nos Painéis. Para fazer isso: 1. Selecione a Visualização de Gráfico que criou no local. 2. Use a opção "Inserir Gráfico" para que a visualização apareça como parte de um relatório mais amplo nos Painéis. ## Painéis Os Painéis servem como canvases flexíveis não só para a criação de simples gráficos, mas também para a inserção de informações armazenadas em outros locais na Smart Suite. ### Configuração Básica de Painéis Para criar um Painel na Smart Suite: 1. Navegue para a Visualização de Painéis. 2. Ao criar, isso resembelará a um quadro em branco, onde você pode criar gráficos, inserir informação, etc. ### Utilização de Painéis #### Múltiplas peças em movimento Os Painéis tipicamente consistem em múltiplas peças em movimento (widgets), que podem incluir: - Visualizações de Gráficos inseridos - Medições de comparação e progresso - Gráficos criados diretamente no painel - Embeds de conferências e elementos externos (por exemplo, desenhos no Figma) - Blocos personalizados para a construção de relatórios personalizados ## Diferenças entre Visualizações de Gráficos e Painéis Embora Visualizações de Gráficos e Painéis compartilhem algumas semelhanças, o nível de complexidade para a criação de gráficos delas difere. A maioria das situações envolverá a criação de Visualizações de Gráficos como visualizações individuais e a embedida em um Painel para obter um relatório mais abrangente. ### Relatórios em Ambientes Externos Embora principalmente construído para membros, há formas de utilizar Painéis em ambientes externos (por exemplo, relatórios de conselho durante reuniões mensais). Convite usuários externos para o Smart Suite ou apresente o painel durante reuniões como uma apresentação viva. ## Opções adicionais de relatório na Smart Suite Ao focar-se nas Visualizações de Gráficos e Painéis, é importante ter em mente as opções de relatório adicionais na Smart Suite: - Exportações (por exemplo, CSV, PDF) - Integration com outras ferramentas (por exemplo, Zapier, Make) ### Importação e exportação de dados As opções de importação e exportação permitem que você leia dados para o Smart Suite ou saia dele para possibilidades de relatório infinitas. Para necessidades de relatório avançado, a Smart Suite fornece uma base de dados estruturada que torna a integração com outras ferramentas simples (por exemplo, envia visualizações para criar painéis de tabelas em outras aplicações). ## Cenários de Relatório e Perguntas - Se você tem algumas tipos específicos de relatórios que deseja construir em seu próprio espaço de trabalho, conte-nos no chat. - Para propor exemplos de painéis de visualizações, enterrém-nos com a questão que você está tentando responder, e nós farámos ajustes no painel de acordo. # Perguntas 1. Brad pede, "Os painéis estão somente visíveis para os membros da Smart Suite? " - Sim, os painéis são principalmente construídos para uso por membros; no entanto, há casos de uso externos. 2. "É isso o único recurso de relatório na Smart Suite? " - As Visualizações de Gráficos e Painéis são as principais opções para relatório interno, mas a Smart Suite oferece outras funcionalidades como exportações e integrations para necessidades de relatório avançado. 3. "O que visualizações de painel do eu precisar? " - Determine a questão que você quer perguntar, então revertamete o que o painel ou outra ferramenta deve possivelmente estruturar para melhor responder a sua questão. # Painel do Conselho Diretivo: Manter os Conselheiros Diretores Engajados e Informados Este painel foi desenvolvido para enfrentar o desafio de manter os conselheiros diretores engajados e atualizados com mão de obra mínima, principalmente para organizações sem fins lucrativos. O objetivo principal é fornecer áreas de informação relevante aos conselheiros diretores para que esses possam participar de reuniões de conselho com maior facilidade. ## Visão Geral do Painel O painel está dividido em várias seções que oferecem uma visão geral e detalhada de informações. ### Área de Texto Uma área de texto constante foi criada usando comandos de formatação para fornecer uma visão geral e vincular a informações úteis, como agendas, diretrizes de marca, e um calendário de eventos. ### Área de Contato Abixo da área de texto, existe um campo chamado de informações de contato. ### Wrights Google Meet e Contadores de Contagem Regressiva Estes painéis agradáveis permitirão que os membros do conselho entrassem na reunião e recebam uma contagem regressiva de lembretes para o próximo evento ou atividade. ### Área de Objetivos A seção de contabilidade deste painel apresenta um painel progressivo que muda de tamanho dinamicamente para fornecer uma representação visual do progresso em relação ao objetivo. Neste caso, o objetivo é um objetivo de arrecadação de fondos ou termômetro, mas pode ser customizado para corresponder a objetivos individuais. #### Painel de Progresso Este painel apresenta o progresso em relação ao objetivo e atualiza automaticamente conforme novas doações atendem aos critérios do painel dado. O campo de doação no Smart Suite foi utilizado para este propósito. #### Painel de Detalhes Localizado abaixo do painel de progresso, esta tabela apresenta mais informações detalhadas sobre as doações de cada mês, juntamente com uma linha de referência para indicar o objetivo anual e uma área somatória do gráfico no topo. ### Objetivo Secundário de Página de Página O segundo painel de objetivos foca no aumento da média do tamanho da doação. Este painel foi configurado de forma semelhante ao primeiro painel de objetivos, usando o nosso rastreador de progresso para exibir a quantia e o número alvo, permitindo que conselheiros membros facilmente verifiquem o status deste objetivo. ### Relatórios de Rastreamento de Tempo Para relatórios de rastreamento de tempo, vocês devem verificar o live stream de duas semanas atrás, em que discutimos gerenciamento de capacidade e relatórios de tempo/rastreamento. ## Conclusão Final A combinação de uma visão geral e detalhada é uma ótima maneira de dar pessoas uma visão rápida juntamente com a capacidade de explorar mais profundamente. Este painel oferece uma maneira clara e concisa de manter conselheiros diretores engajados e informados. # Lista de Contato do Banco de Telefone: Um Relatório de uma Natureza Distinta com Suite Inteligente Embora tenhamos um pequeno widget adicional aqui que está marcado no fundo, disculpe-me pelo meu rosto que está bloqueado, por isso removo-me por um momento e mostro-lhe agora o exemplo da **Lista de Contato do Banco de Telefone**. Este relatório é pré-definido como uma visualização na **Suite Inteligente** que é **pública** e então inserida neste painel. A **Lista de Contato do Banco de Telefone** é um relatório que é projetado para fornecer aos colaboradores-chave uma lista de contatos que precisam ser contactados. Neste caso, os contatos são doadores que apoiaram anteriormente, mas ficaram inativos por um tempo. * **Objectivo: ** O intuito deste relatório é ajudar o time executivo e os membros do conselho a responder à pergunta: Tempo pouco, o que ocorreu, e o que posso fazer eu, como membro do conselho, e quando devo estar para fazer isso? ## Configuração da Lista de Contato do Banco de Telefone Aqui está a configuração da **Lista de Contato do Banco de Telefone** na **Suite Inteligente**: 1. A **Lista de Contato do Banco de Telefone** é uma visualização pública, não um painel ou gráfico, e é filtrada para exibir apenas doações de grande porte. 2. A visualização é filtrada adicionalmente para mostrar doações feitas em uma determinada faixa temporal, o que significa que estão inativos há algum tempo. 3. Os contatos estão agrupados pela magnitud de suas doações, de modo que estão priorizados. 4. A lista de contatos visivel pode ser ligada ou desligada no painel, fazendo dela uma lista viva e respiradora de chamada. 5. A lista inclúida no painel é em tempo real, atualizada conforme os doadores entram e saem. Para um **Exemplo de Entidade sem lucro**, a **Lista de Contato do Banco de Telefone** poderia ser traduzida para: 1. **Lista de contato de cliente anterior** 2. **Lista de contato de parceiro ideal** O objetivo permanece o mesmo — fornecer aos colaboradores-chave (por exemplo: patrocinadores, parceiros ideais, clientes ideais, ex-clientes, etc. ) um relatório de conhecimento sobre quem devem ser ligados. # Documentação Técnica: Visão Geral do Painel de Gestão de Prestação de Serviços Este documento fornece uma visão geral do nosso Painel de Gestão de Prestação de Serviços e suas funcionalidades. ## Tarefas Aparicidas baseado em Filtros Quando um utilizador seleciona determinada caixa de verificação no painel, é ocultado os tarefas que estão "agradecidas" baseado nos filtros existentes. No entanto, estas tarefas ainda aparecerão em outros visuais disponíveis para manter a visibilidade. ## Fila de Agradecimento Implementamos uma funcionalidade "Fila de Agradecimento" para clientes que desejam rastrear o seu progresso em enviar cartas de agradecimento. Esta funcionalidade pode servir como uma ferramenta de definidores de metas, e podemos criar relatórios para visualizar esta data. ### Motivação para Enviar Cartas de Agradecimento Por rastrear o número de dias que demora enviar uma carta de agradecimento e por criar correspondentes gráficos, podemos motivar os utilizadores para enviar rápido cartas de agradecimento. Isto pode ser feito definindo metas, como enviar cartas de agradecimento dentro de um período específico. ### Visão de Gráfico para Rastreio de Cartas de Agradecimento Temos uma visão de gráfico que rastrea o número de cartas de agradecimento enviadas por mês agregado pela data da doação, por mês. Nossa intenção é manter esta visão em verde, e se um time estiver atrasado em enviar cartas de agradecimento, irá aparecer vermelho. ## Média de Doações este Mês No nosso painel, temos um gráfico que exibe a média de doações para o mês atual com um widget de comparação. No entanto, é importante especificar o objetivo antes de configurar o título do widget particular para resultados precisos. ``` Título: Nossa meta é 5, 000 doações Progresso atual: 8, 500 ``` ## Doações por Proprietário Esta secção se foca no aspecto vendas do painel de doações e a otimização de processos baseado em uma relação proprietária particular. Podemos criar gráficos que mostrem o número de doações em função de doláres gerados por propriedade por tipo de doador. Isso é útil para identificar que membros da equipe estão gerando mais doações e onde podemos concentrar os esforços de forma adequada. ## Mapa Aquecido O nosso mapa aquecido é uma ferramenta poderosa que nos permite visualizar os dados baseados num formato colorido. Por exemplo, no mapa aquecido que mostra o total de doação e grupo por relação proprietária e tipo, podemos criar um filtro dinâmico para quebrar isso por pessoa, nome de doação, ou outras categorias relevantes. A introdução do mapa aquecido em una visão de painel separada dá-nos mais flexibilidade e poder para gerar relatórios com base nas nossas necessidades específicas. ## Perguntas Importantes Quando criar um painel, é essencial começar com uma boa pergunta que resolva um problema específico, como: - Como podemos garantir que Melissa vendas mais vendas corporativas? - Que pessoa está a fazer as maiores vendas corporativas? - Que pessoal é o nosso doador principal? - Que pessoal devo ligar hoje? - Vamos realizar as nossas metas ou não? Através de perguntar-nos (e nossos colegas ou orientadores orientados para processos) as questões certas, podemos criar relatórios eficazes que dão decisões firmes para a nossa equipa. ## Para obter mais informações Para ajuda adicional na configuração de bancos de dados, importação de informação, ou na utilização das funcionalidades do Smart Suite, faça referência aos nossos vídeos de tutoriais no YouTube ou contacte-nos para mais apoio. Estamos animados a ajudar-vos a criar grandes relatórios e painéis para otimizar os processos! ## Anexe-se a Nossa Lista de Espera Ficará-vos informado sobre as nossas últimas funcionalidades e serviços a juntar à nossa lista de espera para anúncios em breve! # Vídeo 17: Guia de Anotação para SmartSuite É provável que já tenham ouvido falar do SmartSuite, o patrocinador deste vídeo. O SmartSuite é a ferramenta de escolha quando with precisar de organizar dados e tarefas. Neste vídeo, vamos passar a aprender como pode organizar a sua anotação em três formas diferentes dentro do SmartSuite. Chamaremos isto de iniciante, intermediário e avançado. ## Iniciante: Método de Comentário Este método amigável para iniciantes não requer qualquer alteração na sua interface do SmartSuite. Para rastrear suas anotações, basta ir para a sua área normal dentro da conta, onde você normalmente rastreia as coisas que quer comentar ou anotar. Neste exemplo, imagina-se que quero entrar no meu área de documentação porque criei uma documentação de procedimento operacional (SOP) e quero ter algumas discussões com a minha equipa sobre o significado dos SOPs. 1. Dentro da minha documentação, abra qualquer registo existente, como um procedimento operacional para butter toasted. 2. Clique no ícone de mensagem amigável para abrir o Centro de Comunicações. 3. Use a ferramenta de comentário poderosa no lado direito para escrever o que deseja discutir ou anotar para si e clique em Enviar. Esta ferramenta de comentário está disponível dentro de cada registo no SmartSuite por padrão, permitindo-lhe ter um registo de atividade e comunicadações sobre um determinado SOP. ## Intermediário: Criar uma Solução Para criar uma Solução utilizando um dos Modelos de Solução do SmartSuite: 1. Navegue através da página inicial clicando em `Adicionar uma nova Solução`, começando pelo Modelo e localize o modelo de reunião da equipa. 2. Carregue o modelo no seu perfil e acabará por ter um modelo de reunião pronto para utilização que poderá rastrear as suas notas de forma dinâmica. 3. Utilize a estrutura de notas, ações e resultados para anotar. Este método permite-lhe rastrear as suas notas em torno de certas reuniões e até mesmo mapear os seus agendas de reunião. ## Avançado: Criar um Documento Inteligente O Smart Suite também permite-lhe criar Documentos inteligentes, que consistem em campos com capacidades de edição extensas para texto longo e similares a Google Docs ou páginas do Notion. No entanto, este método pode requerer some familiaridade porque os Documentos funcionam como campos, não como documentos independentes como em outras ferramentas. --- Desfrute de organizar a sua anotação com o SmartSuite! Fiquem atrás para mais vídeos sobre dicas e truques do SmartSuite. [Vídeo 17: https://www.youtube.com/watch?v=c7y_fzCZSh8 (Idioma: en)](https://www.youtube.com/watch?v=c7y_fzCZSh8) Para mais informação, consulte o nosso vídeo anterior sobre a implementação de SOPs dentro do SmartSuite. # Acompanhamento de Minutas e Agendas em SmartSuite Este guia mostra como criar um sistema para acompanhamento de minutas e agendas em SmartSuite usando formatação Markdown. ## Opção 1: Sistema básico de gravação de minutas Essa é uma solução essencial para qualquer pessoa que precisa de um sistema de gravação de minutas e documentos simples e básicos em SmartSuite. ### Estrutura - **Título**: Minutas e Agendas - **Cor e ícone**: Escolha uma cor e um ícone de acordo com sua preferência. ### Conteúdo - Renomeie a Solução para "Minutas e Agendas" - Defina permissões para a solução de acordo com suas necessidades #### Aplicativo 1: Minutas Digitais (Meus Minutas) - Renomeie o aplicativo padrão para "Minutas Digitais (Meus Minutas)" - Personalize Campos conforme necessário para criar um sistema de minutas e agendas simples e eficaz ## Opção 2: Sistema de gravação de minutas intermediário É uma opção intermediária para usuários que precisam de um sistema de gravação de minutas mais estruturado com permissões granulares e automatizações. ### Estrutura - **Título**: Banco de Dados de Minutas - **Cor e ícone**: Escolha uma cor e um ícone de acordo com sua preferência. ### Conteúdo - Renomeie a Solução para "Banco de Dados de Minutas" - Defina permissões para a solução de acordo com suas necessidades #### Aplicativo 1: Minutas Digitais (Meus Minutas) - Renomeie o aplicativo padrão para "Minutas Digitais (Meus Minutas)" - Personalize Campos conforme necessário para se adequar às suas preferências pessoais de gravação de minutas ## Opção 3: Sistema de gravação de minutas avançado É uma opção avançada para usuários que querem construir um sistema de gravação de minutas dedicado ou próprio dentro de SmartSuite, semelhante às ferramentas como Notion. ### Estrutura - **Título**: Caderno Pessoal - **Cor e ícone**: Escolha uma cor e um ícone de acordo com sua preferência. ### Conteúdo - Renomeie a Solução para "Caderno Pessoal" - Defina permissões para a solução de acordo com suas necessidades #### Aplicativo 1: Minutas Digitais (Meus Minutas) - Renomeie o aplicativo padrão para "Minutas Digitais (Meus Minutas)" - Personalize Campos para recriar sua preferência de sistema de gravação de minutas dentro de SmartSuite. #### Aplicativo 2: Base de Dados de Tópicos (Opcional) - Crie um novo aplicativo para tópicos para conectar suas notas para uma organização e conectividade melhoradas. # Usando SmartSuite para Gerenciamento de Cliente: Guia Passo a Passo Este tutorial mostra como utilizar o SmartSuite para criar uma estrutura de gerenciamento de trabalho para o gerenciamento de clientes, permitindo a organização de informações de clientes e agendamento de reuniões em uma área integrada, automatizada. ## Pré-requisitos - Faça login no seu account de SmartSuite usando o link de afiliado disponibilizado na descrição do vídeo para receber descontos adicionais. ## Criando um Modelo de Solução de Gerenciamento de Clientes 1. No seu account de SmartSuite, acesse a área **Adicionar Nova Solução**. 2. Selecione **Modelos de Solução** para se preparar para a construção da sua estrutura de gerenciamento de clientes. 3. Devido à falta de um modelo pre-construído de treinamento, vamos reutilizar o modelo de gestão de pacientes para nossos fins. ### Configuração do Modelo de Solução - faça uma revisão da informação-chave, garantindo que as permissões sejam adequadas e altere o nome da solução, a cor e o ícone para refletirem nosso foco no gerenciamento de clientes. ### Personalização da Aplicação 1. Inclua personalizações dentro da primeira aplicação para alinhar com as suas suas rotinas de trabalho. 2. Modifique os Campos no Modelo de SmartSuite para adequá-los aos seus requisitos (por exemplo, altere o médico designado para o designado para o coach ou consultor). ### Campos Importantes para a Modificação - **Nome completo**: Talvez esteja apto para o uso. - **Coach/Consultor Designado**: Ajustar este Campo para representar o designado para o coach ou membro da equipe (estabeleça padrão para o criador do registro ou estabeleça um filtro para incluir membros específicos). - **Data de Nascimento**: Deixe-a como-esta, mas altere o termo para **Data do Clientes. ** - **Número da Segurança Social**: Elimine este Campo. - **Novo Paciente**: Alterar para **Novo Cliente. ** - **Medicamentos**: Irrelevante, elimine. - **Empresa de Seguro**: Mude este Campo para **Método de Pagamento. ** - **Desordens**: Alterar para **Notas Internas. ** - **Alérgicas**: Remova, ou altere para alergias metafóricas (por exemplo, personalidades do cliente). - **Cirurgias**: Altere para **Desafios/Prioridades. ** - **Desordens**, **Alergias**, **Cirurgias**: Se aplicável, filtre estes Campos baseando-se nos seus configurações de permissões de equipe para manter a privacidade do cliente. Siga estes passos para ajustar os Campos dentro dos sub-itens (Desafios/Prioridades) e views de agendamentos, renomeando listas e apps como bem-eu-quiser para ter uma CRM básica dentro da Solução de SmartSuite. Desfrute de uma workflow de gerenciamento de clientes mais organizada integrando o SmartSuite nas suas rotinas empresariais. Não se esqueça de avisar ao SmartSuite que enviamos-o ajustando as suas configurações de conta com o mensagem de apoio apropriado através de seu link de afiliado. Para obter mais detalhes sobre este processo, reveja o vídeo fornecido. Título: Gerenciamento de Formulários em SmartSuite --------------------------------------- Neste vídeo vou demonstrar como usar formulários em SmartSuite para coletar informações de maneira estruturada de seus usuários internos ou externos. Ao configurar tudo isso, você criará Registros dentro da sua conta de SmartSuite para auxiliar a organizar sua informação em uma visualização ou layout conveniente. Após terminar de configurar, você saberá: - O que são Formulários em SmartSuite? - As principais features que você deve saber - Como fazer para garantir que seus formulários sejam profissionais Se você ainda não assinou, certifique-se de se inscrever usando o nosso link de afiliado na descrição abaixo. Muito obrigado, SmartSuite, por patrocinar este vídeo e aproveite! Entraremos no template de Modelo de Agência de Marketing em SmartSuite. Você pode pensar: "O que isso é? ". Este é um dos templates de Solução de SmartSuite que você pode adicionar à sua conta de SmartSuite sem custo adicional. Somente digite "agency" para encontrar este modelo de experiência de uso e clique em "Usar modelo". Uma vez dentro, navegue até a App chamada "Solicitações de Trabalho", pois é ali onde encontraremos nossa forma de exemplo. Se você já tiver uma forma em sua própria conta, você pode pular este passo. Nós iremos examiná-la juntas. Este formulário é uma visualização dentro do SmartSuite, e uma visualização de forma é apenas uma área dentro de sua aplicação onde pode ver uma área de entrada para o banco de dados. Neste caso, temos uma solicitação de trabalho de formulário que permite que seja solicitada a informação de pedido de trabalho e sempre que este formulário for enviado, é criada nova solicitação de trabalho que aparece na nossa visualização de dados, como esta visualização de grade abaixo, onde aparecemos solicitações de trabalho por empresa. Para criar um formulário a partir do zero, você pode clicar no ícone de "+" dentro de qualquer aplicação relevante e selecione "formulário". Você também pode ter seus formulários dentro do recurso de Pastas de SmartSuite. Estas pastas podem ser excelentes se você tiver vários formulários que deseja manter organizados e você não gostaria de muitos deles espalhados. Uma vez que tenha o seu formulário no lugar, seja ele novo, antigo ou algo intermediário, podemos começar a construí-lo. Após dar um nome ao nosso formulário, podemos escolher se queremos que nossos outros membros desta área da nossa conta nos vejam ou não. Para maioria das pessoas, a opção pública será o mais provável, mas revise isso em seu caso específico. Depois de fazermos isso, nãomos clicar em Create View. Dentro aqui, a nossa visualização padrão é, sem dúvida, um pouco deixada de vontade. É apenas um documento em branco com um botão de envio. Ao customizar este formulário para adequar ao seu nome, marca e voz, nosso objetivo é definir instruções claras para quem preencher este formulário. Devido à localização nesta hiearquia de SmartSuite, estaremos usando este formulário para coletar novas solicitações de projeto ou pedidos de clientes de nossos clientes. Portanto, primeiramente, não queremos que o logotipo de SmartSuite esteja aqui. Gostaríamos de que este reflete nossa própria marca, voz de marca e logotipo. Quando clicares em logotipo para mudar, você pode escolher uma opção de várias, mas basta clicar e arrastar um arquivo que tem neste computador e clique em Upload. Com isso, agora temos nossa marca própria no seu formulário particular. Em seguida, vamos dar um título ao nosso formulário. Se quisermos ser cópias, podemos simplesmente chamá-lo de Nova Solicitação de Trabalho. Ou se quisermos ser mais criativo, podemos dizer algo como "Minha pesquisa está aqui" ou "Enviar pedido de trabalho agora". De qualquer forma, este será o título do formulário que o observador externo vê. Note que este título de Formulário aqui é diferente do nome interno. Então você pode ter dois nomes diferentes. Este pode ser chamado de "Pedidos de clientes" e o outro chamado "Enviar pedido de trabalho", pois abordam dois públicos diferentes. Faça isso ao definir sua pasta e aqui estão. A seguir, vamos fazer uma descrição e esta é uma área que não vemos utilizada frequentemente pelas pessoas. Mas ao utilizar esta descrição, somos capazes de definir o tom do formulário e de explicar porque este nos fornece valor. Porque você deve gastar o tempo para preencher este pedido de trabalho em vez de enviar um email para nós? Neste campo de descrição, devemos fazer isso. Então vamos adicionar alguns campos: - Nome da solicitação de trabalho - Empresa de destino - Urgência baixa / normal / alta - Descrição do trabalho - Função - Tipo de projeto - Detalhes do contato - Link para o website (opcional) Em seguida, você deve clicar em "Salvar". Posteriormente, nós iremos adicionar um campo de informações complementares para que possamos coletar mais informações falhadas de nossos clientes. Depois de preencher as informações solicitadas, você deve clicar em "Salvar Rola" para salvar as informações que você coletará em seu formulário. Depois disso, você pode compartilhar o seu formulário personalizado com a equipe e começar a reunir toda a informação de maneira mais eficiente e inteligente! # Formulário de Solicitação de Cliente no SmartSuite: guia básico para iniciantes Agora, regressando para a opção de editar forma, já concluímos todo o que precisamos. A última coisa que precisamos fazer para tornar esta forma disponível para nossos stakeholders externos é clicar no botão **Compartilhar Formulário. ** Isso gera um link compartilhável que podemos enviar para qualquer lugar e terem preenchido para criar uma nova solicitação. Este link pode ser enviado para seus clientes em qualquer formato que goste de usar, seja Slack, um mensagem de texto, um e-mail, mas uma vez que envie-o para esses clientes, garante-se que todas as respostas irão para o mesmo local. Então você não precisa mais organizar um levantamento de formulários e formulários de Google e mensagens de texto e e-mails. Não, todas as solicitações de cliente acabarão no mesmo local único deste único aplicativo dentro do SmartSuite, o qual é conveniente. Agora que tudo está configurado aqui, a última coisa que queremos fazer é **testar esta forma para nós mesmos. ** Para fazer isso, clicaremos no botão **Abrir em nova guia** para abrir nossa forma como se fosse um cliente. Quando estivermos aí, poderemos ver todos os os os campos que recentemente criamos. Primeiro, temos o nome da solicitação, descrição da tarefa, nome da empresa. Quando preenchermos este formulário, teremos a capacidade de clicar **Enviar em Solicitação. ** Quando submetermos o formulário, veremos comprovação de mensagem que digitamos nos últimos passos e estamos prontos para ir. Para finalmente confirmar isso, vamos entrar em nossa solicitação de trabalho por empresa e localizar nossa solicitação para garantir que está lá segura. Poderemos ver que esta solicitação realmente chegou com todos os campos que adicionámos. ## A Cerca de Aproximação Mais Específica No entanto, quero mostrar-lhe uma variação desta para o caso de querer ir ainda um pouco mais além. Neste exemplo, temos pessoas colocando o nome da sua empresa no formulário para sabermos com quem estamos trabalhando. Mas se quisesse aproveitar a forma seguindo um passo além, você também pode escolher personalizar dessa forma de maneira que as pessoas escolhem realmente de uma lista suspensa que você fornece. Isso pode parecer assim: apresentando um campo *cliente* ligado Field Record na Forma mesma. Assim, ele mostrará qualquer coisa dessa forma no Formulário: ```markdown - Cliente - Nome da solicitação - Descrição da tarefa - Nome da empresa ``` Sendo assim, em vez de ter que digitar o meu nome da empresa, posso simplesmente ter uma lista suspensa de todos os nomes que posso escolher. Por favor, apenas utilize próprio caminho se estiver utilizando IDs ou codificadores anônimos de cada cliente, ou se você algum jeito não precisar segurar a confidencialidade do cliente. No entanto, se estiver a tentar manter a confidencialidade do cliente, quero estar muito claro - não deve ter este abordagem. Simplesmente mantenha-lhes para preencher os nomes. É ok. Mas para os demais, pode ser uma opção interessante para garantir que consigam organizar o que a solicitação está a fazer. Isso também pode ser fantástico se esta Formulário estiver sendo usado internamente. Portanto, se você tem membros do seu time que estão a falar com os seus clientes e então eles obtêm uma solicitação e o enviam internalmente, pode ser fantástico ter este campo de Field de Registo ligado exatamente aqui. Assim, garantimos que não tem outro campo em que possam haver potenciais teclados. Em vez disso, apenas selecionando da lista suspensa, podemos saber exatamente se o qual exatamente pediu trabalho. Se você está usando esta Formulário internamente para que seus membros estejam em charge, também gostaria de dedicar algumas momentos para adicionar alguns Formulários internos adicionais. Porque, quando se trata de seus membros, pode-se pedir uma quantidade ainda maior de informações quando seus clientes, que estão ocupados, estão a fazer uma solicitação de ajuda. Um dos campos que posso adicionar era algo como um campo assinatura para garantirmos que possamos controlar quem assina a solicitação ou quem está a enviar a solicitação. Ou posso adicionar algo como um formulário de anexo para que possa ligar qualquer pagamentos ou exemplos que o cliente compartilhou comigo via e-mail ou via minha ligação de celular. Portanto, estou adicionando estes campos. Novamente, como todos os restantes elementos, queria que você adicionasse um nome personalizado, talvez algumas informações para ajudar. Mas, ao arrastar estas que cortinas sobre o que está aí e adicionando alguma explicação lá em cima, podemos agora ver isso se destacar. Já possuindo todo o nosso campo aqui, nossos pedaços prontos para ir, com a facilidade de adicionar anexos se quisermos adicionar mais contexto. ## Conclusão Esta concluiu este tutorial inicial de como criar um Formulário de Solicitação de Cliente dentro do SmartSuite. Falamos sobre alguns recursos-chave e coisas a se tomar em conta e até como podemos expandir esta Formulário de Solicitação de Cliente se quisermos ter uma Formulário mais interno ou mais poderoso preenchendo-a. Há uma conveniência que vem de apenas ter um Link e um Formulário que pode ser preenchido de qualquer lugar para facilitar o trabalho de seu time, de seus clientes e de você próprio para receber dados no SmartSuite. Com o SmartSuite, eu sabia, é realmente nada que seja mais fácil que o Link Formulário. Era exatamente isto ao que eu estava tentando dizer. Creio que não saiba onde veio Smartsmeet. Muito obrigado por assistir a este vídeo, entretanto. Se não for inútil, irei ter uma oferta de tutorial sobre Forms à vista. Se desejar, deixe algumas sugestões de uso específico que você gostaria de ver ou algumas palavras que eu gostaria de sentir minha boca em baixo. Obrigado pelas suas atenções. Espero ter sido útil. Até próximo "${tagEnd}". --- # Sistema de Rastreamento de E-commerce com SmartSuite Você é uma marca e-commerce pequena, uma das principais desafios para sistematizar é apenas rastrear todas as informações. Você tem tantos clientes, tantos produtos, tantas ordens que se perder um pedaço de seu processo, a quantidade de suporte que precisa lidar pode ser enorme. E tudo o que está acontecendo é somente em alto volume. Rastrear tudo, "oh, onde estão as ordens para as camisetas? " onde estão as ordens para os equipamentos HVAC extras? Rastrear tudo pode ser um desafio, tanto de perspectiva administrativa quanto de processos de construção. Neste vídeo, quero demonstrar à você como poderá usar um software de gerenciamento de trabalho flexível como o SmartSuite, patrocinador deste vídeo, e construir um sistema de rastreamento, um sistema de gestão para que não importe o que você use para o seu carrinho de compras, para o sistema de inventário ou para o que use para esse carrinho, isso oferece-lhe um local de visualização centralizado para que você possa rastrear onde estão as minhas ordens, está tudo chegando ao tempo prescrito e o que preciso fazer hoje? Com isso, vamos começar. Quando tivermos isso em lugar, você está configurado para constantemente sistematizar suas operações aplicando as coisas que falamos continuamente neste canal, criando SOPs, criando documentação e automatizando essas operações de fluxo. Mas antes de poder fazer isso, você precisa ter este arranjo de base. Eu sei, pretensões modestas para este curto vídeo, então, desejo brincar de sorte, alíamos! Vamos entrar no SmartSuite, porém, e começar. Se você ainda não tem conta no SmartSuite, isso é uma excelente lembrança para verificar nosso link de afiliado abaixo. Supondo que já tenha sua conta em lugar, para construir nossa primeira solução juntos para construir uma marca e-commerce, começaremos pelo Template. Os templates do SmartSuite são muito úteis, estão encarregados diretamente na sua conta sem aumento adicional e você pode entrar aqui e procurar por a palavra "ordens" e cobranças. Este Template de ordens e cobranças é o que eu recomendaria para a maioria das marcas e-commerce se você estiver usando o SmartSuite. Se você encontrar que isto é muito simples para você, sabe-se que sempre é mais difícil tornar-se complicado. Assim, sugiro que comece com tudo simples para que você não se torne estranhado. Clique **usar Template** e dê uma olhada. Dentro deste sistema de ordens e cobranças aqui, temos quatro Aplicativos na mesma. Cada Aplicativo representa um tipo diferente de informação que estamos rastreando, abrangendo desde as ordens, a cobranças, até mesmo os clientes que compram estas ordens, até o próprio processo de entrega. se você estiver a entregar por conta própria ou não, você pode deixar este último aplicativo, so exibindo apenas o pedaço que é necessário para você. No entanto, se você estiver indo para entregar por conta própria e quiser se certificar que elas chegam em segurança, você poderá promover o rastreamento de flores daqui também. Além disso, muitos que se identificam como marcas e-commerce já registram suas cobranças em outra coisa, por exemplo, se tu estiver a ser ajudado por Shopify para garantir que tudo está a ser pago a frente, é provável que também possa remover esse pedaço do percurso. No entanto, para este exemplo vou continuar com isso, assumindo que também necessitamos de fazer cobranças para alguns de nossos produtos. Agora, uma vez tendo estabelecido isso, como de fato usar isso para gestionar nossa marca e-commerce? Bem, primeiro, vamos personalizar este Template como faríamos com qualquer Template do Solution no SmartSuite e revisar os execução Regimentos. Para fazer isso, vamos abrir um registo em cada um dos Aplicativos e garantir Archivo regimental, nome de campo, requerimento de campo serem claros para o seu negócio. Dentro deste ambiente podemos começar com a ID de forma. Este campo exige que todos os demais campos de formulário é único e está configurado para adicionar manualmente. Se você estiver a tomar pedidos manualmente, isso pode ser ideal para você. Contudo, se você tiver o ID de forma registrado em outro sistema, deseja alterar esse nome para que ele seja relacionado com o software. Assim, poderíamos dizer ID de forma para Shopify ou ID de forma para, não sei, QuickBooks, qualquer coisa que você tenha, este pode ser o lixo para que seus integrantes do time façam muito claro. Próximo, vou olhar para o Field do Estado e garantir que que estes statuses são claros para o nosso fluxo de trabalho de ordens e tipos de ordens. Então, por exemplo, em estado pendente, aguardando cobrança, aguardando entrega, e assim por diante. Se você não estiver a entregar, ou se tudo estiver cobrado a frente, que tal ir ao menu de Ação, **Configurar Regimento de Campo**, clique neste botão e remova as valores que não fazem sentido para o seu fluxo de trabalho de ordens. Também sugiro reduzir a cor nessa área, para que apenas aquilo use colorido quando necessário, embora seja pessoalmente preferido. Do modo que assim, façamos certo que se adapte a seu fluxo de trabalho, e em seguida, clique em **Atualizar Campo** para que os seus statuses sejam coerentes com o seu fluxo de trabalho. Se você não tiver certeza sobre o seu fluxo de trabalho, se não ainda tiverem esse mapa de experiência de cliente porquê tu é uma marca e-commerce inicial, você pode querer consultar este vídeo acima sobre mapear o seu fluxo para o recurso de um novo serviço. Sim, é um exemplo de serviço, mas prometo que alguns dele ainda conseguem relacionar com uma marca e-commerce. Novamente, ao final do dia, somos todos negócios de serviço. Quando tivermos isso configurado, estamos prontos para mover em frente para a data da ordem e prioridade. A data da ordem, será deixado a como está pois é basicamente a data daquele momento que foi criada. Contudo, estou vai olhar para os definições aqui para garantir que sempre escolhe um data o atual se a ordem foi criada hoje, qualquer coisa que não seja hoje, eu pretendo mudar para uma data posterior. Então isso é perfeito. Chegando à prioridade, eu não tenho bandeiras de prioridade em nosso serviço virtual. Tudo é importante e é baseado na data da crição. Portanto, removeremos esta priorização de bandeira para evitar a confusão. Vamos continuar ao campo Item. Nesta área estamos usando um campo itens de subitens do SmartSuite. Aqui, podemos adicionar os itens diferentes que os clientes estão pedindo. Clique em editar para adicionar os campos que você quer ver, como nome do item, quantidade do item, valor do item e assim por diante. Finalmente, temos o Campo Item de Pagamento. Este é onde pode guardar todos os detalhes relevantes da cobrança, tais como o total, status ou data de pagamento e assim por diante. Este campo é opcional, você pode removê-lo se não o utilizar. Agora que tivermos configurado o Template, podemos criar um novo arquivo. Faça preenchimento em todos os campos necessários e envie a forma. Pode rastrear todas as suas ordens, pagamentos e informações de clientes dentro do SmartSuite. Então você agora tem um sistema básico de r SmartSuite: Um Panorama Compreensivo =================================== Este documento apresenta as características chave e funcionalidades do SmartSuite, com um foco no Sistema de Gerenciamento de Pedidos. **Registar dentro de um Registro** -------------------------- No SmartSuite, é possível criar um Registro dentro de outro Registro, permitindo uma detalhada divisão de itens em compra. A seguir, encontrará uma demonstração de como adicionar um novo item a sua própria: - material 123: ID do Produto - Descrição: (A sua preferência) - Tamanho: pequeno - Preço: 299 (Pode ser ajustado de acordo com as suas necessidades) Esta área formará a base do seu sistema de pedidos. **Preços** ------------ Os preços geram o valor total da ordem específica no SmartSuite, o que é ideal para aqueles que precisam citar preços antes do seu sistema contábil. Aqui está como funciona: - Subtotal: Introduzido à mão ou calculado, de acordo com a sua preferência - Custas de envio: Valor predefinido pode ser definido nas definições de campo, ou introduzido à mão - Impostos: Introduzido à mão ou calculado, de acordo com a sua preferência - Descontos: Introduzido à mão para promoções especiais - FX (Campo de Função): Utilizado para calcular o total da Ordem (subtotal + custas de envio + impostos - descontos) **Método de Pagamento** ------------------ O Método de Pagamento é um campo de seleção desceletronizada no SmartSuite, permitindo a utilização dos ícones incorporados na plataforma. É possível adicionar ícones personalizados a um campo de seleção único, como mostrado abaixo: 1. Clique no ícone ao lado do campo desejado, 2. Escolha o ícone emoji ou outro ícone de sua escolha, 3. Assim conseguimos o nosso aspecto único. **Entrega e Informação do Cliente** -------------------------------------- Após ter a informação sobre preços, a secção de entrega e informação do cliente são interligadas através de várias aplicações no SmartSuite. Esta área inclui: 1. Banco de dados do cliente: ligado ao Registro para facilitar o acesso aos detalhes do cliente 2. Fatura: permite a faturação de vários pedidos juntos 3. Comentários sobre a fatura: Útil para a coleção automática ou manual de comentários sobre a fatura **Visualização dos Pedidos** ------------------ O SmartSuite oferece Visões para ajudar a gerir os seus pedidos, com visões padrão como Kanban e View de Tabuleiro. É possível modificar estas visões para ajustar o seu fluxo preferido, como um cronograma, calendário, etc. Aqui está um exemplo de como configurar uma simples visão de grade: 1. Grupar por Estado do Pedido 2. Defina o tamanho da linha para grande para mais espaço 3. Utilize as características de destacamento para chamar a atenção para pedidos específicos - Data de pedido: Resaltar os pedidos da data atual - Total: Resaltar pedidos com um total de 500 dólares ou mais **Compartilhar Visões** ----------------- Compartilhando a sua Visão, os estakeholders e membros do seu time podem ver os pedidos em tempo real sem se logar no SmartSuite. - Uma visão compartilhada é representada por um pequeno símbolo amarelo ao lado do nome da visão, indicando que é visível para outras pessoas. **Utilizando o # Gerenciando o Tempo Efetivamente para Productividade Pessoal com SmartSuite Gerenciar encomendas, faturas e informações de clientes para a sua marca de ambiente comercial dentro do SmartSuite pode ser altamente vantajoso, independente se você seja um criador, um fabricante, um distribuidor de dropshipping ou um vendedor digital de ambiente comercial. Este guia vai mostrar-lhe como gerenciar o seu tempo de forma mais efetiva, usando algumas visualizações e estratégia de blocagem de tempo dentro do SmartSuite. ! [Painel de controle do SmartSuite] (<https://www.youtube.com/watch?v=razwPZJX8ds>) ## Vídeo 21: Estratégia de Gerenciamento de Tempo do SmartSuite Todos nós temos dias em que tivemos as melhores intenções, mas nossas prioridades escapam de nós. A vida acontece, as coisas mudam e precisamos adaptar-nos a aquilo que a vida nos lanca. No entanto, quando esses dias reativos tornam-se normais, isso pode levar a um spiral não saudável em que os líderes e membros de equipe têm dificuldade em conseguir um sentido de agência em relação às suas tarefas quotidianas. Neste vídeo, iremos mostrar-lhe como gerenciar o seu tempo de forma mais eficiente utilizando o SmartSuite. ### O Que é a Blocagem de Tempo? A blocagem de tempo pode ser resumida como a forma de alinhar as suas prioridades com o seu calendário para garantir que ficamos realmente produtivos. Adicionando o "quando" elemento em vez de apenas ter uma lista de prioridades, poderemos dar ao nosso dia e cérebro o espaço para concentrar-se nas tarefas que definimos fazer. ### Estratégias de Blocagem de Tempo no SmartSuite #### Opção 1: Blocar Por Tarefa Esta opção é a opção mais comum para o método tradicional de blocagem de tempo, mas vem com alguns problemas. Bloqueie todo o dia da semana, inclusive os finais de semana, com uma tarefa ou coisa um para cada bloco. Rearranje o tempo das tarefas conforme necessário, e repita a organização de tarefas até ter um dia completo. #### Opção 2: Bloco de Tempo Rastreie as prioridades principais em um quadro determinado, como prioridades pessoais um dia e prioridades ocupacionais no outro. Esta técnica é excelente para as pessoas que lidam com vários empregos, vários papéis em sua vida ou várias funções dentro da mesma empresa. #### Opção 3: Blocagem de Tempo Baseada na Categoria Quebrar uma categoria como o trabalho numa amostra mais pequena. Beneficial para as pessoas que lidam com vários papéis ou chapéus em um pequeno time. Por exemplo, marketing, prato pessoal e operações podem ser blocos de tempo separados num dia. Independente da opção de blocagem de tempo que escolha, sempre trabalhe na tarefa dentro do período de tempo, e garanta que tarefas não obscureçam diferentes blocos. Se as tarefas取 slightly longer than expected, você pode ajustá-las para o proximo bloco relevante ou reorganizar tarefas conforme necessário. ### Dicas Ótimas - Crie o seu sistema de blocagem de tempo na sua ferramenta de preferência de plano de trabalho, seja ele digital (como SmartSuite, Google Calendar ou Microsoft Outlook) ou um quadro físico. - Utilize as cores para ajudá-lo a focar quando a sua tarefa está a prazo, tornando-lhe mais fácil diferenciá-las entre tarefas pessoais e ocupacionais. - Utilize uma catredasse SmartSuite para referenciar o seu agendamento de blocagem como um ponto de partida, ou criar uma visão mais detalhada para referência diária se necessário. - Incorpora réguas de ajustamento no seu plano de trabalho para tarefas que tomam mais tempo do que o esperado, e faça as adjustments conforme necessário para manter a produtividade. # Organizando Sua Semana com Bloqueio de Tempo em SmartSuite (Português de Portugal) Este guia vai te guiar a criar uma estrutura recorrente para sua semana usando o bloqueio de tempo em SmartSuite. Por o final deste guia, você terá um local separado para encontrar sua tarefa prioritária para cada bloco de tempo. ## Introdução O objetivo é ter uma estrutura clara e fácil de seguir para os seus sete dias da semana. Depois de ter mapeado sua semana ideal, vamos avançar para decidir quais tarefas priorizar durante seus blocos de tempo designados. Para aqueles que bloqueiam todos os trabalhos (forma extremo), isso deve ser auto-explicativo. No entanto, para o resto de nós que usamos uma abordagem mais fluida, precisaremos de um local para encontrar tarefas específicas, pois todos que teremos são as funções que estamos desempenhando ou os trabalhos que estamos trabalhando. Suponha que estamos seguindo o caminho de Goldilocks, e eu quero definir um local de destino para encontrar todos os trabalhos de marketing priorizados pela importância. No meio do exemplo de Goldilocks, isso se pareceria com ter um local onde podemos ver todas as prioridades de marketing e um local para ver todas as prioridades de operações. ## Encontrando Trabalhos de Marketing em SmartSuite 1. Usando o ícone de marcador na parte superior direita, agrupe seus trabalhos por Solução. 2. Suponha que você tenha algumas Soluções que se alinhem com suas prioridades de marketing. 3. Encontre seu trabalho de marketing ordenando por bandeira de prioridade. Este será meu local de destino sempre que precisar fazer trabalho de marketing. ## Encontrando Trabalhos de Operações em SmartSuite Se você entrar em um mundo imaginário onde não tem um local limpo para encontrar seus trabalhos de operações, talvez, em vez disso, queremos linkar para uma vista específica. Neste caso, se você ir para a Solução de Operações e encontrar suas tarefas lá, isso é uma boa opção. No entanto, se você preferir uma vista personalizada, como a Tarefa Aberta por Status na área de Defesa de Capacidade, você pode adicioná-la aos itens estrelados e apenas pegar o link para colocá-lo em outro local. ## Bloqueio de Tempo com Datas Limite Para incluir datas limite em seu software de gerenciamento de trabalhos, precisamos adicionar manualmente uma verificação de equilíbrio para que o bloqueio de tempo e as datas limite sejam coerentes. Para isso, criaremos um painel de reequilíbrio de carga de trabalho dentro de SmartSuite. Este painel de dashboard é um pouco mais avançado, então se você estiver procurando algo um pouco mais amigável para iniciantes, considere assistir ao nosso live stream sobre gerenciamento de capacidade. O painel de reequilíbrio de carga de trabalho inclui vários widgets úteis: 1. Uma seção de encapsulamento para Links de Referência Rápidos (por exemplo, agenda, ideias para tarefas, tempo registrado) 2. Um widget de texto de Citação da Semana 3. Um relógio mundial para equipes multizona 4. Um URL de SmartSuite incorporado para seu horário de bloqueio de tempo preferido (encapsulado por padrão) 5. Um gráfico de barras dentro de SmartSuite mostrando tarefas de trabalho por tempo estimado por semana (opcional para membros de equipe executivos) 6. Um gráfico de tarefa por tempo estimado e dia mostrando datas limite e tempo # Utilizando a versão móvel da SmartSuite: Tutorial Neste vídeo vamos mostrar as melhores práticas para utilizar a versão móvel da aplicaçao SmartSuite. Nota-se que o conteúdo discutido está sujeito a alterações, dado que a SmartSuite adiciona rapidamente novas funcionalidades. Para praticas e desenvolvimentos atuais, recomendamos assinar o nosso canal, utilizar o nosso link de afiliado para criar a conta SmartSuite e verificar a área de atualizações do produto na web (Link fornecido na descrição abaixo). ## Introdução Nossas vidas foram constantemente mudando, e a nossa software de gerenciamento de trabalho precisa manter o ritmo. Com as rapidas evoluções na tecnologia, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho agil como a SmartSuite é essencial para se manter produtivo fora do escritório. Neste tutorial vamos guiá-lo pelo uso da aplicaçao móvel SmartSuite, juntamente com casos de uso reais. ## Pré-requisitos Antes de começar, verifique se possui uma conta SmartSuite e a aplicaçao instalada no seu telemóvel, pois vai precisar dela para seguir em conjunto. ## Iniciando Ao abrir a aplicação, verá a tela de início, que apresenta um resumo das suas diferentes Espaços, atividades recentes e favoritos. Como contratista, é essencial manter favoritados os Soluções mais utilizados para acesso rápido e fácil. A barra de navegação também nos permite alternar entre Espaços diferentes se necessário. ! [](home. png) ## Caracteristicas Chaves ### Barra de Navegação - Início: A área principal onde começamos. - Trabalho Pessoal: Visualizar Tarefas para o dia, Tarefas atrasadas e Tarefas fechadas. - Avaliado: Visualizar Apps, vistas e registros favoritos. - Notificação: Visualizar atualizações e Tarefas relacionadas com a sua conta. - Mais: Aceder a configuraçoes, diretório dos membros e outras funcionalidades. ## Utilizos ### Notificações No começo do dia, verifique o área de Notificações para manter a informação sobre todas as mensagens ou atualizações relacionadas com o seu trabalho. Pode eliminar facilmente notificações completadas ou marcar como lidas. ! [](notifications. png) ### Trabalho Pessoal Na área Trabalho Pessoal, pode visualizar Tarefas para o dia, Tarefas feitas e Tarefas atrasadas. Agrupe e reorganize Tarefas pela prioridade ou data de devolução, e crie registros novos diretamente da aplicação. ! [](my-work. png) ### Registros Clique em uma Tarefa para abrir o registro. Verifique detalhes sobre a Tarefa, incluindo anexos e informação relacionada. Retroceda os passos através do ícone de seta na parte superior esquerda ou deslize para baixo para navegar pelas páginas anteriores. ! [](record-details. png) ### Diretório dos Membros O Diretório dos Membros fornece-lhe informações de contacto, estados em tempo real e disponibilidade dos seus colegas. Encontre a pessoa certa para ajudá-lo quando estiver remoto ou no campo. ! [](member-directory. png) ### Configurações Modifique as suas configurações de conta, incluindo a cor de tema e a fotografia de perfil, diretamente da aplicação ! [](settings. png) ## Conclusão A utilização da aplicaçao móvel da SmartSuite ajuda a manter o produtivo fora do escritório e lhe fornece informação sobre Tarefas, notificações e detalhes de registros. Siga consigo para mais vídeos sobre a SmartSuite e a produtividade pessoal. Se tiver alguma dúvida ou sugestão para vídeos futuros, deixe um comentário e avise-nos o que gostaria de ver a seguir. Para novos utilizadores, confira a nossa lista de guias SmartSuite para ajudar a começar e maximizar a produtividade. Obrigado por assistir e até à próxima vez, goze do processo! [Vídeo 22: https://www.youtube.com/watch?v=Dm9c_zo9XaY (Idioma: en)](https://www.youtube.com/watch?v=Dm9c_zo9XaY) (Link opcional em inglês) # Documentação para melhorar a solução de problemas com a aplicação móvel SmartSuite ## Visão geral Esta documentação fornece uma guia sobre como utilizar a aplicação móvel SmartSuite para gerenciar e rastrear tarefas de resolução de problemas de forma eficiente, incluindo a adição de notas, fotos e novas requisições. ## Adição de notas e fotos 1. **Deixando comentários**: Utilize a funcionalidade de comentários à direita da tela para deixar uma nota sobre o trabalho realizado aquel day. Exemplo: `Poste uma conversa, um comentário como este para que fique salvo para sempre no Registo desta solicitação de trabalho para rastrear o que era ou não necessário serem feitas modificações. ` 2. **Adição de imagens**: No Registo, clique no novo campo `Imagens de trabalho` (se tiver sido adicionado) para adicionar fotos no Registo. Ative o modo câmara, localize o que desejar fazer uma fotografia e carregue-a no Registo. ## Criação e rastreio de novas requisições 1. **Adição de uma nova requisição**: Na secção `Requisições` da aplicação, clique no sinal `+` para adicionar uma nova requisição a nome da pessoa interessada. Forneça detalhes como o problema (por exemplo, aquecedor de água quebrado), estado (por exemplo, a fazer), tipo de questão (por exemplo, manutenção), e número de unidade relevante. 2. **Registo de informação nova**: Adicione notas sobre a requisição, utilize texto longo para escrever qualquer coisa que a pessoa interessada lhe informe. 3. **Salvamento da requisição**: Deslize para baixo e clique em `Salvar` para adicionar a nova requisição ao sistema. ## Visualização e gestão de outras tarefas Pode utilizar a seção `Requisições` para navegar por outras coisas que estão acontecendo no campo, ajudar outras pessoas ou simplesmente visualizar o que está acontecendo. ## Utilização de formulários de SmartSuite Para uma conveniência adicional, use um formulário de SmartSuite para que os membros da equipa de campo possam adicionar dados estruturados ainda mais rapidamente. ## Recursos adicionais 1. [Tutorial de SmartSuite sobre Forms](https://www.youtube.com/watch?v=XEBzxNIZnyo) 2. [Apoio para a aprendizagem de SmartSuite]([Link para ser adicionado]) 3. [Criação de um Processo em SmartSuite](https://www.youtube.com/watch?v=Video_23_Link) (Inglês) --- _Este documento está destinado a ajudar os utilizadores a compreender e a utilizar de forma eficaz a aplicação móvel SmartSuite para tarefas de resolução de problemas. Se encontrarem erros ou tiverem sugestões para melhoria, por favor tenham-nos a conhecer. _ # Organização de Processos no SmartSuite: Quatro Opções O SmartSuite fornece um local para organizar diferentes fases de um processo, onde as tarefas, rastreamento e classificação podem ser gerenciadas de forma eficaz. Este documento descreve quatro opções para a organização de processos dentro do SmartSuite. ## Quatro Opções para a Organização de Processos no SmartSuite 1. **Itens subordinados por fase**: Adicionando um campo "Itens subordinados" a um registo determinado e formatando os campos desejados oferece uma opção ótima para usuários que desejam ter campos específicos para cada fase, particularmente ao rastrear informações em cada etapa do percurso. No entanto, existem limitações, como a incapacidade de atribuir uma propriedade e a incapacidade de definir valores padrão para itens subordinados. ! [Exemplo de Itens subordinados](sub-items-example. png) 2. **Item de lista de verificação por fase**: Criar uma lista de verificação adicionando um campo de lista de verificação (por exemplo, "Passos") em áreas pertinentes permite uma visualização consolidada e a capacidade de atribuir e datar a cada etapa, o que o torna digno de processos repetitivos ou projetos simples umicênico. ! [Exemplo de Lista de Verificação](checklist-example. png) 3. **Campos por fase**: Transformar os milestones principais em seus próprios campos oferece uma sugestão personalizada para cada fase, permitindo o uso de diferentes tipos de campos do SmartSuite para atender às necessidades de cada etapa do processo. No entanto, não há sequência implícita dessas etapas, nem nenhum atribuído a pedaços específicos, exigindo campos adicionais ou instruções para manter a ordem. ! [Exemplo de Campos por fase](fields-per-phase-example. png) 4. **Registros vinculados por fase**: Vinculando Registros em outros locais que representam cada tarefa ou item usando a funcionalidade de vínculo de Registro, várias databases podem ser conectadas para criar um workflow coerente. Esta opção fornece uma enorme flexibilidade, permitindo o uso de itens de lista de verificação, campos, itens subordinados ou qualquer combinação dessas opções em cada fase. ! [Exemplo de Registros vinculados](linked-records-example. png) ## Escolhendo a Opção Certa A escolha de opção de organização depende das necessidades específicas de seu processo, como a desejo de campos personalizados, a necessidade de atribuições de propriedade e a complexidade do workflow. Entendendo os benefícios e limitações de cada opção ajuda a tomar uma decisão informada quando a organização dos seus processos no SmartSuite. # Documentação para conectar SOPs a Registos no SmartSuite Conectar Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) ao seu processo no SmartSuite pode ser alcançado por várias maneiras, cada uma com seus próprios vantagens e desvantagens. Esta documentação fornece uma visão geral das cinco opções para conectar SOPs aos seus campaign, permitindo-lhe escolher o melhor caminho para o seu processo e requisitos específicos. ## Opção 1: Campo de URL Usar um campo de URL para armazenar os links de SOP é um método simples que requer configurações mínimas. Para implementar este abordagem, siga estes passos: 1. Adicione um novo campo de URL onde normalmente adicionaria um campo. 2. Permitir vários links durante a configuração. 3. Copie e cole o URL do SOP no campo criado. 4. Repita o processo como necessário para vários links de SOP. Embora este método seja simples e algumamente estruturado, talvez não seja a opção visualmente mais atractiva. No entanto, oferece capacidades de reporte básicas sim (posssibilidade de verificar se o campo de SOP está preenchido ou não). ## Opção 2: Campo de Registo Ligado Usar um campo de Registo Ligado permite conectar SOPs em uma área a um Registo em outra. Para estabelecer isso: 1. Vá para a área onde normalmente adiciona um campo e adicione um campo de Registo Ligado. 2. Durante o processo de configuração, escolha a área de SOP. 3. Permitir vários registos. 4. Adicione o campo de registro ligado na área adequada. 5. Modifique as definições do campo para exibi-lo de uma forma mais condensada, se preferido. Esta opção de campo de registo é a mais visualmente atractiva para rastrear SOPs e registos. Funciona como hiperligações dois-camadas, exibe o nome do registo em ambas as partes, e é muito relatório. No entanto, valores padrão não estão disponíveis para esta abordagem, e pode ser necessária manualidade ou automação para adicionar estas ligações. Este método também pode não ser adequado para processos de alta volume e frequência altas onde passos manuais ou automação sentem-se uma grande administração. ## Opção 3: Texto de Ajuda Adicionar texto de ajuda a um campo existente, aplicável por fase, servirá de lembrança aos SOPs enquanto o utilizador passe o cursor sobre o registo. Este método é não-intrusivo, mantém a interface limpa e é uma boa opção para processos em que a informação de referência ou SOP seja opcional ou interessante possuir. ## Opção 4: Campo do Documento Inteligente Adicionar um campo do Documento Inteligente, com aparência, texto e hiperligações para SOPs, é atractivo visualmente e permite o uso de valores padrão, facilitando o processo para processos de alta volumetria. No entanto, requer um Documento Inteligente, o que pode utilizado grande espaço vertical e pode facilmente ser esquecido se não utilizado consistentemente. O relatório pode também ser desafiado, especialmente se o campo do Documento Inteligente é usado para outros propósitos. ## Opção 5: Lista de Controlo Criar uma lista de controle onde cada item representa uma fase do SOP pode ser uma abordagem prática, particularmente para iniciantes. Esta abordagem permite o uso de valores padrão, facilitando a repetição para processos de alta volumetria. No entanto, esta abordagem pode consumir espaço e se tornar confusa se não observada e gerenciada com cuidado. --- Escolha o método que melhor se adequa ao seu processo, levando em consideração fatores tais como facilidade de uso, capacidades de relatório e a necessidade de valores padrão. Por conectar SOPs aos seus Registos no SmartSuite, pode melhorar gerenciamento de processos e garantir uma correta fluxo de trabalho para o seu time. # Organização e Ligação de SOPs no SmartSuite ## Visão geral Este documento detala nossos métodos para organizar e ligar Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) no SmartSuite, utilizando listas de verificação, e-mail e Zapier para automatizar o processo. ### Listas de verificação As listas de verificação fornecem um modo útil para ligar SOPs a Registros no SmartSuite, de forma a ficarem facilmente disponíveis, não potenciarem a perda e serem eficientes para processos de grande volume. Em caso de ser uma peça atribuida a outra pessoa, eles verão a correspondente SOP, o que reduz erros e garante controle. #### Exemplo de lista de verificação 1. Identificar e reunir um exemplo do email referente ao processo de SOP 2. Definir o processo do Fluxo na SmartSuite utilizando um Template ou uma estrutura nova 3. Usar a Função de automação no SmartSuite ou no Zapier para ligar os emails de SOP com os correspondentes Registos no SmartSuite, garantindo a automação para cada passo 4. Testar o sistema ligado a SOP e email no workflow 5. Repetir o processo para Registos SOP adicionais ou processesos ### Zapier O Zapier atua como um mediador, ligando SmartSuite a ferramentas adicionais, permitindo maior flexibilidade de ligação e a automação de processos diversos. #### Configuração do Zapier 1. Abra o Zapier e crie um Zap personalizado em branco especificamente para a aplicação 2. No Zapier, configure o Acionador (o que executa o Zap? ) de acordo com o e-mail relacionado do processo identificado no passo 1 3. Escolha o Convertidor de e-mails do Zapier para dividir o e-mail em pontos de dados, de maneira que seja fácil utilizá-los nos campos do SmartSuite 4. Configure as Ações em SmartSuite para criar ou atualizar o Registro correspondente segundo os pontos de dados extraídos 5. Teste o setup para confirmar sua execução e eficiência ## Wrap-up Dominar a ligação entre email e outras ferramentas pode assistir de grande maneira na criação de fluxos automatizados, como, por exemplo, o seu caso-do centrado em entrada de dados de recursos humanos (RH) para pedidos de licença no SmartSuite. Como usando as plataformas como Zapier, podemos aumentar a fluididade de processos e a reduzir a quantidade de entrada de dados manual, assim levando à maior produtividade e eficiência. ## Referências - [contas de criar aconta no SmartSuite](<Link de exemplo>) - [plantilla de plantilla de SmartSuite gratis](<Descrição da URL>) - [Serviços de SmartSuite](<Descrição URL>) - [vídeo original em Zapier](https://www.youtube.com/watch?v=D3lLQOAmyH0) (Lingua: en) # Automação de Solicitação de E-mail com SmartSuite e Zapier Neste guia vamos passos a passo através da configuração de uma automação em Zapier para processar uma solicitação de e-mail e preencher campos relevantes em SmartSuite. ## Login e Permissões 1. Faça login no seu conta de Zapier com as credenciais que você criou anteriormente. 2. Permitir a Zapier comunicar com outras contas. ## Criação de caixa de entrada 1. No Zapier, navegue até a aba "Caixas de Entrada" e clique em **Criar Caixa de Entrada**. 2. Cole a URL para uma caixa de entrada específica que a Zapier criou no campo correspondente. 3. Redirecione o e-mail de exemplo encontrado nas pesquisas iniciais para a caixa de entrada relevante. ## Configurando o analisador de e-mail 1. Selecione a opção **Conteúdo do Corpo do E-mail em Formato de Texto Plano**. 2. Deixe o Motor de Análise definido como Melhor Correspãondente. 3. Estabeleça o Modelo para o e-mail: - **Requerente**: Identifique o nome do solicitante. - **Empresa Solicitante** (Opcional): Caso várias empresas exijam solicitações de férias, defina a empresa da qual o funcionário está solicitando férias. (Para este exemplo, supõe-se que apenas uma empresa está envolvida. ) - **Datas Solicitadas**: Identifique a faixa de datas da solicitação de férias. - **Horas Solicitadas**: Rótulum o número de horas que o funcionário está solicitando off. - **Horas Disponíveis**: Rótulo o número de horas restantes. - **Observações do Requerente**: Rótulo tudo nesta área como as observações do solicitante. ## Teste da Configuração 1. Clique em **Salvar Endereço e Modelo**. 2. Volte para a Zapier e continue configurando a automação: - Selecione o novo e-mail da caixa de entrada criada. - Escolha a conta de Análise de E-mail do Zapier. - Selecione a caixa de entrada certa. - Teste a configuração para garantir que ela correttamente apresente dados do caixa de entrada de e-mail. ## Configurando a Zapier para funcionar com SmartSuite 1. Escolha **SmartSuite** do dropdown da Zapier. 2. Configurar a Zapier para se conectar com a sua conta de SmartSuite. 3. Crie um novo registro na aplicação especificada de SmartSuite para cada nova solicitação de férias. 4. Mapear cada pedaço de dados recuperados para os campos appropriados de SmartSuite. Com a configuração concluída, a Zapier agora processará automaticamente solicitações de e-mails de entrada, extrairá informações relevantes e preencherá os campos de SmartSuite. Aprecie a automação de solicitações de férias ruslados! # Documentação Técnica: Criação de Zap em SmartSuite utilizando Zapier ## Introdução Este tutorial mostrará como criar um Zap em SmartSuite utilizando a plataforma Zapier. O Zap irá automatizar a entrada de dados HR e depois encaminhar os resultados para o SmartSuite. ## Requisitos - Conta ativa em SmartSuite e Zapier - Endereço de email do solicitante do pedido de férias ## Etapa 1: Criação do Zap 1. Inicie a criação de um novo Zap em Zapier. 2. Escolha "GMAIL" como aplicação inicial. 3. Escolha "Novo email recebido" como trigger para disparar o Zap. 4. Defina as definições de filtro de email para localizar os emails relacionados a férias. ## Etapa 2: Passo 1 - Extrair Dados de Pedidos de Férias 1. Adicione a ação "Ação: Código por Zapier" para o passo 1 do Zap. 2. Personalize o código Python no editor para extrair as informações necessárias do email, como o nome do solicitante, data de partida e data de retorno. 3. Salve as informações em variáveis de ambiente para uso posterior. ## Etapa 3: Passo 2 - Criar um Registro em SmartSuite 1. Adicione a ação "SmartSuite: Criar registro" para o passo 2 do Zap. 2. Configure as definições de conexão com a conta do SmartSuite. 3. Defina as definições do registro, incluindo o nome, data de partida e data de retorno, extraídos dos dados. 4. Adicione qualquer outra informação desejada no Registro, como o nome do solicitante. ## Etapa 4: Teste do Zap 1. Teste o Zap enviando um email de exemplo para a conta de teste dos emails de férias. 2. Verifique se o Zap funciona corretamente e cria um registro no SmartSuite com as informações extraídas do email. ## Etapa 5: Organização e Automação Adicional (Opcional) 1. Caso desejar, adicione mais etapas ao Zap para automatizar ainda mais a entrada de dados HR em SmartSuite. Por exemplo, crie um Agenda em SmartSuite ou um aplicativo para notificar determinados usuários quando um novo registro é adicionado. ## Conclusão Esta guia descreve como criar um Zap em SmartSuite usando a plataforma Zapier, automatizando a entrada de dados HR e encaminhando os resultados para o SmartSuite. Isso permitirá que você tenha uma melhor visualização e organização dos dados de férias de seu time. # Guia: Configurando integração do Ply com SmartSuite Neste guia, vamos lhe guiar pelos passos para configurar a integração entre o Ply e o SmartSuite, permitindo que você automatize diversos fluxos de trabalho. Aqui está uma breve descrição do processo: ## Pré-requisitos 1. Certifique-se de ter contas tanto do SmartSuite quanto do Ply configuradas. Inscreva-se no SmartSuite usando o link fornecido na descrição a seguir, e visite o site da Ply para se juntar ao programa beta. ## Instalação 1. Instale a extensão Chrome do Ply, que é necessária para que a integração funcione corretamente. Você pode encontrar o link para a loja do Chrome no descritório a seguir. ## Ligação do SmartSuite e Ply 1. Depois de configurar ambas as contas e instalar a extensão do Ply, navegue até a guia do Ply e acesse sua área de iniciativa ou área principal. 2. Na área principal do Ply, clique no botão `Novo Featured`. 3. Na lista de opções que aparecem, escolha a guia `Add Ons`. 4. No menu de ferramentas desplegado, procure `SmartSuite` e conecte sua conta quando encontrada. 5. Forneça seu token API e ID de workspace para concluir a configuração da ligação. Você pode encontrar estes detalhes nas suas configurações pessoais e área principal no SmartSuite. 6. Escolha onde deseja salvar a ligação dentro do Ply (Soluções no SmartSuite ou pastas no Google Drive). 7. Continue com a viagem de criação de novos recursos. ## Configurando a integração 1. Depois de selecionar o SmartSuite, você será solicitado a escolher o Elemento a adicionar no SmartSuite. 2. Escolha a aplicação adequada e a solução em que deseja que o ícone do Ply apareça. 3. O Ply pedirá que você adicione o ícone em uma área específica dentro da aplicação ou solução escolhida. 4. Personalize o look do seu ícone de acordo com suas preferências, e certifique-se de que ele funciona corretamente editando o recurso no Ply. Com estes passos, você conseguiu configurar a integração entre o SmartSuite e o Ply, permitindo que você automatize vários fluxos de trabalho e organizar suas tarefas. # Integração de Ply na SmartSuite: Criação de uma Sequência de Solicitação de Faltas Este guia mostra como criar uma sequência de solicitação de faltas usando a integração de Ply na SmartSuite. Ao utilizar Ply, você pode criar um fluxo de trabalho semelhante que permite-lhe: 1. Mapear e realizar a ligação a dados de várias planilhas. 2. Atualizar automáticamente o nome do solicitante. 3. Reformatar campos de data para uma visualização melhor. 4. Testar a sequência para garantir que funciona corretamente. ## Pré-requisitos - Uma conta ativa SmartSuite. - Acesso a Ply para automatizar tarefas e integrá-la com outras ferramentas. ## Passos 1. **Navegue para o Registo em contexto. ** Abrir o registo contextual e localizar os dados do registo que o botão foi clicado. 2. **Configurar o nome do solicitante. ** Escreva o nome do solicitante, que aparecerá dinamicamente sempre que o botão for clicado. 3. **Fornecer informação sobre faltas. ** Selecione o campo de registo contextual adequado para o número de dias de faltas, como `Dias de férias` e inserir o número de dias de faltas. 4. **Especifique a data de partida e a data de conclusão. ** Selecione os campos `Data de partida de ausência` e `Fim de ausência` para inserir as respectivas datas. 5. **Formatar a data. ** Retornar a Ply, adicione um passo de teste para formatar a data se necessário. No `Format a date` opção, selecione o campo `Data de partida de ausência` e selecione um formato de data claro sem horas. 6. **Substituir datas rústicas por datas reformatadas. ** Após reformatar, substitua as datas brutas na SmartSuite pelas datas reformatadas. 7. **Testar a sequência. ** Clique no botão `Test step` para garantir que a sequência funciona corretamente. 8. **Publicar a sequência. ** Ao receber satisfação com a sequência, clique em `Publish` para finalizar a configuração. 9. **Utilizar a sequência concluída. ** Agora, podemos utilizar esta sequência em qualquer registo dentro da App e Solução na SmartSuite. Ao clicar no botão, a mesma sequência repetirá automaticamente sem requisitar trabalho manual. ## COMPARTIR DE SEQUÊNCIA COM COLEGAS Após criar uma sequência, poderá compartilhar com colagas que têm acesso a Ply, utilizando o botão para compartilhar. Os utilizadores podem acessar as sequências em várias contas, melhorando a colaboração e simplificando os processos. ## Melhorias Potenciais Considerar adicionar espaços extras entre as células para uma visualização melhor. Esta sequência de solicitação de faltas oferece benefícios significativos e pode salvar tempo substancial durante a introdução de dados. Se precisar de ajuda ou ter dúvidas, sinta-se à vontade para deixar um comentário ou entrar em contato conosco. Como agradecemos a produtividade melhorada que você traz de integrar a SmartSuite com Ply! 😊 Título: Migrando para SmartSuite a partir de ClickUp: Uma Guia para a Transição de Sua Fluxo de Trabalho --- Introdução ---------- Neste vídeo, vamos guiar você através de uma tradução geral de algumas áreas-chave de ClickUp para termos de SmartSuite. Este guia é destinado a ajudá-lo a entender as equivalências entre as duas ferramentas, mas por favor, lembre-se de que estas traduções são regras gerais e podem ser quebradas com base em recursos específicos que você precisa ou outros requisitos de fluxo de trabalho. Desacato -------- Para uma versão escrita mais completa deste guia, consulte a descrição para um post de blog detalhando todas as informações que discutimos neste vídeo. Visão Geral da Tradução Rápida ----------------------------- Antes de entrar em detalhes específicos, vamos tocar no resumo rápido da tradução: 1. Workspace: O Workspace em ClickUp é o mesmo que o Workspace em SmartSuite. 2. Espaços: Os Espaços em ClickUp são comparáveis a Soluções em SmartSuite. 3. Pastas: A tradução das Pastas para SmartSuite é um pouco confusa. Em alguns casos, uma Pastas se torna sua própria Solução, e em outros, se torna uma Aplicação com agrupamento e vistas poderosas. 4. Listas: As Listas em ClickUp são equivalentes a Aplicativos em SmartSuite. 5. Vistas: As Vistas em ClickUp e SmartSuite são semelhantes. 6. Tarefas: As Tarefas em ClickUp são comparáveis a Registros em SmartSuite. 7. Campos Personalizados: Os Campos Personalizados em ClickUp são os mesmos que os Campos em SmartSuite. 8. Painel de Atividades / Comentários / Atividade: O Painel de Atividades, Comentários e Atividade são separados em Histórico de Atividade e Centro de Comunicação em SmartSuite. 9. Subtarefas / Sub-itens: As Subtarefas em ClickUp são mais próximas de Sub-itens em SmartSuite. 10. Lista de Tarefas: A Lista de Tarefas em ClickUp é semelhante à Lista de Tarefas em SmartSuite. 11. Área Principal / Hub Principal: A área principal em ClickUp é mais associada à Minha Trabalho em SmartSuite. 12. Pulse: O Pulse em ClickUp é mais comparável ao Diretório de Membros em SmartSuite. 13. Recortes de Tela: A Função de Recortes de Tela em ClickUp não tem uma versão integrada em SmartSuite. Você pode adicioná-la usando a integração com ferramentas de vídeo como Dub ou Loom. 14. Painéis: Os Painéis em ClickUp podem ser traduzidos para vistas em SmartSuite. 15. Tabelas Brancas: SmartSuite não possui uma funcionalidade de Tabelas Brancas integrada, mas você pode incorporar ferramentas de Tabelas Brancas dentro de SmartSuite. 16. Documentos: Os Documentos em ClickUp funcionam de forma semelhante a Painéis em SmartSuite. Você pode criar Documentos dentro de Registros em SmartSuite. 17. Metas: As Metas em ClickUp podem ser criadas como Registros para o momento em SmartSuite. Migrando para SmartSuite ----------------------- 1. Importação: A importação concluída em ClickUp é migrada para SmartSuite para preservar a história rica de eventos e acontecimentos. Omita a importação se nunca tiver usado ClickUp por mais de alguns dias. 2. Guia de Tradução: Use este guia para entender as traduções gerais de áreas-chave de ClickUp para Smart # Transição de ClickUp para SmartSuite: Dicas para Evitar Erros Comuns Ao migrar de ClickUp para SmartSuite, existem alguns erros comuns que podem ser facilmente evitados. Aqui está um guia para ajudá-lo a fazer uma transição suave. ## Exportação e Capturas de Tela Na SmartSuite, sair de sua informação é mais fácil graças à sua funcionalidade de exportação sofisticada. Particularmente em torno do recurso de design de documentos, que permite que você transforme informações organizadas na SmartSuite em um PDF ou outro arquivo de maneira bonita. * __Não__ volte para o território de exportação ou captura de tela, pois isso pode não ser necessário na SmartSuite. * __Erro número três: __ Diretórios de Recursos Humanos. Na SmartSuite, os perfil são mais poderosos e mostram muito mais informações. Se você tinha um perfil ou diretório de recursos humanos dentro da sua conta de ClickUp, não se preocupe em migrá-lo em maioria dos casos. * __Erro número quatro: __ Automatizações. Na SmartSuite, existem muitas automatizações integradas que podem remover a necessidade de automatizações separadas ao longo de sua solução. * __Erro número cinco: __ Relações e Registros Ligados. Na SmartSuite, você pode usar registros ligados para agrupar, filtrar, ordenar e até mesmo gerar relatórios de painel baseados em dados relacionados, eliminando a necessidade de pastas, listas e campos personalizados que duplicam dados. * __Erro número seis: __ Suporte. A comunidade de usuários da SmartSuite é diferente da de ClickUp, portanto, certifique-se de encontrá-la em sua própria plataforma em vez de procurá-la no Facebook. ## Análise Competitiva Uma análise competitiva pode ser uma ferramenta útil para entender seu mercado e desenvolver seu próximo produto ou serviço. O Modelo de Análise Competitiva da SmartSuite permite que você rastreie toda a informação em torno de seu mercado e a faça fácil de se referenciar e relacionar de volta quando estiver fazendo seu trabalho diário. Para instalar este modelo de análise competitiva gratuito e fácil de usar: 1. Crie uma conta gratuita na SmartSuite. 2. Crie uma nova Solução usando o Modelo de Análise Competitiva na seção de Modelos. 3. Personalize este Modelo para seu próprio ambiente competitivo. O modelo de análise competitiva na SmartSuite inclui três Apps, cada um contendo campos únicos para diferentes tipos de informações. Ao usar este Modelo, você pode criar uma área viva e respirável de seu espaço de trabalho que você pode evoluir conforme você e seu mercado fazem. # Análise de Concorrentes Modelo Este modelo foi desenhado para ajudar você a avaliar seus concorrentes e fazer decisões informadas para seu negócio. Vamos passar pelas diferentes partes deste modelo. ## Área Geral Nesta seção, você pode editar e personalizar diretamente seus campos da exibição de Registro. Por exemplo, se quisesse adicionar um novo campo, como a data de fundação, você poderia entrar aqui e criar um campo de data, chamar-lhe "data de fundação" e adicionar a informação necessária. ## Área de Análise Dentro da área de análise, talvez você queira fazer algumas edições. Por exemplo, você poderia modificar este campo para não ser um campo de área de texto, mas sim criar um SmartDoc. Isso nos dará mais formatação, permitirá facilmente criar hyperlinks e tornará algumas coisas mais fáceis de visualizar. Aqui está um exemplo: ``` SmartDoc Example: Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Pellentesque imperdiet libero et dolor aliquam pharetra. Maecenas et sem vitae tellus pharetra congue. **Link Informativo**: [Link de Exemplo](http://example.com) ``` ## App de Concorrentes Esta área vem com alguns views para que você veja as coisas de diferentes maneiras. Nesta área `concorrentes`, você encontrará mais informações preenchidas com os mesmos campos que você criou na primeira vez. ### Comparação de Recursos O App de Comparação de Recursos nos permite destacar coisas gerais e específicas entre nossas ofertas e serviços versus outros e ver como nos medimos. Cole de coisas comuns aqui, como branding, reputação, valor, preços e assim por diante. Você também pode colocar recursos específicos aqui também. Por exemplo, se você está trabalhando em um produto SaaS e quiser ver quem tem a melhor função de agendamento, você poderia colocar a agendação como um recurso nesta comparação. #### Função de Ordem Recurrente Agora vamos ver mais ao fundo na função de Ordem Recurrente e ver como a nossa função de Ordem Recurrente compara com a de Planty. ``` Nome do Recurso: Função de Ordem Recurrente Nome do Recurso do Concorrente: Assinatura de Produto Comparações: (Mais detalhes podem ser adicionados aqui. ) ``` ## Tarefas de Seguimento Esta área nos dá um espaço para manter uma conta de como atuamos em nossas descobertas. Ao ter tarefas de seguimento aqui, você pode delegar responsabilidades para uma revaliação, alteração e recuar com esta área de análise de concorrentes. Por exemplo: 1. Adicione ideias em nossa sacola de trilha de produto 2. Registre-se para seu próprio programa para que possamos obter mais informações sobre o que estamos fazendo ## Paisagem de Mercado Nesta área, você pode definir os setores principais de seu mercado e colocar seus concorrentes neles. A visão padrão neste espaço de paisagem de mercado é mostrar todos os diferentes setores agrupados pelo concorrente. ### Listagem de Paisagem de Mercado Nesta visão, você verá em uma vista de grid consolidada todos os setores, todas as categorias que esses setores possuem e qual empresa está na qual deles. ## Limpeza Nos futuros, você talvez queira limpar e personalizar este modelo de acordo com suas necessidades, removendo ou modificando certos campos e visões que não são relevantes aos seus objetivos. ## Conclusão Assim que você tiver uma boa compreensão do Modelo de Análise de Concorrentes, você pode começar a preenchê-lo com seus dados e informações de concorrentes. Não se esqueça de instalar a SmartSuite e [explorar o modelo](https://smartsuite.com/) para começar! **--VEDER AIRE--** # Análise Competitiva: Manual Utilizando o Modelo do Template do SmartSuite Este guia te acompanhará pelo processo de utilização do Modelo de Análise Competitiva do SmartSuite para simplificar a sua análise e manter os dados atualizados em tempo real. ## Introdução Nesta jornada de análise competitiva, iremos nos concentrar nos seguintes passos: 1. **Preencher Áreas de Análise Competitiva: ** explica o processo de preencher a aplicação da Análise Competitiva com informação relevante. 2. **Compartilhar Informação: ** aborda as formas de compartilhar a sua Análise Competitiva com membros da equipa e estakeholders externos. ## Preencher Áreas de Análise Competitiva Para começar, navegue até a Solução de Análise Competitiva no seu account SmartSuite (se não tiver, inscreva-se através do link fornecido de afiliado). Aqui está uma passagem sobre preencher a aplicação da Análise Competitiva: ### Análise de Concorrentes 1. **Concorrentes: ** adicione nomes e descrições curtas dos seus concorrentes de análise. 2. **Forças Competitivas: ** liste as forças competitive de cada concorrente com base em seus ofertas únicas ou vantagens. 3. **Pontos Fracos: ** detalhe as fraquezas dos concorrentes para identificar oportunidades para melhorias. 4. **Oportunidades: ** destacar oportunidades potenciais para a sua empresa baseadas na análise competitiva. 5. **Ameaças: ** compartilhe informação sobre perigos potenciais de concorrentes que possam impactar a sua empresa. ### Comparação de Features 1. **Features: ** liste as principais funcionalidades que considerar para a comparação. 2. **Comparação: ** compare cada concorrente baseado nas funcionalidades selecionadas. ### Landscape de Mercado 1. **Posicionamento Competitivo: ** defina a posição da sua empresa no mercado comparada com os concorrentes. 2. **Tendências de Mercado: ** aborde qualquer tendência de mercado relevante para a sua empresa. 3. **Prospectos de Crescimento: ** compartilhe informação sobre os reactuosos de crescimento dos seus concorrentes e da indústria em geral. ## Compartilhar Informação Depois de preencher a aplicação da Análise Competitiva, é importante compartilha-la com os stakeholders relevantes. Aqui estão duas formas de fazer isto: ### Membros da Equipa Internos Para compartilhar a aplicação de Análise Competitiva com os membros da equipa: 1. Vá para as Permissões do Solution Geral e conceda acesso adequado aos seus colegas de trabalho à Solução. 2. Ajuste as permissões ao nível de Aplicativo para controlar o que cada membro da equipa pode ver ou editar dentro do Aplicativo. 3. Ocultar campos ou vistas da sua equipa se necessário. ### Estakeholders Externos Para compartilhar a Análise Competitiva com os estrangeiros: 1. Crie áreas públicas na SmartSuite para os investidores potenciais, banqueiros, consultores ou outros estakeholders externos. 2. Entre numa Visualização que possui um botão de compartilhar Visualização, clique e crie um link com acompanhamento para uma determinada Visualização. 3. Ative a compartilhagem da Visualização para permitir aos estakeholders externos ver a informação. ## Conclusão Com este guia, você se encontra bem para simplificar a sua análise competitiva utilizando o Modelo de Análise Competitiva do SmartSuite. Deixe de depender de apresentações antigas de folha de cálculo e comece por gerir a análise competitiva como um processo vivo e aprendido dentro do SmartSuite. Se tiver alguma questão sobre o SmartSuite ou necessitar de ajuda a começar, por favor deixe um comentário. **Nota: ** os links do video ([Video 28](https://www.youtube.com/watch?v=2FC9iu4QCFk)) e o curso de formação do SmartSuite serão fornecidos na descrição abaixo. **Convidado Especial: ** Leila Layla Bem-vindo a este webinar ao vivo com convidado especial, Leila Layla! Hoje, ela irá compartilhar insights sobre a documentação de Sistema Operativo e processos de negócio dentro do SmartSuite. Vamos ter uma sessão Tópicos para que não tenhas medo de fazer perguntas. Começamos! **Leila Layla: ** Muito obrigada por introduzi-me, Avi. Estou entusiasmada por compartilhar meus conhecimentos sobre a documentação de Sistema Operativo e processos de negócio dentro do SmartSuite. Começe por explicar o que queremos por Sistemas Operativos e por documentação e como eles se relacionam uns com os outros. Os Sistemas Operativos representam as coisas que fazemos regularmente e como realizamos as mesmas. A documentação é o processo de obter como é que fazemos um que fazermos por escrito para uma referência mais fácil e colaboração. Agora, vamos mergulhar no processo de construir uma hub para todos os documentos dentro do SmartSuite: 1. **Crie uma Solução: ** Comece por criar uma nova Solução chamada Procedimento Driven. 2. **Adicione Apps: ** Explore as diferentes Apps do SmartSuite e escolha os que concorrentes relevantes às suas processos de negócio, como Tarefas, Calendário ou Ficheiros. 3. **Organize: ** Organize as Vidas e as Apps em Grupos para uma navegação fácil. 4. **Documente os Seus Processos: ** dentro de cada App, documente os seus processos de negócio, listando os passos e procedimentos que se seguem. 5. **Colabore: ** Convide membros da équipa a colaborar nos Apps e forneça acesso com base nos seus papéis e responsabilidades. 6. **Traque Progress: ** Use as características de análise disponíveis no SmartSuite para traquear o progresso dos processos documentados e identifique zonas para melhoria. 7. **Revise e atualize: ** Revise e atualize regularmente os SOPs como a sua negócio evolui e novos processos são adicionados. Assim é, através destes passos, pode-se construir um hub completo para todos os documentos dentro do SmartSuite. Se tiver alguma questão, não a hesite a fazer perguntas na secção de Tópicos ou utilizar a funcionalidade de chat. Agora, volte-me a Avi para um comentário final. # Configurando a Base de Dados de SOP no Smart Suite com Formatação Markdown Este guia lhe levará passo a passo a configurar a sua Base de Dados de Procedimentos Operacionais Padrão (SOP) no Smart Suite, utilizando a formatação Markdown para uma melhor claridade e organização. ## Tabela de Conteúdos 1. [Criando a Base de Dados SOP](#criando-a-base-de-dados-sop) 2. [Configurando Campos de Registo SOP](#configurando-campos-de-registo-sop) 3. [Configurando Valores pre- definidos no Smart Suite](#configurando-valores-pre-definidos-no-smart-suite) 4. [Ligação SOP a Processos](#ligacao-sop-a-processos) 5. [Explorando Bases adicionais de Dados para Diferentes Tipos de Informação](#explorando-bases-adicionais-de-dados-para-diferentes-tipos-de-informacao) ## Criando a Base de Dados SOP <a name="criando-a-base-de-dados-sop"></a> Para criar a sua Base de Dados SOP, siga estes passos: 1. Dentro do Smart Suite, navegue para a Base-Principal. 2. Crie uma nova app adicionando vários campos numa nova app chamada `SOPs`. 3. Aqui está o que deseja incluir na sua Base de Dados SOP: - Campo do Título (Título de Registo): chame-o `SOP`. - Campo de Estado: ajuda-te a saber o estado do SOP. - Campo Proprietário: indica o proprietário do SOP. - Campo de Documento: área principal da documentação para o SOP. - Campo Dock Inteligente: para formatação e recursos adicionais. - Campos pré-definidos: ingresse valores pre-definidos para todos os campos, de modo a serem prontos para a criação de novos SOPs. ## Configurando Campos de Registo SOP <a name="configurando-campos-de-registo-sop"></a> Na sua Base de Dados SOP, adicione os seguintes campos: - Campo de Estado: um campo Lookup, que vai explicar na área de documentação (ver próximo). - Campo de Documento Inteligente: armazene todas as instruções, diretrizes e materiais de referência para o SOP neste campo. ## Configurando Valores pre-definidos no Smart Suite <a name="configurando-valores-pre-definidos-no-smart-suite"></a> Para configurar valores pre-definidos no Smart Suite: 1. Navegue até Modificar Configurações de Campo. 2. Desciça até localizar o campo de Valores pre-definidos. 3. Carregue os valores pre-definidos que deseja para cada campo, de modo estes estiverem prontos para a criação de novas instâncias de SOP. ## Ligação SOP a Processos <a name="ligacao-sop-a-processos"></a> Utilize o Campo de Recorde Ligado para ligar os SOPs de cada processo seguindo estes passos: 1. Crie um novo campo e escolha Recorde Ligado. 2. Conecte a área do SOP com os seus respetivos processos. 3. Defina a vista de visualização para mostrar o número de conexões, a condição e as partes responsáveis por cada processo. ## Explorando Bases adicionais de Dados para Diferentes Tipos de Informação <a name="explorando-bases-adicionais-de-dados-para-diferentes-tipos-de-informacao"></a> Além dos SOPs, o Smart Suite pode ajudar-te a criar bases de dados para outros equipamentos ou procesos. Pode utilizar todos os poderosos recursos para organizar o seu trabalho e, não treinar empregados novos. Essa é a abordagem básica para criar a Base de Dados SOP no Smart Suite! Com plano de trabalho correto e uma hierarquia clara, achará mais fácil gerir tarefas e ter uma localização central para todos os seus processos de negócio. ↑ # Configuração da Base de Dados SOP no Smart Suite com Formatação Markdown Este guia vai conduzir-lhe passo a passo pelo processo de configuração da base de dados de Procedimentos Operacionais Padrão (SOP) no Smart Suite, utilizando a formatação Markdown para uma melhor clareza e organização. ## Tabela de Sumários 1. [Criando a Base de Dados SOP (SOP)](#criando-a-base-de-dados-sop) 2. [Configurando Campos de Registo SOP](#configurando-campos-de-registo-sop) 3. [Configurando Valores pre- definidos no Smart Suite](#configurando-valores-pre-definidos-no-smart-suite) 4. [Ligação SOP a Processos](#ligacao-sop-a-processos) 5. [Explorando Bases adicionais de Dados para Diferentes Tipos de Informação](#explorando-bases-adicionais-de-dados-para-diferentes-tipos-de-informacao) ## Criando a Base de Dados SOP (SOP) <a name="criando-a-base-de-dados-sop"></a> Para criar a sua Base de Dados SOP, siga estes passos: 1. Dentro do Smart Suite, navegue para a Base-Principal. 2. Crie uma nova app adicionando vários campos numa nova app chamada `SOPs`. 3. Aqui está o que deseja incluir na sua Base de Dados SOP: - Campo do Título (Título de Registo): chame-o `SOP`. - Campo de Estado: ajuda-te a saber o estado do SOP. - Campo Proprietário: indica o proprietário do SOP. - Campo de Documento: área principal da documentação para o SOP. - Campo Dock Inteligente: para formatação e recursos adicionais. - Campos pré-definidos: ingresse valores pre-definidos para todos os campos, de modo a serem prontos para a criação de novos SOPs. ## Configurando Campos de Registo SOP <a name="configurando-campos-de-registo-sop"></a> Na sua Base de Dados SOP, adicione os seguintes campos: - Campo de Estado: um campo Lookup, que vai explicar na área de documentação (ver próximo). - Campo de Documento Inteligente: armazene todas as instruções, diretrizes e materiais de referência para o SOP neste campo. ## Configurando Valores pre-definidos no Smart Suite <a name="configurando-valores-pre-definidos-no-smart-suite"></a> Para configurar valores pre-definidos no Smart Suite: 1. Navegue até Modificar Configurações de Campo. 2. Desciça até localizar o campo de Valores pre-definidos. 3. Carregue os valores pre-definidos que deseja para cada campo, de modo estes estiverem prontos para a criação de novas instâncias de SOP. ## Ligação SOP a Processos <a name="ligacao-sop-a-processos"></a> Utilize o Campo de Recorde Ligado para ligar os SOPs de cada processo seguindo estes passos: 1. Crie um novo campo e escolha Recorde Ligado. 2. Conecte a área do SOP com os seus respetivos processos. 3. Defina a vista de visualização para mostrar o número de conexões, a condição e as partes responsáveis por cada processo. ## Explorando Bases adicionais de Dados para Diferentes Tipos de Informação <a name="explorando-bases-adicionais-de-dados-para-diferentes-tipos-de-informacao"></a> Além dos SOPs, o Smart Suite pode ajudar-te a criar bases de dados para outros equipamentos ou procesos. Pode utilizar todos os poderosos recursos para organizar o seu trabalho e, não treinar empregados novos. Essa é a abordagem básica para criar a Base de Dados SOP no Smart Suite! Com plano de trabalho correto e uma hierarquia clara, achará mais fácil gerir tarefas e ter uma localização central para todos os seus processos de negócio. # Documentação Técnica: Informe e Gamificar SOPs com Widgets do Smart Suite ## Visão geral Este documento demonstra como utilizar as funcionalidades de widgets no Smart Suite para informar sobre SOPs e gamificar o processo de documentação de SOPs. ### Utilização de widgets para relatórios de SOP 1. **Configurando a aplicação de SOP: ** Nesta área, dei permissão para reportar sobre todos os dados que estão dentro da solução SOP. Todos os meus sistemas e processos são relatáveis ​​através destes widgets. - **Relatórios de Campo de Condição: ** Para reportar sobre o campo de condição, entre em Configurações. - **Relatório de Sistemas: ** Estou a presente momento a relatar sobre a aplicação de Sistemas. Aqui, gostaria de contar a força e o status geral dos sistemas. - **Mudança do tipo de widget: ** Para mudar o tipo do widget, posso facilmente alterar para verificar a performance de sistemas específicos. 2. **Explorar a Biblioteca de Widgets: ** Para novatos na Smart Suite, recomendamos explorar a Biblioteca de Widgets para descobrir o próprio prazer e criatividade na personalização de relatórios. - **Relatório do Sistema de Ingressos: ** Os widgets podem ajudar a determinar se o sistema de início de sessão está a funcionar bem ou não, evitando especulação, e fornecendo resultados visíveis em vez disso. **Nota: ** Consulte as seguintes recursos para mais informações sobre a utilização de cada widget e funcionalidade na Smart Suite: - Demonstrações do YouTube - conteúdo da equipa de Smart Suite sobre cada widget e funcionalidade ### Funcionalidade de Template no Smart Suite *Algumas das diferenças entre Smart Suite e ClickUp estão a ser preenchidas conforme se evolua devagarmente. * 1. **Guardar como Template: ** Tenha um espaço reservado como área de template. Clone as aplicações ao criar novas versões. No entanto, para uma aplicação consistente, não é preciso realizar isso. 2. **Partilha de Templates: ** No momento, o template de Smart Suite não está disponível para descarregamento público. No entanto, é uma boa ideia para o desenvolvimento futuro. A equipa de consultores propriamente é a dona dos seus templates, que podem ser vendidos como propriedade. 3. **Tarefas Recorrentes: ** O Smart Suite está a lançar tarefas recorrentes (não tarefas recorrentes), que funcionarão dentro dos registos em um menu suspenso. Ficam-se à espera da nova versão! 4. **Alternativa para Tarefas Recorrentes: ** Em questão transitória, utilize aplicativos de trabalhos para criar tarefas recorrentes. ### Diferenças de Banco de Dados de SOP entre ClickUp e Smart Suite - **Utilização do Ferramental: ** Escolha o ferramental que faça o melhor para os seus fluxos de trabalho e necessidades. A arquitetura correta pode ser traduzida de forma efetiva em diferentes ferramentais. - **Diferenças de Funcionalidade: ** Smart Suite oferece registos ligados, agrupamento e funcionalidades expandidas que não estão disponíveis diretamente em ClickUp. - **Estrutura de Informação: ** Smart Suite é um híbrido de tarefas e dados, o que o torna ideal para bases de dados de SOP e documentação. ClickUp inclina-se mais para tarefas. - **Benefícios: ** Armazenar os SOPs e os dados de documentação num ferramental funciona de forma a melhorar a localização e a automatização automática. ### Comparação de Gestão de SOP entre Smart Suite e Google Documentos - **Localização da Informação: ** Coloque a informação diretamente no ferramental a ser utilizado para uma localização mais fácil e de automatização. - **Permissões: ** As permissões em Smart Suite permitem o controlo de segurança e o acesso rápido e fácil. ### Integrar aplicações de Gestão de Tarefas como o ClickUp com Visões Ao utilizar o Smart Suite para gerir as tarefas, não é necessário configurar aplicações de gestão de tarefas como o ClickUp com aplicativos em vez de aplicações. Em vez disso, é recomendável utilizar as funcionalidades disponíveis no ecossistema do Smart Suite. --- Este documento se concentra em utilizar os widgets e o ecossistema do Smart Suite para informar eficientemente de forma a gamificar SOPs. A funcionalidade do Smart Suite está a ser continua e desenvolvida, então fique à disposição para atualizações! Sinta-se livre para compartilhar Questões e Insights nos comentários abaixo. # De ClickUp para Smart Suite: Um Guia Completos A transição de ClickUp para Smart Suite envolve diversas considerações devido às diferenças entre as ferramentas e recursos. Abaixo está um guia para ajudá-lo com a transição. ## Tradução de Fala e Foco - Em vez de traduzir cada palavra e artigo para uma nova língua, focar no significado da frase. - Fale o idioma que você está tentando utilizar, não uma versão quebrada. ## ClickUp e Smart Suite: Não um um-por-um - Existem semelhanças entre ClickUp e Smart Suite, mas eles não são ferramentas um-por-um. - Há diferenças em recursos, fazendo a migração mais suave com o wizard que está por vir para ajudar. > *Estamos trabalhando em um widget de importação de widgets de ClickUp e Airtable, e já completamos a integração com Google Sheets pelo simples recurso de copiar/colar. * ## Migração e Wizard - Estamos trabalhando em uma funcionalidade para importar rápida e fácil suas informações de ClickUp para Smart Suite, pelo que a transição é mais fácil. - Um wizard está por vir para ajudar com a transição e será discutido em nossa página quando for lançado. > **Importante: ** Não estamos atualmente trabalhando em uma integração bilateral, mas estamos abertos para casos de uso e consideraremos o sincronização bidirecional ou integração com ClickUp se necessário. ## Automatizações e Checklists - O Smart Suite permite que você execute checklist templates diferentes para condições específicas. - Os templates de checklists existem dentro das automatizações, mas não são armazenados na seção de Templates. > *Isso faz com que você possa configurar uma automatização com um ocorrido específico que vai buscar papel de tarefa três, quatro e assim por diante com base na data limite. * ## Uso diário - O Smart Suite ajuda a gerenciar tarefas, atribuições e checklists. - A seção Meus Trabalhos oferece uma visão personalizada de o que está em sua to-do list, organizada por data limite. > **Nota: ** Você pode personalizar seu relatório de Meus Trabalhos para se adequar às suas preferências. ## Configuração de um Único Usuário - O Smart Suite pode ser usado para gerenciar projetos e tarefas para um único usuário. - Simplifique o setup para um único usuário, focando em recursos necessários sem as complexidades associadas a equipes maiores. ## Templates, Processos e Sistemas - A aplicação Systems do Smart Suite fornece recursos como Título de Gravação, Status, Gravamentos Vinculados, Proprietário, Função, descrição, etc. > *Para configurações mais sofisticadas, você pode acrescentar coisas como diagramas de anexos e mapas de processos. * - O Smart Suite não utiliza itens subalternos em processos, tarefas ou outras áreas. No entanto, os itens subalternos serão melhorados no futuro para se comportar mais como registros em ligação. > **Conselho: ** Para se conectar à SOPs e tarefas no Smart Suite, assista à nossa vídeo no [Cinco Formas de Conectar SOPs e Tarefas](https://youtu.be/VIDEO_ID) durante os 20 minutos iniciais para aprender mais sobre itens subalternos. - Para ter uma visão geral de todas as SOPs, você pode utilizar a visão esquema de Dados ou mapelá-las no Tableau ou painel virtual. > **Recomendação: ** Veja nossa recente sessão web no [Esquema de Dados](https://youtu.be/WEBINAR_ID) para mais detalhes sobre esse tópico. # Documentação ## Entendendo Widgets em Painéis Aprende a utilizar widgets nos painéis para gerenciamento eficaz de dados. 1. **Widgets em Painéis** - Os widgets fazem parte dos painéis, servindo como local conveniente para encontrar dados. A configuração de testes e controle de widgets pode ser definida de acordo com a solução atual. Pode exibir ligações para outras Soluções, ou visualizar todo o workspace, arrastar e soltar itens e reordená-los como necessário. Quando o widget for adicionado, pode ser redimensionado ou transformado em seu próprio painel ou colocado ao lado de outros painéis. 2. **Adição de Emojis na Suitortu Smart** - Para adicionar emojis na Suitortu Smart, use o teclado emoji. No dispositivo Windows, pressione a tecla windows e ponto. No Mac, é mais provavelmente command shift ponto ou tecla Mac shift ponto. Procure o teclado emoji para o seu dispositivo, e adicionar o emoji enquanto estiver a digitar em qualquer campo de texto. Além disso, pode copiar e colar emojis de qualquer local na web (Ctrl+Cmd+Espaco no Mac). 3. **Utilização de Emojis no Playbook** - Os emojis podem ser considerados semelhantes a escrever no teclado ao aproveitar o atalho para alcançar o teclado emoji. Ajudam a Suitortu Smart Suite ser mais amigável ao usuário, especialmente para membros do time que não se sentem confortáveis com views de grade. Eles ajudam a agrupar o texto e torná-lo mais visualmente atraente. 4. **Organizando Projetos Agiles no Modelo de Suitortu** - Esta secção descreve como organizar projetos Agiles no modelo de Suitortu, combina cada pedaço e ilustra como eles se comunicam um com o outro. A compreensão da abordagem Agile é essencial ao usar o modelo para gerenciamento de projetos. 5. **Agile vs. Waterfall Projects** - Projetos Agiles e projetos Waterfall diferem em sua abordagem ao trabalho. Projetos Agiles seguem ciclos iterativos, planejando pequenas partes por vez, avaliando constantemente o progresso e ajustando conforme necessário. Em contrapartida, projetos Waterfall assumem que tudo é planejado de forma antecipada e que não há um processo que seja loop ou cíclico. Projetos Waterfall são perfeitos para destinos conhecidos ou projetos com processos previsíveis. 6. **Escolhendo entre Agile e Waterfall** - Escolha Agile se os resultados dos projetos ou os passos envolvidos forem incertos, necessitar de feedback dos stakeholders frequentemente ou possuir uma equipe pequena e apelada. Waterfall é mais suito quando os destinos forem conhecidos, o caminho seja previsível e se preferir predictability e eficácia. 7. **Fontes para Interessantes Emojis** - Leverage various sources for interesting emojis, such as code. org's Emoji Chart. # Estrutura Agil no Ferramenta de Gerenciamento de Projetos: A Abordagem Híbrida Adote uma estrutura Agil dentro da sua ferramenta de gerenciamento de projetos e tenda um leve em direção a uma abordagem Waterfall em vez da opção inversa. Embora começar com uma estrutura de gerenciamento de projetos Waterfall (como a descrita neste vídeo) possa ser vantajosa, ela pode não funcionar bem se tentar incorporar quaisquer elementos Agil. Por outro lado, se usar um modelo de Agil (como mostrado abaixo) e desejar incorporar algumas das regras da Waterfall ajustando alguns campos, isso geralmente pode ser alcançado com pequenas alterações. A história principal é que, independentemente de se preferir uma abordagem iterativa ou pré-planeada, qualquer projeto pode ser organizado na SmartSuite com a estrutura e modelo apropriados. Vamos nos imergir no modelo de Agil dentro da SmartSuite. Se você prefere uma abordagem totalmente pré-planeada e não tem interesse na Agil, obrigado por assistir a primeira metade deste vídeo. Poderá aprender mais sobre planejamento Waterfall e listas de projetos típicas na SmartSuite [aqui](URL). No entanto, para o resto, vamos começar. Inicie sessão na SmartSuite, navegue para a página inicial, clique em 'Adicione uma nova Solução', comece com 'Modelo' e escolha 'Agil' da lista suspensa. Você notará que vários resultados aparecem ao digitar 'Agil' pois temos versões especializadas deste modelo para diversas situações de uso. Comecemos com o modelo básico porque partilha muitos traços com outras versões. Instale o modelo de Agil em sua conta para ver os seguintes detalhes: ```markdown ## Projetos Agil Básicos ### Aplicativo de Sprints Rastreie cada ciclo recursivo usando o Aplicativo de Sprints. Pense nos Sprints como uma corrida em uma corrida – você corre por um momento, para depois, em seguida, corre novamente. Isso é semelhante a um Sprint Agil, que é uma unidade de tempo numerada sequencialmente, contendo coisas para serem concluídas. #### Sprint 1 - Datas: [insira datas] - Estado: [insira estado] - Sprint Number: [insira número] - Tipo: [insira tipo] - Notas: [insira notas] - Trabalhe em: - Histórias: [insira Histórias] - Bug: [insira Bugs] Além dos Sprints, vamos para Histórias e Problemas. Esta seção contém: ### Histórias Rastreie as peças de valor que seus usuários querem ou podem beneficiar nesta seção. #### [Insira o nome da História] - Visão Geral: [insira visão geral] - Estimação: - Pronto para Estimação: [Sim/Não] - Pontos de História: [insira pontos de história usando a sequência de Fibonacci] - Épicos: [insira épicos pertinentes] - Responsável: [insira responsável] ### Problemas Rastreie os Bugs (problemas que estão impactando seu usuário de fim) aqui. Conecte-os às suas sessões de trabalho e Épic a medida que necessário. ``` Título do Vídeo 30: [LinkedVideo](https://www.youtube.com/watch?v=uVuiAjJew9U) (Idioma: en) Na semana passada tive uma conversa com a minha família, proprietários de uma loja física que se especializa na fabricação de trabalhos. Eles tiveram muitas dificuldades no gerenciamento de tarefas dentro de sua loja, e espirei que há muitos outros negócios que compartilhariam esse desafio. De início, considerei um quadro branco físico como uma solução, mas descobri que opções digitais melhor se adequavam às necessidades de negócios com trabalhadores remotos ou aqueles que procuram uma sistema de gerenciamento de tarefas mais centralizado. Aqui estão cinco etapas para ajudar a gerenciar tarefas em ambiente de loja física: 1. **Encontrar uma Localização Centralizada**: Estabeleça uma localização centralizada para tarefas, como um sistema de gerenciamento de projetos ou aplicação que os membros da equipe possam acessar de maneira consistente. Isso permite que todos se organizem e saibam o que precisa ser feito todos os dias. 2. **Configurar Listas de Tarefas**: N ambientes remotos, listas de tarefas atualizadas em tempo real são essentiales para uma comunicação eficaz e o alcançamento de objetivos. No entanto, no ambiente de loja física a comunicação costuma ser mais directa, portanto, tarefas podem ser gerenciadas de maneira menos formal. 3. **Taules de Tarefas Digitais**: Para equipas remontas, as tabelas de tarefas digitais podem servir de localização centralizada para tarefas, permitindo que os membros da equipe interajam com ela e a acessem a partir de qualquer localidade, tornando o processo de gerenciamento de tarefas mais integrado e eficaz. 4. **Priorização de Tarefas**: Priorize as tarefas baseadas na sua urgência, impacto e importância, para manter o negócio rodando eficazmente. 5. **Atribuição de Tarefas**: Distribua as tarefas entre os membros da equipa de acordo com as suas habilidades, carga de trabalho e função na empresa para garantir que todas as tarefas sejam realizadas de maneira eficaz e eficiente. Seguindo estas cinco etapas, as pequenas empresas podem criar um sistema de gerenciamento básico de tarefas que lhes permite sistematizar os seus processos e constituir a base para o crescimento futuro. 👍 # Organização de Tarefas para um fluxo de trabalho digital A transição de tarefas de um espaço físico para um espaço digital pode ajudar-te a manter-se produtivo e organizado, mesmo fora do escritório. Com uma ferramenta digital, pode-se facilmente rastrear tarefas, adicionar itens conforme forem necessários e ter acesso à lista em qualquer lugar. Aqui está uma guia para utilizar o SmartSuite como uma ferramenta de Gerenciamento de Tarefas para a loja física. ## Escolhendo a Ferramenta Correta Se tiver dúvidas sobre a nomeação da ferramenta a utilizar, o SmartSuite poderá ser uma boa opção inicial. Oferece características de Gerenciamento de Tarefas fortes adequadas para empresas, é gratuito para até três utilizadores e é fácil dimensionar para espaços que demandem dados intensivos, como uma loja física. ## Aberto a sua Lista de Tarefas Depois de escolhido uma ferramenta, precisarás de um lugar para a sua tarefa. No SmartSuite, pode-se criar uma nova aplicação, escolher o template "Gerenciamento de Tarefas" para ter uma lista de tarefas fácil de utilizar e personalizá-la aos teus requisitos. ### Ajustando o Template SmartSuite 1. Remova os campos/colunas desnecessários, como as Dependências e as tags, se forem desnecessários. 2. Renomeie a aplicação com algo significativo para o teu time, como "Tarefas-Loja". 3. Exclua os dados de demonstração para começar com uma folha de dados limpa. 4. Adicione novas tarefas clicando no botão "Nova gravação" e introduzindo informações conforme necessário. ## Adicionar as suas Tarefas à Lista Para adicionar tarefas à lista, basta clicar no botão "Nova gravação" e introduzir os detalhes da tarefa. Também pode adicionar notas, subtarefas, prazo, destinatário e mais, conforme necessário. ## Atribuição de Tarefas No SmartSuite, pode-se atribuir tarefas a si mesmo ou a membros do teu time selecionando o nome destes do menu a caixeira. Isso te sempre lembra da tua tarefa a cada dia. ## Definição de prazo Definir prazo ajuda a manter-te organizado e ver as tarefas no contexto. No SmartSuite, pode-se definir prazo para cada tarefa no campo datatarefa. ## Visualização das Tarefas Pode ver as suas tarefas de várias formas no SmartSuite, como visão em grade, calendário ou listas. Isso te permite manter-te organizado e concentrador no o que é necessário fazer. A utilização de um sistema de Gerenciamento de Tarefas no SmartSuite pode te ajudar a melhorar o fluxo de trabalho, desafogar a tua mente das tarefas, e delegar as tarefas a equipa de teu trabalho de forma eficiente. **Gerenciamento de Tarefas e Suíte Inteligente** --- **Gerenciamento de Tarefas em SmartSuite** Ao lidar com tarefas, lembre-se de que todos os detalhes necessários podem ser encontrados no SmartSuite. Você tem a flexibilidade de atribuir tarefas a vários membros da equipe, mas tenha cuidado com situações de apontamento de dedos que podem surgir quando múltiplas pessoas são atribuídas a uma tarefa. Para evitar essas situações, é recomendável atribuir uma pessoa única como destinatário para cada tarefa. Se precisar atribuir múltiplas tarefas a um grupo, quebrá-las em peças menores e gerenciáveis. Um modelo bem pensado é fornecido no setup padrão, portanto não precisará se preocupar com isso. No entanto, se preferir o método analógico, lembre-se de ter atenção à claridade ao atribuir tarefas a vários destinatários. --- **Estabelecendo uma Rotina** Para garantir a implementação bem-sucedida de um sistema de gerenciamento de tarefas, crie uma rotina para seu uso regular. Uma rotina consiste em três componentes: 1. **O Que**: Defina a ação (por exemplo, verificar a lista de tarefas) 2. **Quando**: Determine o ritmo definido para a ação (por exemplo, diariamente, semanalmente) 3. **Quem**: Identifique quem é responsável por garantir que todos seguem a rotina (por exemplo, pessoal de escritório, membros da equipe) --- **Fazendo a Rotina Acessível** **Opção 1: Dispositivos Eletrônicos** Para membros da equipe que possuem dispositivos eletrônicos, é relativamente fácil configurar uma guia padrão que abra o Ferramenta de Gerenciamento de Tarefas ao abrir o navegador. Além disso, você pode configurar notificações para lembrar deles de verificar a lista de tarefas. **Opção 2: Equipe Ofline** Para equipes ofline, considere obter um dispositivo centralizado (por exemplo, computador, iPad) localizado em uma área comum onde os membros da equipe possam acessá-lo facilmente. Garanta que a Ferramenta de Gerenciamento de Tarefas esteja aberta nesse dispositivo para que os membros da equipe possam ver suas tarefas em proximidade do local onde trabalham. **Opção 3: Equipe Descentralizada** Para equipes espalhadas em várias localizações, realize reuniões recorrentes para discutir tarefas e atualizações. Use um dispositivo centralizado (por exemplo, computador, tablet) com a Ferramenta de Gerenciamento de Tarefas aberta durante essas reuniões para garantir que todos estejam atualizados. --- **Conclusão** Centralizar o sistema de gerenciamento de tarefas em um único sistema organizado ajudará a sua equipe a manter-se no mesmo nível. Selecione SmartSuite ou um método analógico, a consistência e a persistência na aplicação do método escolhido levará a melhores resultados. Para mais informações sobre SmartSuite e trabalhar com a equipe ProcessDriven para sistematizar, delegar e automatizar tarefas, consulte a descrição a seguir. **Vídeo 31: ** [Link para Vídeo 31](https://www.youtube.com/watch?v=lrOwneKJfbU) Até à próxima, divirta-se no Processo! (Idioma: pt-PT) # SmartSuite: Organize as atividades da sua Associação ou Clube num único lugar Gerir um grupo de pessoas e as tarefas associadas pode ser uma dolorosa tarefa, especialmente ao utilizar ferramentas desconectadas. Com a SmartSuite, uma plataforma flexível sem código, pode organizar informações eficientemente, tudo em um único local. Nesta guia, mostaremos-lhe como utilizar o modelo de template de SmartSuite para gestão de associações ou clubes. À medida que termine este artigo, será capaz de simplificar a gestão das atividades da sua organização em apenas alguns cliques. ## Acesso ao Template 1. Crie uma conta na SmartSuite. 2. Clique no ícone `+`. 3. Escolha `Começar a partir de modelo`. 4. Pesquise pelo `Modelo de Gestão de Capítulo da EO`. 5. Personalize o modelo para encaixar com o uso específico da sua organização. ## Visão geral do Modelo O modelo vem com três aplicativos principais: Membros, Fóruns e Eventos. ### Aplicativo de Membros Este aplicativo permite visualizar e gerir informações dos membros. Aqui está um exemplo de como um registo de membro pode vir a parecer: ```markdown - **Nome do Membro**: Jesse Bayne - **Informações de contacto**: [número de telemóvel], [endereço de e-mail] - **Função**: Membro - **Cohorte**: [Nome do seu Grupo] #### Avaliação do Membro - **Responsável pela relação**: [Pessoa responsável pelo membro] - **Data prevista de início**: [Data prevista de início, se não for um membro actual] - **Notas**: [Qualquer nota adicional ou comentário] - **Tarefas**: [Emnezados relacionados com a talha-ordem ou a activa-ção do membro] ``` ### Aplicativo de Fóruns Neste modelo, os fóruns referem-se a cohorts ou grupos dentro da sua organização. Pode alterar o termo 'fóruns' para melhor encaixar as suas necessidades. ### Aplicativo de Eventos O aplicativo de Eventos permite-lhe rastrear as reuniões futuras para o seu grupo. ## Personalização do Modelo Pode personalizar o modelo para encaixar as suas necessidades: 1. Modificar os nomes de campos. 2. Elimine campos inúteis. 3. Adicione novos campos. 4. Crie tarefas e emnezados. A SmartSuite é uma plataforma versátil que lhe permite organizar e gerir informação de forma fácil, facilitando multiplelinesdeciência decisiões baseadas em dados para a sua organização. Tente o o e simplifique a gestão de associações ou clubes hoje! # Organização de Grupos: Introdução ao Modelo de Template de SmartSuite (Português Portugal) ## 1. Campos em SmartSuite No SmartSuite, os campos permitem um organização mais efetiva de várias informações: - *Subitens* - Subitens é outro tipo de campo que permite organizar uma determinada informação. Em nosso caso, os Subitens são muito úteis, pois apresentam características semelhantes a uma pasta de trabalho interna dentro da pasta de trabalho. Os Subitens podem ser encontrados no Painel de Campos, onde é possível organizar as informações financeiras. Por exemplo, podemos organizar pagamentos, faturas, datas e quaisquer comentários relacionados ao pagamento específico. ! [Subitens](https://i.imgur.com/HYD5vyw.png) - Clique em **Adicionar Item** para exibir os campos que estão sendo rastreados. Nosso formulário inclui campos para pagamentos com entradas e saídas, o tipo, data e eventuais observações sobre cada pagamento. - Clique no **Adicionar Campo** para adicionar um campo de fórmula. Digite uma forma básica de fórmula para somar todas as dívidas pendentes e todos os pagamentos. Se você preferir, pode acionar o menu do **Avançado** e agrupar vários campos para obter um valor final. Por exemplo, você pode somar os campos de quantia paga, pendências e alcance atual para obter um resumo preciso. - Clique em **Salvar** para finalizar. > Agradeço a [Jesse](https://www.smartsuite.com/) por nos ajudar a entender melhor como utilizar campos no SmartSuite! Essas informações estão disponíveis no [vídeo 32](https://www.youtube.com/watch?v=pcKOXA0InNk). ## 2. Áreas de Cohorts A área de Cohorts nos permite organizar diversas informações, como forums ou grupos de tarefas, de acordo com diferentes assuntos: - *Forum Alpha* é um exemplo de uma área de Cohorts padrão. É possível adicionar várias informações, como um nome e estados dessas áreas. Para ligar uma área de Cohorts com uma área de Membros, é conveniente utilizar o campo de Cohort: ! [Cohorts](https://i.imgur.com/DzQ9Ri4.png) Clique com o botão direito em um nome de colaborador, selecione **Adicionar Valor** e escolha o fornecido na área de Cohorts. Agora, quando você clica no nome de um colaborador em uma área de Cohorts, verá a ligação entre os dois. Essa ligação também pode ser vista em uma visão resumida, onde é possível tecer um contado de quais colaboradores estão contidos em determinate áreas de Cohorts: ! [Área de Cohorts](https://i.imgur.com/3FYCeUq.png) ## 6. Área de Eventos Ao contrário da área de Cohorts, a área de Eventos serve para organizar os acontecimentos na SmartSuite. Como a área de Membros, a árrea de Eventos possui fórmulas legais e condições para realização de eventos, por exemplo: datas fixas para eventos, assuntos a serem abordados e membros envolvidos no planejamento: ! [Área de Eventos](https://i.imgur.com/CQStmmw.png) ## Avaliação de Planilhas Excel para Orçamento: Um Estudo de Caso ### Introdução Usar uma planilha Excel para orçamento pode parecer uma solução simples, mas isso não é necessariamente a opção mais eficiente ou prática. Embora a interface familiar e as opções de cores sejam apelativas, problemas relacionados ao controle de versão e utilização da equipe podem ser problemáticos. Este texto aborda os desafios experimentados com um sistema de orçamento Excel-based e examina ferramentas alternativas que podem culminar em melhoria das performance e colaboração da equipe. ### A Planilha de Orçamento Atual #### Ineficiências Quantas se refere à planilha de orçamento atual, vários problemas importantes surgiram: 1. Complicações de versionamento: Problemas frequentes na identificação e gestão de múltiplas versões semelhantes do orçamento tornam difícil determinar qual versão é mais atual ou precisa. 2. Baixa adoção da equipe: Ao ser partilhada a planilha com a equipe de vendas, funcionários não se envolvem com ela de forma eficaz, frequentemente neglectando edições, referências ou mesmo não a utilizando. #### A Pelo menos apelação Alguns usuários acham conforto na interface da planilha familiar; no entanto, esforços de personalização de cores podem ajudar a alinhar a planilha com a paleta geral da organização, possivelmente aumentando as taxas de adoção das equipes que não se sentem apegados ao design retro. ### Desafios do Processo de Orçamento Atual Os usuários frequentemente se encontram enfrentando: 1. Navegar pela permissão de planilha 2. procurar informações orçamentárias precisas e atualizadas, principalmente ao confrontar várias versões. ### Opções Alternativas para Orçamento Existem várias opções que ajudam a facilitar o processo de orçamento: 1. Ferramentas projetadas para rastrear orçamentos e gerenciamento de dados oferecem melhor organização de arquivos, gestão de tarefas eficaz e recursos de permissão. 2. Estas soluções podem mesmo por o obstáculo de arvorar os sistemas de permissão de planilha clunky, onde vários usuários trabalham no mesmo documento simultaneamente sem problemas. 3. Algumas ferramentas permitem restrições baseadas em campos específicos ou linhas dentro da planilha, simplificando a organização e o processo de gestão. ### A Solução SmartSuite A SmartSuite é uma ferramenta ideal que oferece solução consolidada ao combinar o gerenciamento de dados, rastreamento de tarefas e facil formatação, em um único plataforma. A ferramenta apresenta uma seleção pré-carregada de modelos projetados para economizar tempo e promover facilitação de uso. A adoção da SmartSuite consiste nos seguintes benefícios: 1. Formatação profissional 2. Organização intuitiva de dados 3. Rastreamento de tarefas 4. Modelos prontos, contagem, e mais! ### Iniciar com a SmartSuite Para usar a SmartSuite e seus recursos gratuitos, siga estes passos: 1. Use o link de afiliado fornecido para se inscrever: isso nos apoia e oferece descontos exclusivos se você optar por um plano premium no futuro. 2. Cadastre-se na conta gratuita seguindo as instruções do guia fornecido na tela. 3. Procure o "Modelo de Orçamento Empresarial" após criar sua conta. 4. Personalize o modelo com base nas suas necessidades orçamentárias, e apague as seções indesejadas, como a Seção de Mudanças de Orçamento ou os filtros se não forem necessários. ### Perguntas Frequentes (FAQ) 1. Existe algum vencimento para o uso da SmartSuite? Não, o plano básico é gratuito, tornando-o uma solução ideal para pessoas individuais e organizações pequenas. 2. Existem algumas desvantagens no uso da SmartSuite? É importante se familiarizar com o desafio de aprendizagem associoado ao uso de novas ferramentas. No entanto, a SmartSuite é projetada para prover uma interface intuitiva e amigável para uso fácil. 3. A SmartSuite oferece opções de gerenciamento de tarefas? Sim, a SmartSuite oferece recursos de rastreamento de tarefas, garantindo que possa monitorar o progresso e melhorar os esforços da equipe. 4. Existem benefícios de tempo salvo ao usar a SmartSuite ao invés do Excel? A SmartSuite reduz o tempo necessário para formatar, gerenciamento de dados e gerência geral, tornando-a uma ferramenta muito mais eficiente para o rastreamento de orçamentos. 5. Será necessário um orçamento grande para usar a SmartSuite? Não! O plano básico da SmartSuite oferece recursos extensos, fornecendo-lhe auxílio de orçamento qualidade e antipatía, economizando-lhe dinheiro. # Orçamento Case e Modificações de App Este caso envolve um orçamento. Aqui eu digito "Orçamento" aqui e renomearei a seção correspondente. Você verá que agora chama-se "Novo Orçamento", e abaixo diz "Adicione um novo Orçamento". Esta mudança tem como finalidade tornar mais claro para referência futura. Eu clicarei fora desta área, e ele irá salvar automaticamente. Então eu irei me mover para o meu segundo App para algumas modificações. ## Modificações nos itens de orçamento ### Ajustes de visualização No interior do "Orçamento Itens", clico novamente em "Visualizações" e apago "Despesas por Período 1". Não encontro esse layout útil, então estou apagando-o. Abaixo de "Despesas totais de 2021", eu renomeei para "Todos os itens orçamentários" por simplicidade. ### Classificação e nomeação A renomeação já está pronta. Agora posso ver os itens de orçamento destacados. Cada linha nessa folha de cálculo repreentava um item ou categoria para a qual poderia registrar meus gastos. Posso então usá-los para relatar e obter meu orçamento para cada peça. Aí você verá que estes estão agrupados em categorias que podem abrir e fechar para tornar minha vida mais fácil. ### Alteração de registros Em seguida, vou para "Registos" e altero para "Itens". Após esse alteração, já temos nossa formatação do desdobrado. ## Aumento de categorias de orçamento Para adicionar categorias de orçamento, vamos criar novos registos. Eu apago os registos padrão para evitar confusão. Eu clico em Shift Enter para criar um novo Registro e economizar tempo. Quando tenho o plano do primeiro trimestre, preencho o campo mês, que é um drop-down, e isso será útil para relatórios. Após preencher o mês, preencho o trimestre e ano. Isso faz em bulk para economizar tempo. ## Erros de fórmulas Agora temos campos para orçamento e actual, e estão mostrando erros. Estes são campos de fórmula, e se clico nele para ver o que está acontecendo, dizem-me que esfoco na subtração de orçamento receitas de orçamento despesas. Vou abrir o orçamento e ajustar a fórmula para corrigir o erro causado pelo tentativo de cauchar partir de um App excluído. ## Adição de orçamentos e atuais Depois de ajustar as fórmulas, adicionarei meu orçamento e atuais nos respectivos campos. Para fazer isso, vou começar a renomear células ou a adicionar novas informações sobre os gastos que realmente registro no meu orçamento. Vou apagar itens inirrelevantes e adicionar os que realmente quer que compare tenho, como salário sob salários. ## Personalização de cores Agora vamos ajuster algumas cores. Vamos começar uma a volta. Para definir a primeira cor, podemos ajustar o tema do total da solução iremos para o topo e clicar no ícone da solução e cor. Aqui é onde pode estabelecer o tema para a página que você está no. Neste caso, posso tornar aqua. ## Condicional Formatação Para formatação condicional, a SmartSuite tem uma features chamada Spotlights. Dentro de qualquer um destes Apps, obtemos opção para definir Spotlights. Nesta Template, já temos algumas dessas configuradas. Por exemplo, temos um Spotlight que diz, quando o orçamento contém janeiro, fevereiro, ou março, tornar azul. Quando o orçamento contém abril, maio, ou junho, tornar verde. Isso é o tipo de formatação que temos. Você pode também definir sua própria spotlight, como tornar células deorçamento vazias de cor vermelha para lembrar que você precisa preencher o orçamento. Isso se aplica para apenas o campo ou a toda a linha. Quando você tiver esta spotlight instalada, clique fora dele. Há muito mais que você pode fazer para mudar o aparência neste, se quiser. Quando você tiver dados aqui, pode alterar o tipo de visualização de acuerdo com as preferências, adicionar imagens, alterar o tamanho e muito mais. Pessoalmente, eu acho que para orçamentos, grid é geralmente bom começar. Mas se você tem muita informação, tornar uma pequena pode ser uma boa maneira de ajustar a formatação. A última dica que vou compartilhar é acrescentando emojis se desejar. Já adicionamos um ícone dentro da solução inteira, mas se quisermos, também podemos adicionar algumas emojis, alguns ícones dentro do conteúdo ao invés de adicionar um simbolo "💵" apenas. Você pode copiar e colar emojis de outros locais na Internet ou usar o teclado emoji integrado em muitos aparelhos. Sobre um accessório emojis, SmartSuite tem um recurso separado, chamado deixa-distintos. Ele permite que você também adicione emojis para diferenciar coisas mais à sua maneira, se desejar. # Plantilha para Gerenciador de Manutenção de Motocicletas Usando SmartSuite ## Introdução Esta plantilha mostra como construir um gerenciador de manutenção de motocicletas usando SmartSuite, ajudando-o a manter um registro de tarefas de manutenção periódica e intervalos. Você pode adaptar esta plantilha para rastrear manutenção para carros, barcos ou qualquer outro veículo. ## Vídeo 33 (em inglês) - [Link](https://www.youtube.com/watch?v=V7wNBEgWUI0) Por dia, eu ajudo organizações a usar ferramentas sem código como SmartSuite para melhorar suas operações. Meu desafio pessoal é manter minha motocicleta dupla-esportiva, então estou construindo um sistema de manutenção mais organizado e proativo usando SmartSuite. ## Benefícios - Rastreamento integrado de tarefas de manutenção periódica - Alertas e lembretes para manutenção atrasada ou desatendida - Fácil de usar e personalizável para diferentes tipos de veículos ## Pré-requisitos - Uma conta SmartSuite (Inscreva-se usando o link de afiliado abaixo) - Manual de serviço para seu veículo específico (por exemplo, Manual de Serviço Yamaha) ## Configuração ### Passo 1: Criar uma Nova Solução - Inscreva-se na SmartSuite usando o link de afiliado abaixo - Crie uma nova Solução chamada "Gerenciador de Manutenção de Veículos" - Adicione três Apps: - Veículos - Agenda de Manutenção - Registro de Manutenção ### Passo 2: Personalizar Campos de Apps - App Veículos: - Nome do Veículo (Gerado automaticamente com base nos campos abaixo) - Detalhes (Inclua: apelido, proprietário, marca e modelo, quilometragem, data de compra, status, foto) - Modificações (Um campo de subitem para rastrear modificações) - App Agenda de Manutenção: - Item de manutenção (por exemplo, troca de óleo, rotação de pneus, troca de filtro de ar) - Intervalo (por exemplo, quilômetros, tempo) - Prioridade (por exemplo, alta, média, baixa) - Última realizada (Campo de data) - Próxima agendada (Campo de data) - App Registro de Manutenção: - Item de manutenção - Data realizada - Status concluído (por exemplo, Sim/Não) - Notas ### Passo 3: Conectar Veículos e Agenda de Manutenção - Vincule registros de Veículos com a Agenda de Manutenção - Forneça um campo no App Veículos para exibir a agenda de manutenção para cada veículo ### Passo 4: Automatizar Alertas de Manutenção - configure alertas para tarefas de manutenção futuras - Use a funcionalidade SmartRules de SmartSuite para ativar alertas para manutenção atrasada ou tarefas desatendidas ## Conclusão Este gerenciador de manutenção de motocicletas é projetado para ajudá-lo a se manter organizado e manter sua motocicleta de forma proativa, garantindo a segurança e o desempenho ótimo. Personalize a plantilha para suas necessidades e adapte-a para diferentes tipos de veículos. # DIY Bicicleta de corridas Manutenção Registador Esta documentação descreve como usar um regulador de manutenção de bicicleta de corrida auto-construído que utiliza a SmartSuite e uma aplicação conectada. O regulador apresenta uma lista de alterações, intervalos de manutenção, agendas de serviço, e registo de serviços. ## Visão geral Esta documentação alcança utilizadores que requerem um regulador de manutenção para gestionar os seus registos de mudanças na bicicleta, bem como pessoas que preferem mantém registo e notas para futuros registos. Utilizadores que trabalham nos veículos, no entanto, serão provávelmente para estes motivos não lhes seriam necessária esta ferramenta de manutenção. O regulador consiste no seguinte módulos: 1. **Modificação & Modificação-Detalhe** 2. **Vista Geral de Manutenção** 3. **Aplicativo de Intervalos de manutenção** 4. **Registro de Milharada** 5. **Área Veículo** 6. **Área de Agendamento de serviço de manutenção** 7. **Log de Manutenção** ## Modificação e Modificação-Detalhe Existe um espaço do utilizador listar todas as modificações realizadas no veículo, a data e outras informações relevantes. ## Vista geral de Manutenção A Vista Geral de Manutenção contêm três registos numéricos de campo que tracam pendências de serviços futuras com base numa área da manutenção: - Registro para servir os intervalos - Registro para Manutenção no log - Registro para o agendamento de Manutenção ## Aplicativo de Intervalos de manutenção O aplicativo de Intervalos de manutenção está ligado aos Intervalos Sugeridos da Manutenção do veículo. Pode então registar o que lhe é preciso fazer e quando para manutenção. ## Registo de Milha Regista viagens e medidas de rotatividades de milhagem início e término manualmente. ## Área de Veículos O módulo do veículo é estruturado como visualização do cartão por facilidade para o utilizador. Incluído um: - Imagem Cobertora - Rodovia (Milhação) - Indicador de Manutenção a Vencer (Pára-nivel Vermelho) - Campo SmartDoc de instrução de manutenção - Agendamentos de Mantenção a fazer a tempo - Log de Mantenção ## Agendamento do Área da Manutenção A Área da Manutenção Contém os passos instruídos pela Manual de Serviço Yamaha, que é acessado através da aplicação móvel SmartSuite para consultas rápidas. ## Manutenção-Log O Manutenção-Registador indica quando e quais tratamentos já foram realizadas na bicicleta, incluindo data, tabelaodométrica, biciclista, e as peças que foram trocadas/reparados. Esta informação está relacionada a área do Vehicle e Area de Agenda de Manutenção. # Gerenciador de Manutenção de Motocicleta com SmartSuite Este documento detalha o processo de utilização do SmartSuite para rastrear a manutenção de motocicletas, criando um sistema que envia alertas quando a manutenção é necessária e facilita a registro de tarefas de manutenção. ## Visão Geral O gerenciador de manutenção de motocicletas utiliza as funcionalidades do SmartSuite, como espaços de destaque, agrupamento, registros relacionados e fórmulas poderosas, para criar um relatório dinâmico da condição da sua motocicleta. ### Vantagens - Receba alertas e e-mails quando a manutenção for necessária para ficar ativo - Obtenha um relatório de rápido visual da condição da sua motocicleta - Personalize destaques diáfagos nas tarefas de manutenção para ações visuais - Registe tarefas de manutenção com um formulário rápido ## Configurando o Gerenciador de Manutenção 1. Criar uma nova solução SmartSuite chamada "Mantenção de Motocicletas" 2. Configurar destaques para indicar as necessidades de manutenção com base nos milhas até a próxima manutenção (verde, amarela, vermelha) 3. Criar uma agenda de manutenção para rastrear tarefas de manutenção futuras 4. Configurar um formulário rápido para facilitar o registo de tarefas de manutenção e adicionar notas/fotos 5. Adicione a URL do formulário rápido ao seu dispositivo para registo em movimento ### Agenda de Manutenção A agenda de manutenção rastreia tarefas de manutenção para sua motocicleta, como: - Mudanças de óleo - Rochas de pneus - Troca de plugues de incêndio - Manutenção da frente ### Formulário Rápido O formulário rápido facilita o registo de tarefas de manutenção, adicionar notas e carregar fotos. Os campos do formulário incluem: - Tarefa de manutenção - Data concluída - Notas - Fotos ## Alertas de Manutenção Com intervalos de três meses, o SmartSuite envia um alerta baseado na agenda de manutenção e configurações dentro da aplicação. Quando o alerta chegar, pode facilmente acessar a agenda de manutenção para ver que tarefas precisam ser concluídas. --- Se preferir um abordagem visual baseada em cores, pode configurar destaques na agenda de manutenção para indicar o que precisa da sua atenção. --- O gerenciador de manutenção de motocicletas simplifica o processo de manutenção, facilitando a manutenção de tarefas de manutenção e mantendo a sua motocicleta em bom estado. ## Funcionalidades de SmartSuite O gerenciador de manutenção de motocicletas utiliza as seguintes funcionalidades do SmartSuite: 1. Espaços de destaque: permite destacar itens específicos na sua solução baseados em critérios específicos 2. Agrupamento: organiza registos baseados em critérios específicos, tais como veículo ou tarefa de manutenção 3. Registros relacionados: cria relações entre registos, tal como ligando uma tarefa de manutenção a um veículo específico 4. Fórmulas poderosas: permite calcular relatórios dinâmicos baseados nos campos que você tem ## Próximos Passos - Inscreva-se no SmartSuite com o nosso link de afiliado para começar a rastrear a sua própria manutenção de motocicletas - Explore o curso de treino vinculado na descrição abaixo para aprender mais sobre a utilização do SmartSuite para várias tarefas - Verifique o vídeo vinculado na descrição abaixo para mais informações sobre as funcionalidades favoritas do SmartSuite e como utilizar as mesmas no seu gerenciador de manutenção de motocicletas Apoie tanto este canal quanto o SmartSuite inscrevendo-se com o nosso link de afiliado. Until next time, enjoy the process! --- # Trabalho de Marketing de Conteúdo e YouTube com SmartSuite Este documento detalha o processo de configuração de um fluxo de trabalho de marketing de conteúdo e YouTube dentro do SmartSuite, usando um modelo criado para uso pessoal. ## Visão Geral O modelo utiliza a combinação de Tarefas e organização de informações do SmartSuite para gerenciar a produção de conteúdo e vídeos do YouTube, reutilização de trabalho e conexão de tarefas juntas. ### Benefícios - Organizar tarefas de produção de conteúdo em uma maneira visual e fácil de usar - Rastrear a reutilização do trabalho e como o conteúdo se conecta juntos - Manter-se organizado com listas de tarefas e bases de dados para o conteúdo e vídeos do YouTube ## Configurando o Fluxo de Trabalho 1. Criar uma nova solução SmartSuite chamada "Gerenciador de Conteúdo" 2. Configurar listas de tarefas para trabalhos gerais, postagens sociais e vídeos postados 3. Criar bases de dados para playlists, eventos/viagens e arquivos relacionados ao conteúdo e vídeos do YouTube 4. Configurar tarefas repetitivas para a cadência de produção de conteúdo ### Listas de Tarefas Gerais A lista de tarefas gerais é uma lista de tarefas básica para organizar trabalhos gerais. Cada tarefa inclui campos como Nome da Tarefa, status, data de devido, atribuição, prioridade, descrição e opcional checklist. ### Pipeline de Postagens Sociais e de Vídeos Os pipelines de postagens sociais e de vídeos são áreas para rastrear tarefas e dados relacionados ao processo de produção. Cada pipeline contém uma mistura de tarefas e dados combinados juntos para trabalhar num procedimento dado. ### Bases de Dados - Biblioteca de playlists: lista de playlists com status, descrição e conexão aos vídeos - Base de Eventos/Viagens: rastreia categorias de vídeos baseadas na data e localização - Base de Arquivos: rastreia arquivos relacionados ao conteúdo e vídeos do YouTube ## Reutilização de Conteúdo O SmartSuite permite configurar tarefas repetitivas para a cadência de produção de conteúdo, facilitando o processo de produção de novo conteúdo. # Conclusão A SmartSuite é uma ferramenta poderosa para gerenciar fluxos de trabalho de marketing de conteúdo e do YouTube. Com sua combinação única de Tarefas e organização de informações, pode criar uma estrutura de reutilização de conteúdo template para otimizar o seu processo de produção de conteúdo. Utilize o link de afiliação na descrição abaixo para inscrever-se no SmartSuite e começar a construir o seu próprio sistema de gerenciamento de conteúdo. Para ideias mais avançadas de estruturas de reutilização de template de conteúdo, verifique o vídeo vinculado na descrição abaixo. Until next time, enjoy the process! # Organização de Seu Conteúdo com uma Base de Dados de Arquivos em Vídeos ProcessDriven Nos meus vídeos ProcessDriven, frequentemente os planejo com um objetivo específico em mente. Para o conteúdo que estou por produzir, vou montar vídeos com clips de vídeo de várias viagens baseados em fatores diferentes. Cada vídeo pode falar sobre cilindradas, enquanto outro pode focar em todo tipo de deserto que vivenciamos. Given esta situação, queria uma forma mais sofisticada de rastrear o que cada arquivo é para, permitindo-me dividir e juntar arquivos e vídeos juntos para múltiplos vídeos. Em ProcessRiven, tipicamente tenho o vídeo que estou a fazer, juntamente com o vídeo para esse vídeo. No entanto, para este projeto, isso pode ser mais um misto de composição. Em vez de confiar em File Explorer ou Google Drive, onde posso adicionar nomes, tags ou pastas, pensei em construir uma base de dados para rastrear coisas de forma mais estruturada. Nesta App, tenho duas visões diferentes, que dividem o meu videos de forma diferente: - **Estado do arquivo**: se preciso filmar ou já filmado - **Evento que pertence** (de outra App anteriormente apresentada) - **Tipo de arquivo** Existem categorias aninhadas dentro destes grupos. Por exemplo: ``` - Arquivos enviados - Tipo de evento - Errado - Adequado ``` Quando entro num grupo específico, como este, posso ver os tipos de conteúdo que tenho em cada seção. Para cada arquivo, adicionei campos para incluir informações adicionais, como: - Link de Google Drive - Assunto principal acontecendo - Estado do arquivo - Quem aparece no arquivo - Data de gravação - Tipo de arquivo - Viagem da qual é - Conteúdo Isso foge a facilitar a captura de momentos, memórias ou marcadores de tempo em momento posteriores. Por exemplo, se estou a procurar exemplos de vacas nas estradas, simplesmente posso procurar a palavra "vaca" e o vídeo pertinente aparecerá. Em adição à base de dados de arquivos, também criei uma base de dados para chamadas-a-ação (CTA). Essencialmente, quero fixar as minhas ações para cada vídeo em outro canal. Para este novo canal, criei esta base de dados do início para garantir que todas as minhas ações desejadas sejam apresentadas. Por exemplo, neste vídeo, seria melhor se vocês gostassem e assinassem. Essa é essencialmente o que eu queria fazer em todos meus vídeos em outro canal. No início dos dias do meu trabalho aqui no ProcessDriven canal, não sabia o que estava a fazer. Gravava um vídeo quando tinha tempo e esperava por o melhor. No entanto, se tivesses feito estas coisas mais cedo, o canal teria crescido mais rápido. Também criei uma base de dados para palavras-chave para lembrar o pesquisa de palavra-chave que realizei para este novo espaço. Adicionei cada uma das palavras-chave que havia pesquisado nesta área e registei os dois números com base em cada área. Estes números não são a fonte de verdade melhor, mas são suficientemente boas para eu à época. Este total geral proporciona-me um sentimento de se cobrirem de pergunta como se é a melhor palavra-chave para um pequeno canal como o nossos iniciando. Também posso ligar estas palavras-chaves ou frases-chave a vídeos que focusam nesta palavra-chave, como este de alguma forma, se seria uma boa escolha. Estas bases de dados são apenas locais para armazenar informação. Pense nos eles como planilhas, mas potenciadas. A magia acontece apenas nessas duas áreas: a base de dados de arquivos e a base de dados de chamadas-a-ação. A base de dados de arquivos ajuda a manter-me a rastrear informações como o estado do arquivo, o evento pertencente e o tipo de arquivo. A base de dados de chamadas-a-ação me permite rascunhar as minhas ações, como pedir aos espectadores para gostarem e assinarem, para cada vídeo que crio. Por exemplo, tenho planos de fazer "gostar" e "assinar" em todo vídeo, mas talvez se houvesse outras ações que fossem úteis para incluir. # Fluxo de Trabalho do YouTube na SmartSuite Organize o seu fluxo de trabalho do YouTube de forma eficiente para gerenciar seus vídeos, blogs e postagens sociais com eficiência. A seguir, separamos o nosso processo em seções para ajudá-lo a facilitar o projeto e garantir que nada fique de pera. ## Área de Produção Este bloco se concentra na construção da informação de produção para os seus vídeos. Aqui, encontrará os seguintes: 1. **Título**: O título do vídeo 2. **Descrição**: Uma breve descrição do vídeo 3. **Miniaturas**: Imagens carregadas para serem utilizadas como miniaturas dos vídeos. - Essas imagens são arquivos anexados dentro da SmartSuite. ## Área de pubblicação (Informação de Pubblicação) Depois de editar e criar o vídeo, este bloco rastreia todas as informações de público-facio relevantes à pubéricação, como: 1. **Data de pubéricação**: A data prevista de pubéricação do vídeo 2. **Playlists**: As playlists ao quais o vídeo entrará 3. **Título do vídeo**: O título do vídeo, como aparecerá após a pubéricação ### Lista de checagem de pubéricação Esta lista inclui todos os passos necessários para garantir que o seu vídeo seja publicado com êxito. O ordenamento pode variar com base na sua preferência ou exigências específicas. ## Repurposição de Blog Nesta área, você pode escrever blogs baseados nos seus vídeos: 1. **Postagem de Blog**: O conteúdo escrito para a postagem de blog 2. **Lista de checagem de repurposição de Blog** A área de repurposição de blog é intencionalmente simples para salvar tempo quando se trabalha em projetos pessoais. Como é um Field SmartDoc, também pode acrescentar formatação e cabeçalhos ao conteúdo de blog, que mais tarde poderá ser copiado e colado no website. ## Repurposição de Postagens Sociais Contrariamente à área simples de repurposição de blog, esta seção de Repurposição de Postagens Sociais é mais personalizável: 1. **Ligação entre vídeos & redes sociais**: Liga os vídeos com as postagens sociais no pipeline social. - O pipeline social é uma aplicação independente caracterizada por registos dedicados a cada postagem social, cada um completamente com sua própria lista de verificação. ### Aplicações - **Selecione independentemente o número de postagens sociais**: Pode optar por ter quatro postagens sociais para um vídeo, nenhuma postagem, ou 300 postagens, relacionándo-as independemente. - **Limite de carácteres para alguns Campos**: Por exemplo, o campo da Twitter tem um limite de caracteres, igual ao da plataforma social propriamente dita. Movendo a repurposição de postagens sociais para uma apresentação autónoma, ganha mais flexibilidade sobre o todo processo. ## Plano Estratégico (Vinda em breve) Esta seção irá orientar na criação de um Plano Estratégico que irá permitir a sua equipa a aceder, compreender e implementar as ações necessárias para atingir a visão empresarial. ### Resumo 1. **Aplicação da História da Empresa**: inclui a missão, visão e valores da empresa exibidos em seções colapsáveis. Pode ser visualizado através de Cartões ou Kanban, baseado na preferência. 2. **Objetivos da Empresa**: Objetivos a cumprir, divididos em resultados chave, estado atual, descrições e ligações entre os objetivos e os resultados chave. 3. **Objetivos Individual**: Pessoais do membro da equipa 4. **Objetivos do Departamento**: Objetivos específicos dedicados a cada departamento ## Algumas Últimas Notas 1. **Teste Gratis**: Tente a SmartSuite gratuitamente para capturar a sua estratégia e criar o seu Plan Estratégico. 2. **Saiba Mais**: Visite o playlist de aulas da SmartSuite ou o minicurso de Introdução à SmartSuite para instruções detalhadas sobre como fazer o máximo da SmartSuite. 3. **Une-se à Nossa Comunidade**: Se ainda não o fez, inscreva-se no nosso canal e une-se à nossa comunidade para mais vídeos e dicas sobre a utilização da SmartSuite de forma eficaz para a sua equipa. # Plantel de Modelo de OKR de SmartSuite: Uma Guia Compreensiva Conectar e gerir resultados-chave tornam-se praticamente agrávido com o Modelo de OKR de SmartSuite. Esta guia oferece uma visão profunda sobre a estrutura, conteúdo e utilização do modelo. ## Área de Resultado-Chave Os resultados-chave em SmartSuite são apresentados de forma estruturada. Aqui está uma divisão dos elementos principais: ```markdown # Informação do Resultado-Chave - Nome: [Digite o nome do resultado-chave] - Proprietário: [Digite o nome do proprietário] - Atual Atingimento: [Arraste a barra pequena para indicar o progresso] - Status: [Indique o status - Em Curso, Concluído, etc. ] - Data Limite: [Defina a data limite para o resultado-chave] - Nível de Risco: [Avalie o nível de risco - use campos personalizados se preferir] # Medida - [Descreva como se mede o resultado-chave] - [Adicione texto de ajuda para orientação adicional] ``` ## Área de Objetivos A área de objetivos permite uma ligação fácil para departamentos, pessoas e mais. Você pode ajustar ou expandir esta seção de acordo com os requisitos. ```markdown ## Objetivos - [Liste os objetivos] ## Conversas, feedback e reconhecimento - [Descreva temas relevantes] ## Área de CFR's - [Discussões, notas de avanço, lembretes, etc. ] ## Área de Anexos - [Anexe arquivos relevantes] ``` ## Seção de Estratégia (Planejada) Esta seção ainda não está incluída no modelo atual. No entanto, planeja-se incluir elementos de estratégia como visão, análise SWOT e uma aplicação de Plano Estratégico. Aqui está uma divisão das secções que serão adicionadas para incluir estratégia: 1. **Análise SWOT** - Identifique as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças para o crescimento da sua estratégia. - Carregue o Modelo de SWOT para integrá-lo com seu modelo principal. 2. **Plano Estratégico** - Crie uma nova aplicação para capturar seu abordagem preferida de planeamento-estratégico. - Remova campos padrão e adicione aqueles que ajudem a capturar sua estratégia. Cada usuário terá uma área pessoalizada "Minha Tarefa" para rastrear tarefas atribuídas, objetivos e resultados-chave. Para saber mais sobre o uso de SmartSuite para planeamento estratégico, consulte nossa mini-curso de Como Usar SmartSuite na descrição. Não esqueça de compartilhar o seu abordagem de quadro estratégico nos comentários abaixo. Gostaríamos de saber a sua abordagem! Boa sorte! 🚀 **Nota: ** O modelo pretende simplificar o planeamento e a estratégia oferecendo uma solução integrada que ultrapassa documentos de texto, PDF ou planilhas. A Composição de Tarefa de SmartSuite permite converter planos em tarefas agrávidas de forma esférica. # Documentando o Conhecimento de Vendas: Uma Wiki de Objeções de Vendas Neste vídeo, eu vou discutir como documentar nossa conhecimento de vendas, com foco em uma wiki de objeções de vendas. A wiki tem como objetivo capturar as resistências que encontramos no processo de vendas e os métodos para superá-las. ## A Importância de uma Wiki de Objeções de Vendas Documentando as objeções comuns e as respostas a elas, equipe de vendas pode ter uma compreensão compartilhada da maneira como a marca interage com clientes potenciais. Isso poderá ajudar a resolver o dor da indecisão e a dor que o produto ou serviço pode resolution, levando à melhoria do desempenho de vendas. ### Dor de Situar na Barra de Recorte Quando clientes potenciais hesitam a comprar, eles criam dor de indecisão chamada dor de sentar na barra de recorte. Essa desconforto pode tornar o processo de vendas desafiado, pelo que é imperativo perguntar questões diagnósticas que ajuda a descobrir o motivo pelo qual o cliente hesitam e se nosso oferta é um bom fit. ### Dor de Comprar A segunda dor que as vendas buscam resolver é a dor causada pelas necessidades ou problemas do cliente, que nossa oferta resolve. Entender o problema do cliente e como nossa oferta o resolve é vital para fazer vendas bem-sucedidas. ### Perguntas Diagnósticas e Documentação Para entender completamente os pontos de dor do cliente potencial, precisamos perguntar perguntas diagnósticas, semelhantes a um médico determinando a causa-raiz de um sintoma. Uma wiki de objeções de vendas nos permite registrar objeções comuns, respostas a elas e formas padrão de interpretar essas objeções. ## Construindo uma Wiki de Objeções de Vendas usando SmartSuite SmartSuite oferece uma solução fácil de usar para criar uma wiki de objeções de vendas. Aqui está o que fazer para configurar um Monitor de Objeções de Vendas em SmartSuite: 1. Dentro de um SmartSuite, crie uma Nova Solução chamada de "Acompanhamento de Objeções de Vendas". Essa Solução irá ser a responsável por todos os dados relacionados a objeções e respostas a elas. 2. Adicione dois Apps à Solução: - "Objeções": Este App armazenará as diferentes objeções, suas categorias e quaisquer informações relacionadas. - "Respostas": Este App armazenará respostas possíveis a várias objeções, incluindo resoluções táticas e éticas. 3. Configurar o App "Objeções" com campos como Título, Categoria (por exemplo, preço, tempo, compatibilidade), Causa-Raiz (opcional), Grau de Gravidade, Solução Tática e Solução Ética. 4. Adicione Objeções ao App "Objeções". Por exemplo, objeções comuns podem incluir: - O preço é alto - Preciso mais tempo - Não é o mais adequado 5. Configure o App "Respostas" com campos como Título, Objeção(s) que endereça, Solução Tática e Solução Ética. 6. Adicione Respostas ao App "Respostas" baseados nas diferentes objeções, proporcionando soluções táticas e éticas para as objeções. ### Entrada de Objeção e Resposta Exemplo #### Objeção: O preço é alto - Causa-Raiz: O cliente percebe o custo como muito caro comparado ao valor percebido - Grau de Gravidade: Alto (afetando gravemente a taxa de fechamento) - Solução Tática: Oferecer planos de pagamento, descontos de volume ou promoções de compra em pacote - Solução Ética: Explicar o valor que nossa solução fornece e concentrar-se no resultado que ela pode ajudar o cliente a alcançar ## Conclusão Uma Wiki de Objeções de Vendas é uma ferramenta valiosa para equipas de vendas. Documentando as objeções comuns e respostas a elas, sua equipe pode abordar conversas comerciais de forma confiável e fornecer uma experiência cliente consistente e alinhada. SmartSuite oferece uma plataforma intuitiva para criar e manter uma Wiki de Objeções de Vendas, tornando fácil para todos na equipa de vendas compartilhar conhecimento e crescer juntos. # Playbook de Rastreamento de Objeções de Venda (SmartSuite) ## Introdução A seguir, encontram-se as principais seções do nosso Playbook de Rastreamento de Objeções de Venda na solução SmartSuite. ### Objeções Selecione o campo chamado "categoria". Os valores que eu tenho são root cause e symptom. Abaixo das objeções e categoria, temos uma interpretação geral. Este é um local onde podemos colocar algumas ideias posicionais em relação a esta determinada objeção. Como a empresa desejamos Visualizar esta objeção? Por exemplo, o preço é muito alto. Há coisas que acreditamos que algumas organizações querem Visualizar isso como uma opinião limitadora a favor da pessoa que o exprime. Eles acreditam simplesmente que não são valiosos. E se isso for a posição da empresa, isso pode ser um local ideal para colocá-lo em mente. Para outros, poderíamos Visualizar o preço como sendo mais de uma perspectiva. Talvez conheçamos nosso preço ser abaixo da média de mercado, abaixo da média e então, se ouvirmos esta resposta, realmente queremos consultar a frame de referência desse outro indivíduo. Talvez ele seja novato em negócios. Talvez ele estê comparando-nos com alguém que não é exatamente um concorrente. O que queremos ter como uma resposta padrão para situações como estas é a educação. #### Lista de Interpretação de Objeções - Preço excessivo - Crenças limitadas - Quando o cliente acredita que não é valioso - Questão de perspectiva - Conhecemos nosso preço ser abaixo da média de mercado - Educação - Educar o cliente sobre nosso preço e a sua importância ### Interpretação Geral O espaço para **Interpretação Geral** é um lugar importante. Muitas vezes, quando temos algum tipo de objeção ou desafio, a coisa melhor que podemos fazer é **escutar e aprender**. E para isso, a coisa mais importante que podemos humorar é ter boas perguntas, perguntas profundas, e isso é o que temos como próximo campo, **Perguntas de Seguimento**. Estas perguntas conectam toda a área geral de objeções aqui. ### Perguntas de Seguimento Podemos voltar um pouco. Eu vou clicar em Salvar e ver todas as objeções. Estas perguntas que você vê aqui estão, na verdade, abrigadas na nossa App de Perguntas. Eles estão em dois Campos separados, e eu estou os conectando juntos em um campo vínculado de Registro que você vê aqui. Você pode ver como estes estão todos vinculados juntos. Se eu clicar em eles, eles abrem informações extras onde posso orientar as pessoas sobre como, especificamente, perguntar esta pergunta, o que ouvir, a razão pela qual estamos pedindo esta pergunta, e assim por diante. ### Perguntas A seção de **Perguntas** é semelhante à área de Objeções. Aqui, temos o título da pergunta como o campo principal do registro, seguido pelo campo de texto abaixo, similar ao que vimos na área de Objeções. No entanto, aqui, eu estou na tentativa de informar as pessoas sobre **o porquê** estamos pedindo esta pergunta e o que queremos que eles **ouçam** para saber se estão apenas ouvir bem. Não estamos a tentar ainda dar explicitamente um roteiro em mãos. Se desejar, pode-se fazer isso. Se encontrar determinados frases ou referências que funcionam bem, sim, eu sei. Mas este não é o objetivo atrás deste campo. É apenas para ajudar as pessoas a compreenderem o porquê da pergunta de forma a poderem ouvir eficientemente. **Lista de Perguntas de Seguimento** - Por que estamos pedindo esta pergunta? - O que queremos que eles ouçam? - O que queremos que eles investiguem? ### Encontre isso útil Este campo é um lugar de votação onde podem participar todos os membros da equipa. Se achar uma pergunta a ser útil, clique para marcá-la assim, e assim podem se tornar votantes ### Ligação de Perguntas e Objeções Veja como as perguntas e as objeções estão ligadas um para o outro. ### Expansão Potencial Este Playbook de Rastreamento de Objeções de Venda também pode ser expandido para incluir um Guide de Soluções onde podem ser incluídos alguns treinamentos adicionais como a filosofia vendas ou as métricas-chave que gostaríamos de rastrear em torno das objeções de venda. Também podemos ligar o Tracker de Objeções à CRM caso a tracking do CRM também esteja a ser feita dentro da SmartSuite. Pode ser, por exemplo, assim como aqui em que eu criei um campo para o registro ligado apenas como eu fiz para ligar as Questionas e as Objeções para conectar esta objeção aqui às oportunidades ativas dentro da minha CRM na SmartSuite. ### Utilização do Tracker de Objeções Este Playbook pode ser compartilhado com todos os membros da equipa da maneira seguinte: dentro da SmartSuite, com todos os membros, compartilhar públicamente com uma vista compartilhada, e também compartilharam com quem precisa de ver este conteúdo uma vez que esteja o registro feito. Isso nos permite manter conversas com a nossa equipa e discussões sobre estas determinadas objeções e enviar para eles outras equipas no grupo a dizer, por exemplo, "Olá, tenho considerado utilizar esta Objeção desta maneira como principal chamada de ação em uma campanha de marketing". É muito importante documentar estes tipos de informações para ter um entendimento mais profundo sobre a base de clientes e para evitar ter de preservá-lo sozinho. Este Playbook é muito útil para as equipas de marketing, assistência cliente, vendas, etc. Estas informações podem ajudá-lo a criar melhores decisões e melhorar a sua interação com o cliente. Por favor, parta sugestões e feedback no comentário! 💬 # SmartSuite: Uma Solução Poderosa para Gerenciar seu Negócio de Sabão Assista ao vídeo [aqui](https://www.youtube.com/watch?v=V27yZK28LiU) (Idioma: en) ## Introdução Este guia vai te mostrar como utilizar o SmartSuite para configurar um help desk DIY para rastrear tickets de apoio para a sua empresa de fabricação de sabão. ## Vídeo 37: Configuração do Help Desk SmartSuite ### Panorama O SmartSuite permite que construa sua própria software para organizar dados, tarefas, até mesmo tickets de apoio dentro de sua ferramenta. Você pode acessá-lo através de um dispositivo móvel ou computador e garantir que possa visualizar todos os dados necessários por uma vista de resumo rápida. ### Configurando um Help Desk no SmartSuite 1. **Criação de Tickets** - Voce pode criar tickets manualmente clicando na área correspondente. - Alternativamente, voce pode ter uma forma que seus clientes preenchem para comunicar suas próprias súplicas de apoio. 2. **Rastreamento de Tickets** - Campos importantes para você podem ser arrastados para a área de rastreamento de tickets para conexão fácil. - Depois que um ticket for criado, ele pode ser conectado ao cliente para rastrear quais clientes tiveram quais tipo de tickets. 3. **Personalização do Help Desk** - Você pode deletar ou editar qualquer campo que não se adeque à sua empresa. - Você pode adicionar novos campos para garantir que todo o que for necessário esteja em um único lugar. 4. **Incorporando Email** - O SmartSuite permite a incorporação do email diretamente na plataforma. - Você pode enviar emails para clientes, contatos ou membros da equipe diretamente a partir do SmartSuite. ## Conclusão O SmartSuite proporciona uma solução gratuita para o gerenciamento de tickets de apoio, tornando mais fácil de monitorar solicitações de clientes e processá-las de forma mais eficiente. É possível configurar um help desk dentro do SmartSuite sem precisar de qualquer software elaborado ou habilidades em informática. Guia de SmartSuite: Utilizando AI e Visões para aprimorar o gerenciamento de e-mails Aprenda a otimizar o processo de gerenciamento de e-mails com a ajuda de inteligência artificial (AI) e Visões no SmartSuite. ## Tabela de conteúdos - Introdução - Personalização de e-mails com AI - As vantagens de utilizar AI no SmartSuite - Personalizando os seus e-mails com AI - Criar prompts de AI no SmartSuite - Gerar modelos de e-mail com AI - Vantagens da utilização de AI para escriver e-mails - Criar Visões no SmartSuite - Entendendo os tipos de Visualizações - Criar novas Visões no SmartSuite - Categorias e exemplos de Visões * Visualizações de Registos * Visualizações de Relatórios (Gráficos e Painéis) - Conclusão - Maximização da produçao com AI e Visões - Recursos adicionais --- ## Introdução Aproveite a sua produtividade com a ajuda de AI e Visões para personalizar os seus e-mails e otimizar o processo de gerenciamento de e-mails no SmartSuite. Quando um utilizador envia uma requisição de reembolso de e-mail, aqui está como o SmartSuite姓解u handling: 1. Os utilizadores recebem uma notificação no SmartSuite e na registo itself quando houver atividade nova. 2. Se outros utilizadores estão trabalhando no SmartSuite com você, como Chuck, podem comentar internamente sobre a resposta por motivos de colaboração. 3. Os prompts de AI podem ser utilizados para ajudar a escrever e-mails, escrevendo o conteúdo para você, economizando tempo e esforço. ### Personalizando os seus e-mails com AI Use a AI para escrever e-mails e criar modelos de e-mail para melhor produtividade. Para acessar os prompts de AI no SmartSuite: 1. Tipo `/AI` na área do SmartDoc. 2. Clique no botão AI ou pressione Enter. 3. Escreva as suas directivas para a AI, como escrever um e-mail de 2 a 3 linhas que diz que a requisição de reembolso já foi processada e encaminhada. 4. Clique Enter, e a AI vai gerar o e-mail para você. 5. Copie e cole o e-mail no modelo para recriar com uso futuro. ### As vantagens de utilizar AI no SmartSuite - Reduza a necessidade de redigir e-mails manualmente. - Tenta manter a coerência da comunicação na sua organização. - Economiza tempo por não precisar digitar e enviar manualmente e-mails para casos comuns. --- ## Personalizando os seus e-mails com AI Personalize os seus e-mails utilizando a AI para gerar o conteúdo e criar modelos de e-mails para uso futuro. Aqui está como fazer isso: ### Criar prompts de AI no SmartSuite 1. Encontre uma localização no SmartSuite onde possa escrever informações, como descrições ou áreas do SmartDoc. 2. Tipo `/AI` na área designada. 3. Clique no botão AI ou pressione Enter. ### Gerar modelos de e-mail com AI 1. Escreva as suas directivas para a AI segui-las. Por exemplo: Escreva um e-mail de 2 a 3 linhas que diz que a requisição de reembolso já foi processada e encaminhada. Seja simplificado e conciso. 2. Clique Enter. A AI irá gerar o e-mail para você. 3. Revisar as informações geradas pelo e-mail, fazer as correções necessárias e transformá-lo em um modelo para uso futuro. ### Vantagens do uso da AI para escrever e-mails - Apóia no automatismo e economia tempo. - Ajuda na qualidade dos e-mails com sugestões geradas pela AI. - Promote a colaboração com o envolvimento e revisão de outros utilizadores antes de enviar os e-mails. --- ## Criar Visões no SmartSuite Gerencie e visualize correctamente a informação no SmartSuite com a ajuda de Visões. Aqui está uma visão geral da criação e utilização de Visões: ### Entendendo os tipos de Visões Visões no SmartSuite podem ser divididas em duas categorias: públicas e privadas. * Visões Públicas são compartilhadas com todos os utilizadores que têm acesso ao área designada. * Visões Privadas são apenas acessíveis pelo utilizador. ### Criar novas Visões no SmartSuite 1. Clique no ícone de "+" na secção de Visões (Pública ou Privada). 2. Escolha uma das opções disponíveis no SmartSuite baseado no seu propósito. ### Visualizações e exemplos de categorias Existem duas categorias principais de Visões: * **Registos** - estas Visões alteram apenas a aparência e o layout da informação que já tem, mas não alteram os dados subjacentes. - Ligação View - Card View - Kanban View - Calendário View - Timeline View - Map View * **Relatórios de painéis** - estas Visões mostram informação em relatórios. - Cartas - Painéis --- ## Conclusão Mantenha a sua produtividade ao máximo e otimizando o gerenciamento de e-mails com a ajuda de AI e Visões no SmartSuite. Certifique-se de utilizar a AI em seu melhor potencial para escrever e-mails eformas mais eficientes e personalizadas. é de suma importância destacar que a ligação entre as diferentes Views e as colaborações em conjunto poderão ajudá-lo a gerenciar as suas dados no SmartSuite de forma mais agostosa e eficiente. # Painel, Visualização de Gráfico, Visualização de Formulário, Visualização Orgânica e Visualizações Personalizadas em SmartSuite Este guia fornece uma visão geral da estrutura de visualizações em SmartSuite, que inclui Painel, Visualizações de Gráfico, Visualizações de Formulário, Visualizações Orgânicas e Visualizações Personalizadas. ## Painel de Visualização O Painel de Visualização permite a exibição de vários gráficos juntos em uma única visualização. ```markdown ## Painel de Visualização O Painel de Visualização permite a exibição de vários gráficos juntos em uma única visualização. ``` ## Visualização de Gráfico Uma Visualização de Gráfico permite a exibição de apenas um gráfico em um importante foco. ```markdown ## Visualização de Gráfico Uma Visualização de Gráfico permite a exibição de apenas um gráfico em um importante foco. ``` ## Visualização de Formulário A Visualização de Formulário é um tipo único de visualização que permite a entrada de informações somente. Além disso, não é possível exibir suas informações na Visualização de Formulário. ```markdown ## Visualização de Formulário A Visualização de Formulário é um tipo único de visualização que permite a entrada de informações somente. Além disso, não é possível exibir suas informações na Visualização de Formulário. ``` ## Visualização Orgânica A Visualização Orgânica permite a organização de sua visualização em grupos. Isso é útil para diferenciar as visualizações como apenas para clientes, por exemplo. ```markdown ## Visualização Orgânica A Visualização Orgânica permite a organização de sua visualização em grupos. Isso é útil para diferenciar as visualizações como apenas para clientes, por exemplo. ``` ## Visualizações Personalizadas As Visualizações Personalizadas podem ser criadas para que você possa visualizar apenas os itens que você desejar. ```markdown ## Visualizações Personalizadas As Visualizações Personalizadas podem ser criadas para que você possa visualizar apenas os itens que você desejar. ``` ## Como criar Visualizações Personalizadas 1. Crie uma nova visualização: ```markdown ### Crie uma nova visualização Parta de sua primeira categoria de visualizações, pois deseja ver seus registros de diferentes maneiras. Em seguida, escolha a opção que melhor se adapta à sua mente. Para mim, imaginei que o tipo de visualização Kanban seria mais adequado. Nomeie esta visualização de acordo com a perspectiva que está representando. ``` 2. Adicione um campo de filtro e ordenação: ```markdown ### Adicione um campo de filtro e ordenação Para mostrar apenas os itens de um determinado departamento, adicione um campo para a filtragem e ordenação desses itens. Você pode utilizar o campo de etiqueta que já está disponível, mas isso teria sua própria finalidade. Para adicionar um novo campo, escolha "Adicionar Novo Campo", adicione um campo multi-seleção e defina os detalhes do novo campo. Certifique-se de nomear esse campo de acordo com o que representa. Por exemplo, você pode chamar esse campo "Departamento". ``` 3. Adicione esta visualização a sua estrutura organizacional: ```markdown ### Adicione esta visualização a sua estrutura organizacional Além disso # Documentação de Features de Visão da SmartSuite Evite a confusão e a superficialidade ao fornecer uma visão clara de todas as criações a todos os utilizadores. Divulgue o trabalho que se sente orgulhoso e pronto para partilhar, mas mantenha trabalhos em andamento ou produções pessoais privados como uma `Visão`. É possível adicionar uma descrição para que outros possam compreender o objetivo da Visão. À medida que passas sobre a Visão, a descrição aparece, fornecendo uma explicação de o que a Visão faz. Cada departamento pode personalizar a Visão de acordo com as suas preferências, alterando o estilo, filtros, classificação, agrupamento, e até partilhando a Visão com stakeholders externos. Esta secção destaca as vantagens e capacidades da feature da Visão da SmartSuite, diminuindo a necessidade de modelos adicionais ou de aprender novos recursos. ## Vantagem Absoluta e Vantagem Relativa Comparativa ### Vantagem Absoluta A ideia de transformar o que se faz em unidades pequenas e dar para alguém outra fazer aquelas unidades é a chave para a expansão de uma empresa. aqui na ProcessDriven, o time sofreu com a delegação devido ao desentendimento em redor do conceito de vantagem absoluta. A vantagem absoluta assume que dois indivíduos estão enfrentando o mesmo desafio e têm de fazer o mesmo desafio. Quem faz isso melhor? É uma pessoa ou dois? A pessoa com a vantagem absoluta nessa atividade terminará mais rapidamente. ### Vantagem Relativa Comparativa A vantagem relativa leva em conta as outras coisas que uma pessoa pode fazer. Pensa nas outras tarefas que exigem a sua attenção, e é uma avaliação mais precisa de quem deveria fazer determinadas tarefas. Mesmo que uma pessoa seja mais rápida num determinado desafio, a sua vantagem relativa pode estar na conclusão de outras tarefas em vez disso, como poderá ser mais rápido no longo prazo em função do custo da oportunidade de se concentrar unicamente num desafio. ## Exemplo Considere as tarefas de responder e-mails e a criação de um orçamento do empresa. O CEO pode ser mais rápido a responder e-mails, mas o assistente pode ser mais rápido a criar o orçamento devido às outras suas responsabilidades. --- ### Video 39 (Inglês) [Link](https://www.youtube.com/watch?v=F7sQkVxsTrc) Crescer uma empresa ou qualquer empreendimento envolve empacotar tarefas num formato manejável e delegar a outros. A delegação é essencial para o crescimento, porém muitos têm dificuldade em delegar. Um motivo é o desentendimento sobre o conceito de vantagem. Muitos pensam na vantagem em termos absolutos, se concentrando na pessoa mais rápida em executar uma determinada tarefa. Essa é a vantagem absoluta. A vantagem relativa, por outro lado, considera outras tarefas que uma pessoa poderia fazer. Avalia também os custos da oportunidade de fazer uma tarefa em vez de outra e é uma avaliação mais precisa de quem deveria fazer determinadas tarefas. --- ### Exemplo Por exemplo, considere o CEO e o assistente em relação às tarefas de responder e-mails e à criação do orçamento. O CEO pode responder e-mails mais rapidamente, mas o assistente pode ter uma vantagem mais rápida na criação do orçamento devido às suas outras responsabilidades, inevitando que o assistente seja a melhor opção para aquela tarefa, apesar de demorar mais a responder e-mails. A vantagem relativa é mais precisa de quem deveria fazer tarefas, levando em conta os custos da oportunidade de se concentrar apenas numa tarefa ao exclusivo. A delegação de tarefas deve ser feita de maneira astuta, uma empresa pode economizar tempo e crescer mais eficientemente. # Vantagem Comparativa: Delegando para Eficiência e Eficácia Temos uma proporção de 100: 5 para uma tarefa, resultando numa proporção de 1: 20 de eficiência para o CEO lidar com tarefas orçamentárias. A menos que os emails estejam significativamente fora de tema, o CEO não deveria lidar com emails. 1. A análise do produto 15 vezes 20 resulta em 300 minutos. Se leva 300 minutos (5 horas) para responder a um email individual, isso é muito ineficaz. This scenario probablemente indica uma necessidade de uma nova assistente. 2. A vantagem comparativa é a consideração de quais tarefas têm de ser feitas em vez das outras coisas em que você pode estar utilizando o seu tempo. É sobre entender que todos temos tempo limitado, e devemos levantar de conta as tarefas concorrentes. 3. A vantagem absoluta é bem como uma competição tradicional de esportes, onde o objectivo é chegar no final como rapidamente como possível. No entanto, em um mundo comparativo, temos outras tarefas a concorrem pelo nossos tempo. 4. Idealmente, temos de delegar tarefas a uma pessoa que tem tanto a vantagem comparativa como a vantagem absoluta para a tarefa—significando que eles podem fazer a tarefa melhor, mais rápido e forte do que você pode. No entanto, ter uma vantagem comparativa é suficiente para delegação. 5. Se você gostaria de saber mais sobre a delegação, vantagem comparativa, e trabalhar com outras pessoas para otimizar os seus processos, consulte o vídeo [neste link](https://www.youtube.com/watch?v=rNdhgl9l6BA). (Linguagem: Inglês) --- ## Parar de Rodear Sessões na Escuridão para Treino - Rodear excedentemente sessões na escuridão pode levar a uma significativa perda de dinheiro. - Para habilidades como vendas, é preciso aprender as objeções comuns, maneiras eficazes de se superaras, e como fazer perguntas estratégicas. Escreva estas se for possível, pois são essenciais à venda eficaz. --- ## Brilhante SmartSite - Criar uma experiência de portal de clientes bonita e bem assinalada com a ajuda de [Softer](https://www.softer.com/). Junte as funcionalidades avançadas de gerenciamento de dados do SmartSite com o sistema de design de interface intuitivo de Softer para uma plataforma amigável ao cliente. --- **Vídeo 40: [Brindando uma Facelift em SmartSite](https://www.youtube.com/watch?v=rNdhgl9l6BA)** (Linguagem: Inglês) **Vídeo 41: [Criando uma Experiência de Portal de Clientes](https://www.youtube.com/watch?v=TIcELGXg_sU)** (Linguagem: Inglês) # Introdução ao Portal de Cliente Personalizado no SmartSite ## Visão Geral Este tópico descrive como criar um portal de cliente personalizado no SmartSite, permitindo que nossos clientes acessem sua informação de maneira mais atraente e palatável. ## O que obtemos com este recurso - Uma página Web personalizada que exibe informações de nossos proprietários e clientes - Uma interface intuitiva e personalizada, visando aumentar o nível de uso do SmartSite por nossos clientes - Acesso restrito apenas aos clientes que possuem uma conta no SmartSite ## Passo-a-Passo para Criar o Portal de Cliente Personalizado 1. Registre-se no software conforme as instruções em [meu link de afiliado](http://suaseuurl.com). 2. Acesse o SmartSite e configure o software como um "fonte de dados". 3. Crie uma aplicação em branco no software. 4. Adicione os blocos dinâmicos necessários ao aplicativo para exibir a informação do SmartSite. 5. Personalize o aplicativo, criando páginas, campos e opções para os clientes quais desejar exibir. ## Exemplo de Bloco Personalizado ! [Exemplo de Bloco Personalizado](http://linkadeimagens.com) 1. Adicione um `Caixa de Notícias` personalizado (um bloco dinâmico) ao aplicativo. 2. Define as configurações desejadas para este `Caixa de Notícias`. Por exemplo: - Título: "Meus Projetos" - Subtítulo: "Ver e gerenciar seus projetos em tempo real. " 3. Defina explicitamente o cliente cujas informações o `Caixa de Notícias` deve exibir. ## Conclusão Como você pode ver, o portal de cliente personalizado é uma ferramenta extremamente útil para agregar uma camada adicional de usabilidade ao SmartSite, apresentando a informação de maneira muito mais atraente para os usuários finais. Recomendamos fortemente a criação de um portal de cliente personalizado caso deseje aumentar a interação dos clientes com seu SmartSite e fornecer uma experiência de usabilidade ainda mais satisfatória. **Nota**: O portal de cliente personalizado é apenas um exemplo de implementação para um recurso que pode ser personalizado de várias maneiras dependendo das necessidades específicas de cada usuário. # Interligando o Software com a Área dos Locatários Trabalharemos agora para que o software se conecte à área dos locatários e à tabela dos locatários. Aqui, podemos conectar os campos que possuimos na seguinte maneira: ## Conectando os campos Enquanto o endereço de e-mail está dentro do softwaremos queremos que ele se conecte ao endereço de e-mail na parte do SmartSuite. Preencheremos o campo de e-mail o campo “Nome” deixaremos vazio e os campos restantes deixaremos em branco. Nosso método de autenticação será o de autenticação com link mágico. Esse método diz: “Envie uma ligação para meus funcionários para que eles possam logar”. Não queremos os funcionários terem que se lembrar de senhas para logar ou alterar uma senha. ## Começando a conexão Salve e sincronize agora. Essa conexão fará uma cópia exata de todas as informações de nosso lados em cima do software. Se você vê as informações exatamente como você as viu aqui, significa que o software está —fazendo a conexão. ## Uso de informações em páginas personalizadas Com todas as informações dos locatários collected, podemos automaticamente personalizar tudo o que o usuário verá em suas páginas do software. É como ter um site em rolick. ## Aplicando Filtros Condicionais à Lista de Solicitações de Trabalho Vá sobre à página de visão de lista anteriormente na área de trabalhos de solicitação, vamos para a área *Filtros Condicionais* e começaremos a configurar filtros baseados na informação do SmartSite. Por exemplo, ao invés de ver toda a lista de solicitações de trabalho, o que aconteceria se você apenas quisesse ver os trabalhos de solicitação para o apartamento em que o usuário está ou em que viveu ou ainda turnará? É assim que ficará se você configurar para ver apenas as solicitações de trabalho relacionadas aos apartamentos onde o perfil do usuário indica que ele está ou viveu ou ainda vai viver. ## Criando informações estáticas e dinâmicas Agora temos o conhecimento para criar informações estáticas picando elas da lateral do painel e informações dinâmicas que são as mesmas para todos os usuários ou personalizadas para cada usuário em específico. No topo você pode ver que, para os usuários não-logados, temos uma barra de informações diferente da das locaduras. Durante a realização da habilitação, você precisará republicar um pouco para criar duas experiências para os usuários logados e os usuários não-logados, mas realmente somente precisaremos se repetir. Vamos continuar agora e veja o que os estabelecimentos podem ver quando eles entram no modo visualização. Você pode entrar nesse modo visualização partilhando com os usuários a sua ligação mágica de login. Em última análise, quero que esses pessoas façam login e vejam isso. De um preview, da seguinte maneira, poderemos ver o que teremos para os clientes ou para os locatários nosso caso, verificaremos se tudo está de acordo. Observação importanteO texto a seguir —“Music”— foi considerado irrelevante e foi removido. # Vídeo 42: <https://www.youtube.com/watch?v=JgxftGPb8ic> (Idioma: en) A automação de gerenciamento de projetos, teremos a oportunidade de removezer duração de cargos inteiros ou reduzir o tempo que um membro do time gasta em gerenciamento de projetos. Pode-se ver muitas de nossos clients utilizando essas mesmas técnicas ayo longo Para alcançar os resultados, basta seguir os passos abaixo: ## Para seguir este tutorial você precisará de: 1. Um software de gerenciamento de trabalho livre Neste tutorial, irei utilizar o SmartSite devido a facilidade com que ele faz de configuração das mesmas tarefas e também por ser gratuito, mas sentir-se livre para utilizar o software que a você apresentar preferência. 2. Uma ferramenta de automação Também será necessário uma ferramenta de automação para superar o nosso software de gerenciamento de tarefa gratuito. Iremos utilizar Zapier nesse caso, mas pode-se utilizar qualquer outra ferramenta preferida. 3. O otimismo É importante ter uma mentalidade otimista, pois ajudará muito neste processo de organização automatizada. ## Primeira Possibilidade: Endereços manipulados manualmente O primeiro exemplo é fácil de ser seguido: suponha que você tenha uma estrutura onde você recebes várias solicitação de trabalho por e-mail. O primeiro passo é criar uma lista de todas aquelas solicitações na sua tarefa no seu software de gerenciamento de trabalho. O próximo passo é segundo as etiquetas que foram criadas, classificá-las, fazer o seu trabalho e, como as solicitações são concluídas, alterar sua classificação, num sistema de sistema com quatro níveis: “To Do”, “Em Progresso”, “Em Revisão” e “Concluído”. ## Segunda Possibilidade: Solicitações Caracterizadas com Tags Em muitos nossos clientes definiram as solicitações de trabalho, controlando as etiquetas, o que ajuda na organização de tarefas sem esforço, já que, quando uma solicitação de uma cliente fica para um determinado dia, a sistema irá alertá-lo que esse trabalho está em prazo. Além disso, pode-se utilizar ferramentas de automação para enviar as notificações aos membros do time que estão responsáveis do trabalho. Como resultado, teremos uma redução de 50% no tempo que o time gasta em gerenciamento de tarefas. ## Terceira Possibilidade: Criação e Controle de Grupos de Trabalho Você pode acessar diversas ferramentas de automação para tornar o líder dos grupos de trabalho responsável pelos acompanhamentos dos trabajos de seus membros, definir entregas de tarefas em data e hora, realizar auditorias da quantidade de horas trabalhadas por cada membro e identificar as horas que cada um deve trabalhar para atingir uma meta. Isto, por sua vez, levará a uma melhor administração de entregas de tarefas, uma melhor organização e uma redução de erros. ## Quarta Possibilidade: agenda de Horas de Trabalho Podemos usar as mesmas ferramentas de automação para criar agendas de horas de trabalho para cada membro do time. Com isso, você pode informar quando o usuário irá estar em uma reunião, em férias, em jantar, entre outras exigências. Você então pode utilizar um controle de tempo de trabalho que manda “chamar” o sistema por e-mails ou mensagens e o sistema irá informar quando por sua vez um membro do time está em uma reunião, em jantar, entre outras informações. # Automatização da Gestão de Tarefas por E-mail: Uma Solução para o Memorial de E-mail Esse documento detalha duas maneiras de automatizar a gestão de tarefas a partir do e-mail, melhorando a eficiência do fluxo de trabalho e reduzindo tarefas manualmente. ## Método 1: Usando Recursos de E-mail de Software de Gerenciamento de Trabalho 1. ### Introdução Em muitos projetos, um gerente de projetos precisaria passar por todos os e-mails e threads para identificar tarefas, atribuir-lás e garantir que forem concluídas. Copiar e colar manualmente é tempo consumidor e não é uma tarefa ideal para humanos. Vamos automatizar esse processo começando pelo uso de recursos de e-mail de gerenciamento de trabalho nossa software. 2. ### Guia Passo a Passo a. Garanta que o seu software de gerenciamento de trabalho torne recursos de e-mail, pois a maioria das ferramentas já o fazem. b. Vá para a seção de solicitações de trabalho em sua software de gerenciamento de trabalho. c. Em vez de se preocupar com a transição manual de entre os e-mails e as ferramentas de gestão de tarefas, reúna-las utilizando o recurso de e-mail proofreading (ou um recurso semelhante no seu ítem de ferramenta). d. Por e-mail diretamente Smart Site, e as respostas irão aparecer em Smart Site igualmente. e. Isso automata o processo, eliminando a necessidade de que o gerente de projetos execute manualmente as cópias e cola. 3. ### Demonstração de Vídeo Para mais informações, veja o vídeo de demonstração acima. Esse recurso é um ótimo meio de automatizar o memorial de e-mail. ## Método 2: Criando um Sistema de Redirecionamento para a Transformação de E-mail em Tarefas 1. ### Introdução Se não conseguir usar o recurso de e-mail numa ferramenta de software, pode-se criar um sistema de redirecionamento para transformar e-mails em tarefas de forma rápida. Isso é útil se esquecer de utilizar o seu recurso integrado e precisar tomar um e-mail retroativamente e transformá-lo em tarefa. 2. ### Guia Passo a Passo a. Se o seu software não tiver um recurso de e-mail, considere utilizar uma ferramenta como Zapier para integração e automação. b. Faça Login ou registo para Zapier pelo nosso link de afiliado abaixo. c. Nos Zapier, crie uma automação. Clique "Criar Zap" para criá-la a partir do zero. d. Na trigeneração, escolha "E-mail: novo e-mail no caixa de entrada. " e. Defina o endereço de e-mail que Zapier irá ouvir. Faça algo significativo como "transformar_e-mail_em_tarefa. " f. Quando você redirecionar um e-mail para esse endereço de e-mail enquanto o seu zap estiver ligado, o Zapier irá criar uma tarefa automaticamente. g. Escolha a sua ferramenta de gestão de tarefas da lista, como Smart Suite, e selecione o evento e os campos adequados. h. Preencha os campos necessários, tais como o nome da tarefa, a data limite, o responsável e a prioridade. i. Grave e publique a sua automação. Com estes métodos, pode-se serem automatizados o processo de gestão de e-mail para tarefas, reduzindo tarefas manualmente e melhorando a eficiência do fluxo de trabalho. # Automatização do Gerenciamento de Projetos: Um Guia para Encouragement a Eficiência ## Introdução Neste guia, mostraremos como automatizar os processos de gerenciamento de projetos para aumentar a eficiência e reduzir a necessidade de supervisão contínua. Use-o como base para criar suas próprias automatizações adaptadas às suas necessidades. ## Pré-requisitos - **Ferramenta de choque**: Escolha uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ofereça capacidades de automação ou use serviços de terceiros como Zapier se sua ferramenta falta recursos necessários. - **Conhecimento adequado da sua ferramenta**: Familiarize-se com a janela de automação e outras funções essenciais para garantir um processo de configuração fácil. ## Automatização de Restrição 1. Navegue até sua ferramenta e localize a janela de automação. 2. Adicione uma nova automação clicando no botão apropriado. 3. Defina o gatilho da automação. Neste caso, escolhemos quando uma informação é atualizada. Em particular, consideramos a automação como se ativar quando o campo de status mudar para "complete" e o campo "Aprovado pelo Cliente" for igual a "não. " Se alguém tentar marcar uma tarefa como completa sem aprovação do cliente, essa automação será ativada e tomará a ação apropriada. 4. Escolha a ação da automação. Neste caso, escolheremos actualizar o campo de status da tarefa para "em processo", uma vez que o cliente não a approveou. Pode personalizar a automação adicionando notificações para informar as pessoas relevantes (gestor do projeto, membro da equipa, etc. ) da alteração. ## Observando a Fluxo de Trabalho Manual Antes de automatizar, observe o seu próprio fluxo de trabalho e note os ações comuns que sua gerente humana está a realizar para capturar erros. Faça com que essas observações sejam condições da sua automação para garantir que você está resolvendo um verdadeiroDesafio no negócio em vez de automatizar apenas porque seja automatizar. ## Conclusão Através de automatização de tarefas repetitivas, você pode criar um fluxo de trabalho mais eficiente e liberar tempo para atividades mais produtivas. Lembre-se, a chave para automatização exitosa é identificar as tarefas que requerem pequena intervenção humana, torná-las mais gerenciáveis e permitindo a sua equipa se concentrar na criatividade e na solução de problemas em vez de tarefas repetitivas. ## Sponsorizado por SmartSite Gostaríamos de agradecer a nossa patrocinadora do vídeo do dia, SmartSite, por fornecer-nos a plataforma para a criação e compartilhamento de conteúdo valioso. Se você desejar apoiá-los e este Resumo, use o link de afiliado abaixo para tentar seu software gratuito. # Automatização do Gestão de Projetos: Dicas para o Nº 5 - Automatização do Cliente Automatize a informação de chegar ao seu time no seu nome, utilizando um portal de clientes ou sistema de bilhetes para os clientes submeter informação. No vídeo, demonstraremos como construir um portal de clientes marcado com sua marca utilizando uma ferramenta terceira parte dentro da Suite Inteligente. Para seguir o passo a passo, você terá o seguinte software gratuito: 1. SmartSite (para a organização de banco de dados e conteúdo) 2. Softer (uma ferramenta de construção de interface) Com estes, podemos criar um portal de clientes completos com uma biblioteca de treinamento, formulários e relatórios para cada cliente, tudo disponível dentro da sua conta da Suite Inteligente. --- ## Construindo um portal de clientes ### Passo 1: Configurar o SmartSite Crie uma nova solução, pesquise pelo modelo `Portal de clientes`, clique em `Usar Modelo` para instalá-lo na sua conta do Smart Site. Personalize-o conforme necessário para as especificidades do seu portal de clientes. ### Passo 2: Configurar a base de dados com o SmartSite 1. Crie tabelas para: - Clientes - Formulários e Bilhetes - Relatórios ### Passo 3: Configurar a Interface do Usuário com Softer 1. Utilize o Softer para gerenciar as permissões de usuário e construir uma interface dedicada para o portal de clientes. 2. Personalize os campos de formulário e o design para correspondentes à sua marca. --- ## Portal de Treinamento de Colaborador Quando um novo colaborador entra, investe o tempo uma vez em criar um portal de treinamento de colaborador para economizar tempo em sessões de treinamento futuras. Siga nossa guia passo a passo aqui para aprender como construir um portal de treinamento de colaborador com software gratuito e com baixo esforço. Caso seja semelhar ao portal de clientes, utilizaremos o SmartSite como nossa base de dados para armazenar o conteúdo do curso e o Softer para construir a interface do usuário. --- ## Vídeo 43: Configurando o Portal de Clientes [Vídeo 43](https://www.youtube.com/watch?v=Wi8j7Y2BGkI) (Idioma: en) --- Quando um novo colaborador começa na sua empresa, gostarías de que todos os seus colaboradores parassem de ser produtivos para ensinar o novo colaborador a cada vez que há um novo ou gostaríamos de ter um tutorial escrito que explica as informações básicas que um novo colaborador precisa saber, de maneira que o novo colaborador possa aprender enquanto os colaboradores existentes continuam a trabalhar em suas tarefas? No vídeo, mostraremos de maneira passo a passo como construir um portal de treinamento de colaborador com o SmartSite e o Softer. Organizaremos recursos, ligaremos cursos a colaboradores e criaremos painéis para cada colaborador. --- Quando um novo colaborador começa na sua empresa: - Gostaríais de. . . 1. Que todos os seus colaboradores parassem de ser produtivos para ensinar o novo colaborador a cada vez? 2. Que tenham um tutorial escrito que explica as informações básicas que um novo colaborador precisa saber, de maneira que o novo colaborador possa aprender enquanto os colaboradores existentes continuam a trabalhar em suas tarefas? Se preferir dedicar o tempo uma vez em expandir o treinamento, para economizar tempo com cada colaborador novo, é hora de começar a construir o portal de treinamento de colaboradores! === Avancemos! --- ### Passo 1: Configurar o SmartSite 1. Crie uma nova solução, pesquise pelo modelo `Treinamento Colaborador`, e clique em `Usar Modelo` para instalá-lo na sua conta do Smart Site. 2. Personalize o modelo conforme necessário para as especificidades do seu portal de treinamento de colaboradores. --- ### Passo 2: Configurar a base de dados com o SmartSite 1. Crie tabelas para: - Cursos de Treinamento de Colaboradores - Colaboradores ### Passo 3: Configurar a Interface do Usuário com Softer 1. Utilize o Softer para gerenciar as permissões dos usuários, organizar os cursos e construir uma interface dedicada para o portal de treinamento de colaboradores. 2. Personalize os campos de formulário e o design para correspondentes à sua marca. --- Para seguir este tutorial, você precisará do software gratuito a seguir: 1. SmartSite 2. Softer Baixe a versão gratuita de ambos dos softwares em seusrespectivos sites hoje e começe a construir o portal de treinamento de colaboradores. Se estiver usando a versão paga dessas ferramentas, poderá expandir para além do que é apresentado nesta guia. Feliz treinamento! --- Disclaimer: Esta guia é apenas para fins de demonstração. A personalização dos modelos fornecidos pode ser necessária para que satisfirtual sua necessidade específica. # Biblioteca de Treinamento de Funcionários: Criando um Plataforma de Cursos Online com SmartSite e Softer ## Visão Geral Neste guia, vamos discutir como criar e melhorar sua biblioteca de treinamento de funcionários utilizando SmartSite e Softer. Vamos abordar três opções para preencher sua biblioteca, explicar uma fórmula para Calculando "Cursos Restantes" e mostrar como transformar sua biblioteca em uma plataforma de cursos online completa. ### Fórmula para "Cursos Restantes" A fórmula para "Cursos Restantes" conta o número de cursos que um funcionário precisa concluir e subtraí o número de cursos que já completou. Aqui está como funciona: ``` Cursos Totais Necessários - Cursos Completados = Cursos Restantes ``` Vamos chamar esta fórmula de "Cursos Restantes" e a adicionar como um campo. ### Preenchendo a Biblioteca de Treinamento de Funcionários #### Opção 1: Compra de Cursos - Place a equipe em cursos de treinamento de SmartSet e adicione-os à sua biblioteca para equipes com licenças. - Cadastre-se no LinkedIn Learning e inclua-o em sua biblioteca. #### Opção 2: Observando-se - Registre o seu processo de treinamento capturando ensinamentos das novas contratações fazendo-as escreverm todas as informações que ensinam durante o onboarding, mesmo em pontos. - Para mais informações sobre esta estratégia, consulte o nosso vídeo sobre [Hiring Without SOPs](#). #### Opção 3: Roubo de Outros - Obtenha inspiração de bibliotecas de aprendizagem de outros times e adicione suas fontes a sua. ### Recursos que Gostamos #### Valores-Chave - Uma documento que descreve nossos valores-chaves e como eles são implantados em prática. #### O Que Nós Vendemos - Uma documento que trata de nossas ofertas, quem são para quem não são para, conduzindo o processo de transformação de cada terceira oferta. #### Perfil de Cliente - Uma documento com três perfis de cliente, incluindo nomes, apelidos, personalidades e psychographics. #### Guia de Design do Brand - Uma documento contendo imagens, tipos de letra, cores, marcas de marca e tom de voz. #### Guia de Reuniões e Comunicação - Uma guia que divide a nossa abordagem para reuniões, juntamente com a estrutura do plano de agendas, preparação de reuniões e etiqueta de reuniões. #### Cursos - Nossos próprios cursos, como um curso inicial sobre como usar SmartSite. #### Processo de Solicitar Permissão para Férias - Um Procedimento Padrão de Operações (PPO) para solicitar permissão para férias, localizado em nosso área de treinamento de novos funcionários. #### Visita Virtual ao nosso workspace - Um vídeo da visita à nossa workspace para ajudar novos funcionários a se familiarizar com o nosso software de gerenciamento de projetos. #### História da Nossa Empresa - Um documento que detalha a história da nossa empresa, juntamente com histórias de fundação e serviços oferecidos. #### Manual de Recursos Humanos - Arquivo de referência com políticas detalhadas sobre viagens, férias, dias de bem-estar, prestações financeiras para internet, reembolsos de casa de trabalho e mais. #### SOPs e Processos Específicos de Papéis - Coleção de SOPs e processos específicos para determinado papel, fornecido para contratações de papéis determinados. ### Transformando a sua Biblioteca em uma Plataforma de Cursos Online - Utilize o plano gratuito de Softer para criar uma camadaestética sobre o SmartSite, permitindo que os usuários se loguem, exibam seus cursos e tenham uma experiência de curso online. - Gestores podem modificar informações no SmartSite a partir da interface do Softer. #### Criando uma Página de Biblioteca de Cursos 1. Conecte sua conta do SmartSite como fonte de dados em Softer. 2. Selecione a pasta e a solução que contêm o seu template de treinamento de equipa. 3. Selecione a tabela "Cursos" como a fonte de informação a ser alimentada. 4. Personalize o layout e os permissos em Softer. #### Sincronizando Usúarios entre SmartSite e Softer 1. Conecte a sua conta do SmartSite para a área de usuários em Softer. 2. Selecione a tabela dos funcionários como a fonte de dados. 3. Mappe os campos necessários do registro de funcionários para os campos do usuário em Softer. #### Configurando Grupos de Usúarios - Crie grupos de usuários em Softer para gerir níveis de acesso para o seu portal de aprendizagem personalizado. ## Conclusão A criação de uma biblioteca de treinamento de funcionário é imprescindível para garantir que sua equipe esteja informada e eficiente. Liste utilizando SmartSite e Softer, você pode levar seu repositório de currículos online ao próximo nível e criar uma plataforma de cursos online de características completas. Feliz aprendizado! ## Referências - [Hiring Without SOPs](#) # Utilizando Smart Suite: Organizando Grupos de Colaboradores e Criando Página de Treinamento Vamos regressar ao Smart Suite e, acreditamos ter um campo chamado "trabalho". Se alguém tiver o trabalho de gerente, esse é o momento em que eu quero que eles estejam neste grupo de software. Logo, pelo trabalho ser "gerente", eu vou colocar "gerente" dentro deste grupo de acesso. Em seguida, vou adicionar um segundo grupo chamado "funcionário", neste caso eu apenas quero escolher qualquer um onde o trabalho não for gerente. Novamente, clico em "salvar". Pode-se adicionar mais condições aqui se quisiesse tornar um grupo muito mais complexo, mas por enquanto vou manter isso simples. Basta um minuto ou duas para concluir este trabalho. ## Mudando para a Aba de Colaboradores Agora vamos olhar como a nossa progressão está indo. Aí vamos! Nossos colaboradores estão se movimentando do site inteligente para a sincronização automática. Excelente, e isso fará com que isso se mantenha sincronizado enquanto as informações do Smart Site mudarem. Nós podemos até mesmo adicionar colaboradores aqui que depois adicionam-se no Smart Site, o que estabelece uma conexão mágica dois a dois. Muito bom, agora que possuímos estes dois grupos em lugar, podemos começar a configurar nossa página para que ela pareça diferente de acordo com o grupo em que alguém esteja. Logo, voltemos à Aba de Colaboradores e verifiquemos nossa progressão. Isso parece um pouco boa! A maioria, se não todas as informações dos colaboradores do Smart Site já apareceu aqui. Sim, olha lá! Seis funcionários, seisfuncionários, perfeito! Agora já podemos começar a construir! ## Construindo a Página Inicial Agora vamos para a página inicial aqui e posso começar a construir toda uma interfaces de página ou aplicativo que exiba minhas informações do Smart Site e minhas informações de formação. Isso é feito clicando nas peças ao lado direito da tela, clicando em "plus", e depois personalizando-o no centro da página. [Vídeo 44](https://www.youtube.com/watch?v=q6I8M52wBIg): [Idioma Original: en](https://www.youtube.com/watch?v=q6I8M52wBIg) ## Considerações finais Ao todo, essa foi uma confriante versão atualizada de como organizar colaboradores, criar grupos de colaboradores e definir uma aplicação final que se integra perfeitamente com o Smart Suite e Smart SES. Bom trabalho! Não se esQUEI de explorar o potencial integrado dos dois produtos Smart Suite e Smart SES admito que haja ações que precisavam melhorias, mas o que importa é que você tenha se adentropado e tenha encontrado uma maneira de melhorar o processo de treinamento de sua equipe. Espero que este post ajude! Se você tiver mais dúvidas, consulte as [dúvidas frequentes](https://www.softwareasesores.com/templates/smartsite/faq/). **Ligações Úteis: ** - [Página da web do Softwares Aseores](https://www.softwareasesores.com/) - [Você deseja capturar todas as suas boas práticas de forma fácil e organizada? Aqui tem um modelo de exemplo que você pode utilizar para começar! ](https://www.softwareasesores.com/templates/smartsite/#Trabalhadores) - [Smart Suite](https://www.softwareasesores.com/product/smartsuite/) - [Smart SES](https://www.softwareasesores.com/product/smartses/) - [Canal do YouTube de Software Aseores](https://www.youtube.com/channel/UCbPGaRdYMN9WmoZ8X97nKQQ) **Você acha que este tutorial é muito útil? Gostou disso e quer apoiar novamente? Por favor, clique em "gostar" para me deixar saber quanto você gosta! Ou faça um like para ajudar o vídeo a ser visto por mais pessoas! ** # Visão de Exibição Yant e Visão Gant em SmartSuite: Um Guia Compreensivo Este guia vai te levar através da Visão de Exibição Yant e Visão Gant em SmartSuite, dois recursos poderosos que ajudam a gerenciar as relações de dependência entre tarefas e visualizar agendas de projetos. ## Visão de Exibição Gant A Visão de Exibição Gant é uma visão especial que apresenta a mesma informação em uma maneira mais atractiva. Para acessá-la, crie uma nova exibição no painel lateral e procure por "Gant" para encontrá-la. ### Visão de Exibição Yant A Visão de Exibição Yant permite-lhe visualizar todas as relações de dependência entre tarefas num único calendário. Ajustando datas, pode ver como as relações de dependência afetam uns das outras, com linhas mágicas aparecendo entre as tarefas para representar as relações de dependência. #### Criação de relações de dependência Para criar uma nova relação de dependência, posicione o cursor acima de um círculo cinza que aparece e clique nele para criar uma linha mágica. Pode então usar esta linha mágica para criar mais relações de dependência em tempo real. ### Configurações da Visão Gant As Configurações da Visão Gant permitem-lhe ajustar várias partes da exibição de diagramas Gant, como esconder as flechas, etiquetas de tarefa ou destacar a faixa crítica, que representa as tarefas mais importantes necessárias para desbloquear outras tarefas no projecto. #### Faixa crítica A faixa crítica é uma funcionalidade incorporada que ajuda-o a entender quais são as principais tarefas que precisam de ser priorizadas. Através de uma destaque na faixa crítica, pode facilmente identificar quais tarefas precisam de ser priorizadas. ## Recursos Avançados Além dos recursos básicos, o campo Dependência em SmartSuite oferece opções avançadas, como Auto Ajuste de Tarefas e Modo de Dependência. ### Auto Ajuste de Tarefas O Auto Ajuste de Tarefas ajusta automáticamente as tarefas quando não estiverem a bandeira, movendo tarefas conectadas para a frente ou para atras, conforme for necessário. Para usar esta funcionalidade, arrange tarefas ou modifique as configurações do campo. #### Atrasamento Bidirecional Muda a data inicial com base nos Moodle e nos datas finais. Este recurso é útil para um planeamento de projetos a partir de zero e determinar quando precisa começar o projecto para atingir a data final do projecto. ### Modo de Dependência O Modo de Dependência permite definir relações de dependência mais específicas na SmartSuite. Ao escolher o modo de dependência apropriado, pode gerir as relações de dependência e contar com a ordenação de tarefas sobrepostas. #### Tipos de Dependência Existem quatro tipos de dependência: Depende para Começar, Começa para Acabar, Depende para Acabar e Depende para Iniciar. Escolha o tipo de dependência apropriado com base nas suas necessidades do projecto. Conclusão: Visão de Exibição Yant e Visão Gant em SmartSuite oferecem recursos poderosos para ajudar a gerenciar as relações de dependência e visualizar agendas de projetos. Com estes recursos, pode gerir os seus projetos de forma mais eficiente. Para estratégias de gestão de projetos mais avançadas, considere automatizar tarefas monótonas usando SmartSuite e aperfeiçoar as suas habilidades de gestão de projetos ao explorar outras funcionalidades oferecidas pelo plataforma. Faça que não perca os nossos tutoriais e inscreva-se para o seu conta SmartSuite para obter o modelo utilizado neste tutorial de graça! **[Vídeo 45](https://www.youtube.com/watch?v=2ihNF2j_71M)**: [Youtube. com/watch? v=2ihNF2j_71M](https://www.youtube.com/watch?v=2ihNF2j_71M) (Língua: en) Mantido a estrutura de texto original e URLs. # Automatização da Gestão de Trabalho: O Valor da Gestão de Pedidos de Trabalho Digital Milis de equipas configuram o seu software de gestão de trabalho para automatizar e otimizar processos que faziam previamente manualmente. No entanto, as equipas que obtêm resultados reais neste processo valorizam a sistematização mais do que apenas seguir as etapas. Antes de entrar em detalhes sobre o que e quando, vamos discutir por que isso é importante: ## Por que isso é importante? **Há dois motivos principais: ** 1. **Os pedidos de trabalho físicos são difíceis de recuperar informações. ** Quando escreveis um pedido de trabalho físico, parece conveniente no momento, mas a recuperação pode ser difícil devido à escrita inexpertida, bebida de café, ou questões esquecidas. A chance de perder este pedido de trabalho ao longo do tempo é alta, resultando em possíveis confusões, erros no produto de trabalho, ou até mesmo a perda de pedidos. 2. **A digitalização dos pedidos de trabalho não tem de ser complicada. ** Quando as pessoas tentam digitalizar, costumam complexificar as coisas enquanto buscam software dedicado para a sua indústria. Isso pode resultar em software caro e frequentemente rigido que não é adequado ao fluxo de trabalho da sua equipa. Pior ainda, usar o mesmo software que os concorrentes pode levá-lo a ficar indiscernível, danificando as suas chances de ter uma vantagem competitiva ou de parecer especial. ## Construindo o Sistema de Gestão de Pedidos de Trabalho da Sua Equipa O abordagem que vamos tratar hoje é a constrição de um sistema de gestão de pedidos de trabalho de software digital ao redor da forma que o seu time trabalha de forma real. Isso permite-lhe refletir os aspectos únicos da sua empresa tanto offline como online. > Este tutorial explicará muitas dúvidas para você e minha família. ### Suplantando Pedidos de Trabalho Offline com um Sistema de Tíquetes de Trabalho Digital Para suplantar o sistema de pedidos de trabalho offline com um sistema digital, vamos utilizar Smart Suite. Aqui é como: 1. **Localize um Lugar para os Pedidos de Trabalho**: Abra Smart Suite (ou o software de gestão de trabalho preferido sem código e fácil de usar). No Smart Suite, mude para o espaço de clientes atuais do seu trabalho. Se você não usar ainda o Smart Suite, cargue um modelo relevante para a sua indústria para seguir em frente. Crie um local para pedidos de trabalho e o chame de forma apropriada. 2. **Analise o Seu Formulário Existente e Encontre as Pieças de Informação Importantes**: Identifique as informações essenciais que precisam de ser movidas no mundo digital. Remova quaisquer campos que nunca são referenciados ou preenchidos. Procure quaisquer campos que já existem no Smart Suite e ajuste o formulário de acordo. Título Principal: Introdução ao SmartSuite - Mudando os formulários de papel para a plataforma digital ============================================================================================= Título Secundário: Passo 3 - Colocando os campos no SmartSuite ------------------------------------------------------------ Descrição: Ao colocar os campos no SmartSuite, nosso objetivo é criar um espaço igual ao de um formulário físico para guardar a informação que antes era escrita à mão. Neste passo, aprenderemos a criar e organizar os campos na nossa área do SmartSuite. ### Passo 1: Criar novas peças de informação (fields) 1. Clique em "Novo registro" e abra uma visualização para começar a criar os campos. 2. Ignore quaisquer campos com marcas vermelhas, pois eles não serão transferidos para o SmartSuite. 3. Crie primeiro os campos que não têm Cor ($135) e que não foram marcados, como Detalhes de Solicitação, Campo de Categoria, Data de Preferência de Conclusão, Urgência. ### Passo 2: Tratar campos especiais #### Localização 1. Crie um campo chamado "Localização" e marque-o com um símbolo especial, o "Record Link". O sistema SmartSuite permitirá a seleção de uma localização já existente na base de dados. 2. Crie outro "Record Link" chamado "Nome do Inquilino" e "E-mail" para que possamos selecionar um inquilino já existente na base de dados. ### Passo 3: Organizar os campos 1. Drague os campos e renomeie-os para que sejam o mais semelhantes possíveis ao formulário físico que você está acostumado. Finalmente, faça referências e atualize a informação a medida que os usuários acessarem a plataforma. O SmartSuite pode transformar o processo de Gerência de Trabalhos de Manutenção em um processo digital e eficiente. # Conectando-nos à Nossa Aplicação Personalizada: Um Guia Completo para um Construtor de Aplicativos sem Código Entenda as altas índices de nossa aplicação personalizada, que desenvolvemos para o nosso time ou para clientes. Esta aplicação é semelhante a muitos aplicativos que você usa diariamente, e ela inclui permissões pré-construídas para garantir a segurança e o controle dos dados. ## Características Chave 1. **Experiência Personalizada**: Com o construtor de aplicativos, você pode personalizar a aparência e as funcionalidades da sua aplicação de acordo com as necessidades únicas de seu negócio, garantindo um fluxo de trabalho seletivo e eficiente. 2. **Gerenciamento de Permissões**: Defina e gerencie os papéis e permissões de usuário para controlar a visibilidade e as ações de específicos indivíduos dentro de sua organização. ## Iniciando ### Inscrever-se: - Faça login usando o link de afiliado fornecido na descrição para criar uma conta gratuita ou faça login se já tiver uma conta. ### Criando uma Nova Aplicação: - Após o login, você notará uma opção para criar uma nova aplicação. Para começar, você pode decidir se deseja que a Inteligência Artificial gere a estrutura para você ou crie o aplicativo manualmente. ### Configurando Usuários e Grupos de Usuários #### Grupos de Usuários 1. **Admin**: Decida quais permissões e acessos este grupo deve ter. Os administradores terão o controle das configurações da aplicação e serão capazes de gerenciar as contas de outros usuários. 2. **Funcionários de Trabalho Geral/Funcionários do Campo**: Este grupo será tipicamente atribuído papéis e permissões com base em suas funções de trabalho, permitindo-lhes interagir com e gerenciar a aplicação conforme necessário. Por exemplo, numa empresa de gerenciamento imobiliário, os funcionários de escritório e campo seriam cada um pertenceram ao seu próprio grupo. ### Adicionando Usuários Adicione usuários à software manualmente ou siga nosso tutorial para obter instruções passo-a-passo sobre a adição de usuários. ## Construindo a Aplicação ### Páginas e Personalização - Com os grupos de usuários configurados, você pode agora construir etc as suas camadas e funcionalidades de acordo com os cargos e responsabilidades de cada grupo. Leia em diante como você explora as opções de UI / UX dentro do construtor de aplicativos. #### Técnicos de Campo - Crie páginas para técnicos de campo, como uma página de gerenciamento de pedidos, para otimizar suas tarefas e fornecer acesso fácil à informação que precisam à medida que estão no campo. #### Membros de Equipe Interna - Augmente a experiência dos membros internos de sua equipe ao incluir características adicionais como uma h pesquisa para política, um sistema de pedido de férias, e um relógio eletrônico de in/saída. #### Clientes e Potenciais Clientes - Melhore a experiência do cliente ao criar um portal de auto-atendimento de pedidos, gerenciamento de informações de cobrança, e compra de assinaturas diretamente pelo aplicativo por meio de integrações como a pylon Stripe para processos de cobrança sem problemas. #### Aplicativo público para Potencial Clientes - Mostre suas serviços e pacotes ao público em geral ao criar um aplicativo público, completo com formulários que incentivam o registro de inscrição e pagamentos. Não falte estas informações-chave: - Softer conecta-se a outras ferramentas e fontes de dados, garantindo que a sua aplicação sempre seja atualizada e gerenciando eficientemente a informação. - A criação de uma aplicação em Softer não exige habilidades em programação – basta clicar e personalizar para construir o seu aplicativo perfeito. - A informação não estática na sua aplicação é Softer pega dados de várias fontes, manterendo a aplicação atraente e eficiente, enquanto ao mesmo tempo simplifica seu processo de trabalho. *Sugestões: * - Faça experiência do modo escuro ao exibir seus dados SmartSite na Softer, transformando o look and feel do seu aplicativo. - Partilhe links para recursos públicos ou convite usuários para acessar seções de aplicativos privados conforme necessário. ## Tecnologia Hoje: A Otimização de Processos Empresariais com Ferramentas Sem Código A transformação de processos empresariais é fascinante, especialmente quando trata-se de resolver vários desafios utilizando uma única ferramenta. Neste caso, vamos discutir como a ferramenta de gerência de trabalho **Smart Site** pode revolucionar as suas operações comerciais. Este artigo está estruturado em oito passos clave que demonstram como não apenas estamos lidando com problemas atuais, mas também estamos a preparar-nos para desafios futuros. ### Solução a Desafios Existentes 1. **Órdenes de trabalho físicas**: Elimine a dor de cabeça de gerir documentação em formato de papel sujeita a magnificente spinhosidades de café e perda potencial, passando de papel para órdenes de trabalho digitais. ### Para Desafios Futuros 2. **Testemunhas**: Coleta e organização eficiente de testemunhos de clientes satisfeitos. 3. **Informação de faturação atualizada**: Simplifique o processo de atualizar a informação de faturação do cliente, garantindo pagamentos precisos e a tempo. 4. **Solução de outros desafios**: Equipa a empresa com a flexibilidade para abordar uma variedade de desafios que possam surgir em tempos futuros. ### A Potência das Ferramentas Sem Código Quando se trata de ferramentas sem código, a Tinker se destacou por proporcionar opções de customização que a tornam uma solução versátil para quase qualquer processo empresarial. A software de gerência de trabalho Smart Site, em particular, lhe concede a flexibilidade para se adaptar a vários desafios que a sua empresa possa enfrentar. ### Investimento na Ferramenta Certa Para equipas pequenas a procura de uma ferramenta que forneça benefícios a longo prazo, considere se concentrar no software de gerência de trabalho como o Smart Site. Esta discussão só abrangue um caso de uso, mas as aplicações potenciais são vistas amplamente, especialmente se você começar a sistemaizar mais processos na mesma forma mostrada neste artigo. ### Recursos e Links de Afiliação Encontre os links e recursos mencionados neste artigo na descrição abaixo. Não esqueça de clicar no like, subscribir e links de afiliação para apoiar este canal sem custos adicionais. Utilizando esses links pode-se qualificar-se para algumas recompensas! ### Chamada a Ação Se gostaria de ver um vídeo parcial 2 discutindo o processo de gerenciamento de mudanças para implementar uma nova ferramenta para o seu time, seja eles saudáveis com tecnologia ou fóbicos, e independente do estado atual da sua empresa ou dos seus próprios sentimentos, escreva "mudança" nos comentários abaixo. ### Viva o Processo Lembre-se de gostar do processo, mesmo quando é desafiador. Este sentimente vale verdade se estiver a configurar um novo sistema ou a navegar através das operações diários. Boa sorte no seu caminho ao otimizar a sua empresa! 